Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ И КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Документы, оформляемые при направлении работника в командировку

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК), в котором указываются:

• фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);

• наименование структурного подразделения, в котором числится работник (при его наличии);

• место командировки;

• срок поездки;

• цель поездки.

В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т. д.) (часть вторая п.2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь.

Справочно Приказ о командировании за пределы Республики Беларусь (пример) см. здесь.

Приказ о направлении в командировку является основанием для расчета и выдачи командированному работнику аванса на командировочные расходы (часть первая п.2 Инструкции № 115).

Командировочное удостоверение

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст.93 ТК).

В командировочном удостоверении указываются:

• фамилия, имя, отчество командируемого работника, его должность;

• место работы;

• место служебной командировки, наименование организации, в которую он командируется;

• срок служебной командировки;

• цель служебной командировки;

• распорядительный документ, на основании которого работник направляется в служебную командировку.

Кроме этого, в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место служебной командировки, прибытии к месту служебной командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

Справочно Форма командировочного удостоверения установлена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35). Фрагмент командировочного удостоверения (изучение отельной базы за пределами Республики Беларусь) (пример) см. здесь.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. Форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (часть третья ст.93 ТК).

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Журнал регистрации выданных командировочных удостоверений ведется в случае, если нанимателем принято решение о выдаче командировочных удостоверений при командировании работников за пределы Республики Беларусь.

Справочно Журнал регистрации командировочных удостоверений (пример) см. здесь.

Задание на командировку

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку.

Задание на командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются:

• государство командировки;

• цель командировки;

• время нахождения за границей;

• план встреч и переговоров;

• перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения);

• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п.4 Инструкции № 115).

Справочно Задание на служебную командировку за пределы Республики Беларусь (пример) см. здесь. Форма задания на служебную командировку за границу для государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций установлена в приложении 1 к постановлению Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2012 № 3 (далее - постановление № 3).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2017 г. следует применять вышеназванную форму в редакции постановления Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 06.05.2017 № 1 (далее - постановление № 1).

Журнал регистрации приглашений иностранных организаций

Работник может направляться в командировку на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций. В этом случае наниматель должен зарегистрировать приглашение в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечить его перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (часть вторая п.2, п.3 Инструкции № 115).

Справочно Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Фрагмент журнала регистрации приглашений иностранных организаций (пример) см. здесь.

Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п.9 Инструкции № 115).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы (часть вторая ст.95 ТК, п.8 Инструкции № 115):

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Справочно Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику (за пределы Республики Беларусь, в иностранной валюте и белорусских рублях) (пример) см. здесь. Для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рекомендуем воспользоваться Калькулятором.    От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г. постановление № 7 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Обратите внимание! Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс (п.10 Инструкции № 115).

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Обязанность ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, установлена только для работников, выбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (часть пятая п.2 Инструкции № 35).

Форма журнала установлена в приложении 3 к Инструкции № 35.

Если в организации принято решение о ведении журнала учета работников, командированных за пределы Республики Беларусь, можно воспользоваться этой же формой.

Справочно Журнал учета работников, выбывающих в служебную командировку за границу (пример), см. здесь.

Документы, представляемые командированным работником после возвращения из командировки

Письменный отчет о выполнении задания на командировку

Работники представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия (п.47 Инструкции № 115). Форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления определяются нанимателем самостоятельно (п.5 Инструкции № 115). Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

Справочно Отчет о служебной командировке за границу (пример) см. здесь. Форма отчета прибывшего из служебной командировки за границу для государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций установлена в приложении 2 к постановлению № 3.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2017 г. следует применять вышеназванную форму в редакции постановления № 1.

Авансовый отчет об израсходованных денежных средствах на служебную командировку

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты. К авансовому отчету работник прилагает в оригинале документы, подтверждающие обоснованность и целевой характер расходования полученных под отчет денежных средств (п.28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185, далее - Инструкция № 185):

• проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. действует Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты должен быть представлен в бухгалтерскую службу работником лично, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) либо с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения. Документы, подтверждающие расходы, произведенные в служебной командировке за границу, представляются в бухгалтерскую службу лично либо досылаются в виде регистрируемого почтового отправления (часть первая п.30 Инструкции № 185).

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций (часть вторая п.30 Инструкции № 185).

Справочно Форма авансового отчета разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Авансовый отчет ф.286 см. здесь. Авансовый отчет при командировании работника в служебную командировку за пределы Республики Беларусь (пример) см. здесь.

Обратите внимание! Наниматель обязан ознакомить командированного работника с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п.10 Инструкции № 115).

18.04.2017

Галина Агапова, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»