ДЕПОНИРОВАНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, СТИПЕНДИЙ И ДРУГИХ ВЫПЛАТ В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В представленном материале рассмотрены сущность операции депонирования наличных денег, не использованных в установленные сроки на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, отражение в бухгалтерском учете операций депонирования, выплаты депонированных сумм, списания депонентской задолженности по истечении срока исковой давности, а также порядок организации аналитического учета расчетов с депонентами.

Сущность операции депонирования

Депонирование (лат. depono - «кладу, оставляю») - процесс организованного хранения чего-либо.

Операция депонирования предусмотрена в Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

Инструкцией № 107 установлены сроки выдачи из касс организаций оплаты труда (заработной платы), стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов. Выдача наличных денег на указанные цели производится в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов - в течение 5 рабочих дней), включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день наступления выплат. По истечении этих сроков (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов наличные деньги депонируются и сдаются в обслуживающий банк. Депонированные суммы могут находиться в организации, открывшей текущий (расчетный) банковский счет, до наступления установленных сроков сдачи наличных денег (пп.16, 17 Инструкции № 107).

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир совершает последовательно следующие действия (п.46 Инструкции № 107):

1) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп или учиняет запись «Депонировано»;

2) составляет реестр депонированных сумм и заверяет его своей подписью. Правильность составления реестра депонированных сумм проверяет работник бухгалтерии, что подтверждает своей подписью на нем;

3) в платежной ведомости учиняет запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и подтверждает запись личной подписью. Если наличные деньги выдавались раздатчиком, раздатчик на ведомости дополнительно учиняет запись «Деньги по ведомости выдавал» и заверяет своей подписью. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости не допускается;

4) заполняет расходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, выданных по платежной ведомости;

5) записывает фактически выданную сумму наличных денег в кассовую книгу;

6) депонированные суммы сдает в обслуживающий банк в установленные сроки по объявлению на взнос наличными. На сумму сдаваемых наличных денег составляет общий расходный кассовый ордер.

Порядок выдачи заработной платы, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов через раздатчиков определен п.61 Инструкции № 107. Раздатчики получают наличные деньги из касс организаций под отчет, а затем выдают их получателям (работникам, стипендиатам) в срок не более 3 рабочих дней (включая день получения наличных денег под отчет). На такой срок выдаются наличные деньги под отчет, если расходы производятся в месте нахождения организации.

По истечении установленного срока раздатчики обязаны совершить действия 1), 2), 3), названные выше, и не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который им были выданы наличные деньги под отчет, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Действия 4), 5), 6) осуществляет кассир.

Банк выдает средства на выплату депонированной заработной платы по первому требованию организации. Депонированная заработная плата выдается по расходным кассовым ордерам.

Из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что операция по депонированию применяется лишь к выплатам (заработной плате, стипендиям и др.), выдаваемым в виде наличных денежных средств, и не применяется к выплатам, перечисляемым в безналичном порядке на счет работника (стипендиата) в банке.

По мнению автора, депонируется невыплаченная заработная плата за вторую половину месяца (аванс не депонируется).

Содержание и порядок заполнения реестра депонированных сумм

Для бюджетных организаций формы реестра депонированных сумм, а также регистра аналитического учета расчетов с депонентами не утверждены.

Действующее законодательство Республики Беларусь позволяет организациям разработать и утвердить их самостоятельно (приказом руководителя).

За основу рекомендуем взять формы, которые были утверждены утратившим силу постановлением Министерства промышленности Республики Беларусь от 07.04.2006 № 4 «Об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь и Инструкции о порядке применения и заполнения форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь».

Указанным постановлением были утверждены реестр невыданной заработной платы (форма Т-11) и книга учета депонированной заработной платы (форма Т-12).

Для наглядности и использования в практической работе (для разработки и утверждения форм организацией самостоятельно) указанные формы приведены ниже и комментируются.

Реестр невыданной заработной платы, переименованный в реестр депонированных сумм, предназначен для обобщения сведений о невыплаченных суммах по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям, пенсиям, пособиям и иным выплатам согласно платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Реестр заполняется кассиром на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости, в которой напротив фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано». На основании реестра в бухгалтерии ведется аналитический учет депонированных сумм (заполняются соответствующие графы в книге учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий по форме Т-12).

Содержание и порядок заполнения книги учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий

Книга учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий предназначена для обобщения сведений о депонированных суммах раздельно по видам выплат: по оплате труда, денежному довольствию, стипендиям, пенсиям, пособиям, иным выплатам.

Книгу учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий открывают на год. Учет в ней ведут по каждому депоненту, указывая его фамилию, имя, отчество и табельный номер. При необходимости указывается структурное подразделение учреждения.

В графах 4-6 «Депонированная заработная плата (кредит)» указываются месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат. В начале года (при открытии книги) эти графы заполняются на основании данных такой же книги за прошлый год, а в течение года - на основании реестра депонированных сумм, составленного на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей.

В графах 7-19 «Выплачено (дебет)» напротив фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

В конце месяца подсчитывается итог за месяц и с начала года по графе 6 и графам 8-19. По каждому депоненту и по организации может выводиться кредитовый остаток на начало следующего года. Для этого в книге можно добавить дополнительную графу 20 «Остаток».

Кредитовые остатки по каждому депоненту на 1 января следующего года переносятся в новую книгу учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий.

Справочно Для удобства работы с указанными выше формами предлагаем воспользоваться формами в Excel-формате: Реестр невыданной заработной платы и Книга учета депонированной заработной платы.

Бухгалтерский учет депонированных сумм

Учет расчетов по депонированным суммам ведется по субсчету 177 «Расчеты с депонентами».

По кредиту субсчета 177 записываются суммы заработной платы, стипендий и других выплат, не полученные в установленный срок.

По дебету субсчета 177 отражаются суммы выданной депонентской задолженности, а также суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Кредитовый остаток по субсчету 177 на конец месяца означает наличие депонентской (кредиторской) задолженности.

Аналитический учет расчетов по субсчету 177 ведется по каждому депоненту раздельно по видам выплат (оплата труда, стипендии и др.) и источникам финансирования.

В бюджетных организациях следует вести раздельный учет операций, осуществляемых за счет бюджетных средств, а также при осуществлении приносящей доход (предпринимательской) деятельности. Поэтому рекомендуется каждому субсчету, предусмотренному в рабочем плане счетов (включая субсчет 177), присваивать номера: по бюджетным средствам - 1, по предпринимательской деятельности - 2 и т.д. Отличительный признак может также присваиваться субсчетам в случае получения средств из бюджетов различных уровней.

Такой порядок кодирования субсчетов для целей раздельного учета операций, осуществляемых за счет бюджетных и внебюджетных средств, предусмотрен частью второй п.24 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15.

Невостребованная депонентская (кредиторская) задолженность учитывается, пока не истечет срок исковой давности. Восстановлен

Справочно Общий срок исковой давности составляет 3 года (ст.197 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

До истечения срока исковой давности бухгалтерия организации обязана предпринять меры для ликвидации кредиторской задолженности (как и дебиторской).

До 1 января 2014 г. выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в бюджетных организациях списывались в соответствии со ст.12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» на увеличение доходов (источников финансирования).

Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств организации и данными бухгалтерского учета устанавливается Министерством финансов Республики Беларусь (п.3 ст.13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З)). В настоящее время такой порядок для бюджетных организаций не установлен. Поэтому с 1 января 2014 г. рекомендуется пользоваться методикой учета названных операций, действовавшей до 1 января 2014 г.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2010 № 50, по операциям депонирования, выплаты депонированных сумм, списания кредиторской (депонентской) задолженности по истечении срока исковой давности составляются следующие бухгалтерские записи:

По истечении срока исковой давности суммы кредиторской задолженности, образовавшейся при осуществлении приносящей доход (предпринимательской) деятельности, включаются в состав внереализационных доходов (увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль) (подп.3.10 п.3 ст.128 Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться подп.3.9 п.3 ст.174 Налогового кодекса Республики Беларусь, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

23.03.2015

Анна Чернюк, доцент