Материал помещен в архив

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ: ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Электронные обращения, размещаемые на официальном сайте организации в компьютерной сети Интернет, имеют свои особенности, что влияет на технологию работы с ними.

Порядок ведения делопроизводства по обращениям определен:

• Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон);

• Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение).

При решении делопроизводственных вопросов, не урегулированных указанными нормативными правовыми актами, следует руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Бумажная копия электронного обращения

Порядок рассмотрения электронных обращений определен ст.25 Закона. Так, электронные обращения, поступившие в государственные органы и иные государственные организации, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений граждан.

Ответы (уведомления) на электронные обращения направляются на адрес электронной почты заявителя, указанный в электронных обращениях, за исключением случаев, когда электронное обращение не соответствует установленным Законом требованиям.

Письменные ответы на электронные обращения даются в случаях, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ либо одновременно направить письменный ответ и ответ на адрес его электронной почты, а также если в электронном обращении указан адрес электронной почты, по которому по техническим причинам не удалось доставить ответ (уведомление) (п.5 ст.25 Закона).

При поступлении в государственный орган, иную государственную организацию электронных обращений в случае необходимости может создаваться бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений (п.7 Положения).

Таким образом, ни Закон, ни Положение не требуют обязательной распечатки поступивших электронных обращений.

Оформление резолюции

Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций или уполномоченным должностным лицам (далее - руководители). Результаты рассмотрения обращений фиксируются в соответствующих резолюциях.

Справочно Требования к оформлению резолюций установлены в п.53 Инструкции, а в отношении документов в электронном виде - также в п.229 Инструкции.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.229 Инструкции в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

В случае использования бумажной копии электронного обращения порядок оформления резолюции и дальнейшая работа с ним осуществляются в порядке, установленном для работы с письменными обращениями.

При рассмотрении руководителем электронного обращения без создания его бумажной копии резолюция не вносится в формуляр документа и фиксируется в регистрационной форме (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельного электронного файла к регистрируемому документу.

Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе бумаги, однако исходя из норм п.53 Инструкции она должна быть перенесена в виде сканированной копии в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ) либо в электронную регистрационно-контрольную карточку в АСДОУ (при наличии такой системы) либо исходя из п.227 Инструкции в регистрационную форму (регистрационно-контрольная карточка или журнал) на бумажном носителе.

При использовании систем электронного документооборота и переносе в них обращений в электронном виде поручения руководителей оформляются в виде электронных резолюций, отражаемых в системе электронного документооборота (далее - СЭД) (часть вторая п.14 Положения).

Ответ на электронное обращение

Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, должны содержать фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы руководителя (п.6 ст.25 Закона).

Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются руководителями и остаются в делопроизводстве государственных органов (п.23 Положения).

Это означает, что ответ на электронное обращение должен быть изначально оформлен на бумажном носителе, затем подписан руководителем и только после этого электронный экземпляр ответа может быть направлен заявителю. При этом в нормативных актах не оговорено, следует ли отправлять ответ в виде сканированной копии бумажного документа, либо в виде файла документа в электронном виде, созданного изначально до распечатки и подписания. В последнем случае Инструкция допускает вносить дату и регистрационный индекс ответа в формуляр документа в электронном виде, то есть в тот файл с документом, который отправляется заявителю.

Исключение составляют случаи подписания ответа на электронные обращения ЭЦП. Так, при использовании СЭД, предусматривающих применение ЭЦП, ответы (уведомления) на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, подписываются ЭЦП руководителей (часть третья п.23 Положения).

Таким образом, ответы на электронные обращения следует оформлять на бумажном носителе, за исключением случаев их подписания с использованием ЭЦП в СЭД (АСДОУ).

Формирование дел с электронными обращениями, их хранение

Письменные и электронные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п.26 Положения).

Дела могут формироваться как из документов на бумажных носителях, так и из документов в электронном виде (так называемые «электронные дела»).

В случае распечатки электронных обращений в организации будет вестись дело с документами на бумажном носителе, электронные же обращения в этом случае могут не сохраняться, за исключением случаев, когда они необходимы для подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных или доказательных целях (п.32 Положения).

Если электронные обращения не распечатываются, в организации ведутся «гибридные дела».

Справочно Гибридное дело - это дело, в котором объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи (в том числе электронной почты) или была создана в организации в виде документов в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе (п.237 Инструкции).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. п.237 Инструкции изложен в новой редакции постановлением № 39. Комментарий см. здесь.

Следует отметить, что срок хранения письменных и (или) электронных обращений - 5 лет (п.31 Положения). При этом государственным органом, иной организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей. В последнем случае дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, подлежат передаче в архив государственного органа, иной организации через год после завершения делопроизводства по ним (п.33 Положения).

Возможность увеличения срока хранения обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, в том числе установления для них постоянного срока хранения, отражена также в п.76 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140: обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, имеют сроки хранения:

• 5 лет экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) - в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

• 5 лет - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.85 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отметка ЭПК означает, что на момент заведения дела в делопроизводстве и его формирования нельзя установить ценность включенных в него документов, в связи с чем возможность продления срока хранения дела, в том числе передачи его на постоянное хранение, будет определена при проведении экспертизы ценности после завершения делопроизводства по нему.

Таким образом, в государственном органе, иной организации, являющейся источником комплектования государственного архива, дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, могут после завершения делопроизводства по ним получить постоянный срок хранения, то есть изначально являются потенциально архивными делами.

Обратите внимание! Гибридное дело может существовать только на стадии оперативного хранения (п.237 Инструкции). В п.237 Инструкции содержится запрет на формирование гибридных дел документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то есть теми документами, которые подлежат передаче на хранение в архив.

При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК) (п.236 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.236 Инструкции в ред. постановления № 113. Комментарий см. здесь.

Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в том числе подписанные ЭЦП, в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в эту категорию не попадают. Более того, перечень таких документов, приведенный в приложении 20 к Инструкции, обращения и документы, связанные с их рассмотрением, не включает (их не следует путать с документами, перечисленными в пп.18-24 данного приложения).

Кроме того, в настоящее время архивы государственных органов и государственных организаций, равно как и государственные архивы, пока не оснащены необходимыми техническими и программными средствами для организации архивного хранения документов в электронном виде в соответствии с установленными требованиями.

Исходя из изложенного в государственном органе, иной организации, являющейся источником комплектования государственного архива, обращения и документы, связанные с их рассмотрением, должны формироваться в дела на бумажном носителе и сохраняться в течение установленных сроков независимо от наличия СЭД (АСДОУ) и использования ЭЦП при подписании ответов на электронные обращения. В этом случае распечатка поступивших электронных обращений и ответов на них представляется обязательной.

В государственном органе, иной государственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, электронные обращения могут не распечатываться. Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, в таких организациях могут создаваться без бумажного оригинала только при их подписании ЭЦП и при наличии в организации СЭД (АСДОУ). В этом случае в организации будут формироваться гибридные дела, что должно быть соответствующим образом отражено в номенклатуре дел.

28.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела