Материал помещен в архив

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ ГОСТЕПРИИМСТВА В ОФИСЕ

Угощение гостей в офисе иногда необязательный, но желательный атрибут деловых встреч. Чайно-кофейная корпоративная культура становится хорошим тоном. Деловой этикет как система знаков предписывает гостеприимство. Предложить гостям (партнерам) в офисе чай-кофе - значит показать свое расположение, подчеркнуть готовность к сотрудничеству.

И при первом приеме гостей в офисе, и при регулярных деловых встречах чайно-кофейная церемония позволяет проявить уважение, снять напряжение, создать располагающую обстановку. Совместное действие хозяина офиса и гостей выступает объединяющим моментом и в то же время настраивает на конструктивное решение вопросов. Продумывая ритуал угощения гостей в офисе, нельзя забывать, что он сопровождает деловое общение и предполагает именно угощение, а не насильственное потчевание.

Правила офисного гостеприимства состоят из многих нюансов и тонкостей. Квалифицированный и опытный секретарь должен досконально владеть ими. Однако полагаться только на постоянное присутствие секретаря не стоит: может случиться, что он занят другими не менее важными поручениями. Поэтому желательно, чтобы все сотрудники, включая директора, могли угостить гостей в деловой обстановке.

Справочно Деловой этикет рекомендует предлагать гостям чай или кофе в следующих ситуациях: • если гость прибыл вовремя, а встреча задерживается; • перед началом деловой встречи в комнате переговоров; • в середине продолжительной беседы, через 1-1,5 часа после первого угощения; • в перерывах на переговорах.

Оказываем гостеприимство без ошибок

Приведем список типичных ошибок угощения гостей в офисе. Их целесообразно знать всем сотрудникам организации, принимающим гостей в деловой обстановке.

1. Офисный этикет не допускает таких фраз, как «Что вам?» или «Чай будете?». Лучше обратитесь с вопросом: «Не желаете ли кофе или чай?» или «Позвольте вас угостить». Предлагая угощения, проявите внимание. Безразличная интонация или некорректно построенное предложение может оскорбить гостя.

2. Отсутствие чистой посуды и угощений. Необходимо позаботиться о наличии в офисе не только чистой посуды, но и необходимых продуктов, чтобы гостю не пришлось долго ждать предложенного угощения.

3. Невыполнение заказа. Если делегация состоит из нескольких человек, то, чтобы не перепутать, какой гость что заказал, и избежать недоразумений, лучше записать все пожелания в блокнот.

Справочно Деловой этикет в отличие от светского ориентирован на статус участников общения. Поэтому недопустимо перепутать порядок обслуживания гостей. Сначала необходимо подать угощение старшему по статусу гостю и своему руководителю. Затем всем женщинам со стороны гостей, всем мужчинам со стороны гостей. После этого в таком же порядке необходимо обслужить сотрудников своей организации.

4. Грубой ошибкой будет подать гостю чашку, в которой уже лежит бумажный пакетик с чаем. Во-первых, это негигиенично. Во-вторых, неизвестно, какой крепости чай предпочитает гость. Пакетированный чай может быть подан гостям, если каждый мешочек с чаем упакован в отдельный пакетик. При этом каждый гость самостоятельно его вскрывает, снимает обертку и кладет пакетик в свою чашку.

5. Отсутствие на столе специального сосуда, предназначенного для вынутых из чашек пакетиков, при подаче пакетированного чая. В этом случае гость может испачкать свой костюм и документы, лежащие рядом.

6. Если чай подается в чайнике, то глава принимающей стороны как хозяин должен сам разливать его гостям. Естественно, что многие руководители чувствуют себя в этой роли неудобно. Поэтому чай лучше подавать в чашках, конечно, с сахарницей и ложечкой.

Обратите внимание! Если встреча слишком эмоциональна, можно подать зеленый чай, который успокоит разгоряченные стороны. Кофе идеально подойдет для затянувшихся переговоров, когда нужно повысить тонус. В традициях разных стран этот напиток готовят по-разному. Например, кофе с лимоном способен оживить переговоры.

7. Не принято подавать гостям кусковой сахар, конфеты, печенье, ломтики лимона, положив их на блюдце, на котором стоит чашка. Это неудобно, некрасиво и негигиенично. В гостеприимном офисе всегда есть необходимые сахарница со щипчиками, розетки с угощениями, тарелка с ломтиками лимона и специальной двузубой вилкой.

8. Офисный этикет не позволяет молча расставить посуду перед гостем. Вежливое «Пожалуйста», сказанное с улыбкой, всегда взаиморасполагает.

9. Нарушение последовательности уборки стола после завершения чайно-кофейной церемонии также считается ошибкой. Сначала принято убирать использованную посуду и приборы, а затем все остальное. Нельзя уносить на одном подносе использованную посуду и салфетки, сахар и конфеты.

Заключение

Если представитель компании при угощении гостей в офисе случайно или по незнанию допустит ошибку, то гость, владеющий деловым этикетом, никогда не подаст виду и не станет комментировать чужую оплошность.

Следует руководствоваться принципами целесообразности и эстетической привлекательности, чтобы продемонстрировать гостеприимство и хорошие манеры.

Современный офис, сервировка стола в соответствии с деловым этикетом, стильная посуда и вкусные угощения призваны передать гостям (партнерам, клиентам) позитивный имидж компании.

Обратите внимание! Никакое гостеприимство не компенсирует разочарования гостей офиса, если: • нерадивые секретари сообщили им неверный адрес офиса; • охранники на парковке нагрубили; • встреча началась позже запланированного времени; • персонал компании придерживался сопернической позиции на переговорах.

30.10.2013

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»