Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» в Республике Беларусь создан Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты (далее - Государственный реестр). Государственный реестр является открытым и подлежит публикации на сайте Министерства финансов Республики Беларусь (далее - Минфин). Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов, зарегистрированных в Государственном реестре, осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности.
Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности юридическими лицами всех форм собственности (включая бюджетные организации) и индивидуальными предпринимателями определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196), нормы которой в отношении бюджетных организаций рассмотрены в данном материале.
Первичная документация по учету бланков строгой отчетности
К Инструкции № 196 прилагаются следующие формы первичных учетных документов, которыми оформляются операции по движению бланков строгой отчетности:
• акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1 к Инструкции № 196), который составляется (в двух экземплярах) при расхождении фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов. В нем отражается количество не оказавшихся в наличии книжек с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Первый экземпляр акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации (п.7 Инструкции № 196);
• приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196), которая оформляется при выдаче бланков ответственным исполнителям в подотчет с указанием серий и номеров бланков с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных (п.11 Инструкции № 196);
• акт на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196), который оформляется при списании бланков с учета (с подотчета ответственного исполнителя) (п.14 Инструкции № 196);
• реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (приложение 6 к Инструкции № 196);
• акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7 к Инструкции № 196).
В реестре бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, регистрируются испорченные и (или) аннулированные бланки, подлежащие уничтожению. Вместе с реестром бланки должны храниться в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По истечении названного срока бланки готовятся к уничтожению. Для этой цели приказом руководителя назначается комиссия в составе должностных лиц организации, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению, который в трехдневный срок передается на утверждение руководителю организации. После его утверждения руководителем (в течение 5 дней после получения акта) производится фактическое уничтожение бланков, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности (по форме, утвержденной руководителем организации), который также утверждается руководителем организации (в трехдневный срок) (пп.15-17 Инструкции № 196).
В целях контроля использования бланков строгой отчетности в бухгалтерии организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 4 к Инструкции № 196) (п.12 Инструкции № 196).
Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности
Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом (часть первая п.7 Инструкции № 196).
Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 196), которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации. Записи в книге (приход, расход, остаток) ведутся материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям. Она может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии (пп.8-10 Инструкции № 196).
Непосредственно в приложении 2 к Инструкции № 196 есть такая запись: «На каждый вид бланков заводится один или несколько отдельных листов книги. Каждая операция по получению, выдаче и возврату бланков записывается отдельной строкой. Учет получения и выдачи бланков строгой отчетности ведется главным бухгалтером либо по его поручению одним из работников согласно утвержденному распределению обязанностей».
Корреспонденция субсчетов по операциям с бланками строгой отчетности
Бланки строгой отчетности должны соответствовать типовым формам, утвержденным Минфином, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (пп.2, 3 Инструкции № 196).
Для учета бланков строгой отчетности в бюджетных организациях предназначен субсчет 210 «Расходы к распределению», в коммерческих организациях - счет 10 «Материалы». Учет бланков строгой отчетности ведется в количественном и стоимостном выражении (п.19 Инструкции № 196).
 |
Обратите внимание! Субсчет 210 используется в бюджетных организациях в тех же целях, что и счета 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов» в коммерческих организациях. Поэтому причину, по которой принято решение учитывать движение бланков (материальных ценностей) на субсчете 210, могут объяснить только специалисты Минфина. В бюджетных организациях имеется счет, аналогичный счету 10 в коммерческих организациях, - 06 «Материалы и продукты питания». |
Учет бланков строгой отчетности ведется также на забалансовых счетах: в бюджетных организациях - на счете 04 «Бланки строгой отчетности», в коммерческих организациях - на счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты».
В таблице 1 приведена сравнительная характеристика забалансовых счетов по учету бланков строгой отчетности в бюджетных и коммерческих организациях.
|
Сравнительная характеристика забалансовых счетов по учету бланков строгой отчетности | |
| Нормативно-правовой документ | Характеристика забалансовых счетов по учету бланков строгой отчетности |
| Инструкция № 196 (бюджетные организации) |
Аналитический учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете 04 ведется бюджетными организациями по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам). Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков строгой отчетности по каждому обслуживаемому учреждению (абзац 3 части первой и часть вторая п.20). К счету 04 открываются субсчета в разрезе материально ответственных лиц, записи в которых производятся с указанием конкретных серий и номеров бланков по фактически произведенным затратам на их приобретение (абзац 3 п.21) |
| Инструкция № 196 (коммерческие организации) |
Аналитический учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете 006 ведется коммерческими организациями по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) (абзац 2 части первой п.20). В типовом плане счетов бухгалтерского учета, установленном постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, забалансовый счет 006 называется «Бланки документов с определенной степенью защиты». Поступление бланков конкретных серий и номеров отражается на забалансовом счете 006 по номинальной стоимости или условной оценке (абзац 2 п.21) |
| Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 | Забалансовый счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты. Бланки документов с определенной степенью защиты учитываются на забалансовом счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке. Аналитический учет по забалансовому счету 006 ведется по видам бланков документов с определенной степенью защиты и местам их хранения (п.84) |
| Примечание. Как видим, Инструкция № 196 обязывает вести забалансовый учет бланков строгой отчетности в бюджетных организациях в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение (в отличие от коммерческих организаций) | |
В таблице 2 приведена методика бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, определенная Инструкцией № 196 для бюджетных организаций.
|
Методика бухгалтерского учета бланков строгой отчетности | |||
|
№ п/п |
Содержание операции | Дебет | Кредит |
|
1 |
Поступление бланков строгой отчетности | ||
| Одновременно бланки строгой отчетности отражаются по забалансовому счету | |||
|
2 |
Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет |
210 | |
| Примечание. Ответственные исполнители - это также материально ответственные лица. Они занимаются заполнением, оформлением бланков строгой отчетности. Бухгалтерская запись по операции 2 говорит о том, что при выдаче ответственным исполнителям бланков их стоимость списывается на затраты (расходы), производимые за счет бюджетных средств или за счет средств, получаемых от осуществления приносящей доходы (предпринимательской) деятельности. После этой записи в активе бухгалтерского баланса бланки строгой отчетности не будут числиться, но нужно продолжать их учитывать по забалансовому счету 04 до момента списания конкретных серий и номеров бланков по фактически произведенным затратам на их приобретение | |||
|
3 |
Списание конкретных серий и номеров бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц |
04 | |
| Примечание. В бюджетных организациях необходимо ежемесячно при списании бланков с подотчета ответственных исполнителей определять фактическую стоимость списанных конкретных серий и номеров бланков в разрезе каждого ответственного исполнителя (п.22 Инструкции № 196) | |||
|
4 |
Списание испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности |
200, 202, 211, 215, 080 |
210 |
| Одновременно списываются бланки конкретных серий и номеров по забалансовому счету |
04 | ||
| Примечание. Списание бланков строгой отчетности в этих случаях происходит по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и др.), произошедших при хранении бланков до передачи их ответственным исполнителям (п.24 Инструкции № 196). Напомним, бланки, находящиеся у ответственных исполнителей, не числятся на субсчете 210 (см. операцию 2), поэтому, по мнению автора, бухгалтерская запись по операции 4 касается списания испорченных и (или) аннулированных бланков только по обстоятельствам, происшедшим при хранении бланков до передачи их ответственным исполнителям. Одновременно списание конкретных серий и номеров бланков отражается по забалансовому счету 04. Порча бланков по причинам сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка может произойти только у ответственного исполнителя. В этом случае списание испорченных бланков нужно отражать только по забалансовому счету 04 | |||
|
5 |
Списание стоимости недостающих, испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности (при наличии виновных лиц) |
170 |
200, 202, 210, 211, 215, 080 |
| Одновременно списываются бланки конкретных серий и номеров |
04 | ||
| Примечание. Бухгалтерская запись говорит о том, что, если виновником недостачи, порчи и (или) аннулирования бланков являются ответственные исполнители, необходимо откорректировать (уменьшить) соответствующие расходы (затраты), куда были списаны бланки при выдаче их ответственным исполнителям. Одновременно следует списать бланки конкретных серий и номеров по забалансовому счету 04. В пп.25 и 26 Инструкции № 196 название субсчета 170 не соответствует его названию в Плане счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций, установленном постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2010 № 50 (в Плане счетов - «Расчеты по недостачам»; в Инструкции № 196 - «Дебиторы по недостачам») | |||
|
6 |
Сумма НДС, исчисленная при наличии виновных лиц от стоимости испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности |
170 |
173 |
| Примечание. Бухгалтерская запись по операции 6 названа в п.26 Инструкции № 196. Такая запись может быть составлена только в организациях, осуществляющих приносящую доходы (предпринимательскую) деятельность, и при условии приобретения бланков, стоимость которых отнесена на виновных лиц, за счет доходов от осуществления предпринимательской деятельности | |||
24.09.2015
Анна Чернюк, доцент