Материал помещен в архив

ВОПРОС: Действие Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон № 300-З) не распространяется на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

Чем регулируется переписка между государственными органами?

ОТВЕТ: Регулируется различными нормативными актами в зависимости от вида переписки.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом их передачи - пересылкой по почте или другим каналам связи.

В зависимости от содержания различают:

• письма-запросы;

• письма-ответы;

• письма сопроводительные;

• рекламационные;

• гарантийные;

• напоминания;

• извещения;

• приглашения и др.

Обращения могут быть изложены в письменной форме и, соответственно, являться письмами (абзац 2 ст.1 Закона № 300-З). Однако порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц имеет свои особенности в отличие от ведения делопроизводства, регулируемого иным законодательством, что закреплено в ст.2 Закона № 300-З.

Государственные органы при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами, ведут переписку с другими государственными органами, иными организациями, гражданами.

Документирование информации должно осуществляться ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, а также пользования ею устанавливается актами законодательства Республики Беларусь, в том числе техническими нормативными правовыми актами (ст.19 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, а также разрабатывает нормативные правовые акты и методические документы в сфере делопроизводства (ст.26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Переписка включает в себя комплекс работ с документами:

• оформление реквизитов документа, его текста;

• использование бланков документов;

• прием, регистрация и учет документов и т. д.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд нормативных правовых актов, регулирующих различные вопросы документирования и организации работы с документами.

Основной из них - Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Если переписка ведется в электронном виде, то необходимо учитывать требования Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»; если письма содержат информацию ограниченного распространения, то постановление Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения» и др.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Оформление документов в организации».

12.01.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела