ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ПОСТУПЛЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Учетные формы для документального оформления операций по поступлению материалов промышленные организации разрабатывают самостоятельно

Важнейшим общеотраслевым документом, устанавливающим общие правила организации учета материалов (запасов), является Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133). В ней основные вопросы оценки и отражения в учете поступающих материалов изложены в главах 1 «Общие положения», 2 «Оценка запасов» и 3 «Бухгалтерский учет материалов». Главы 4-8 посвящены особенностям отражения в учете отдельных видов запасов (горюче-смазочных материалов, тары, отдельных предметов в составе средств в обороте, незавершенного производства и готовой продукции) и учету запасов на забалансовых счетах.

Инструкция № 133 не содержит примерные формы учетной документации, при помощи которых субъект предпринимательской деятельности мог бы организовать внутренний учет поступивших материалов. Нет таких форм и в иных действующих в настоящее время нормативных правовых актах.

С 1 апреля 2011 г. вступило в силу постановление Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360, которым утвержден Перечень первичных учетных документов, содержащий только 9 видов первичных учетных документов, среди которых для документального оформления движения материалов применимы лишь товарно-транспортная накладная и товарная накладная, используемые при перемещении товарно-материальных ценностей между субъектами предпринимательской деятельности, и отсутствуют формы, предназначенные для организации внутреннего учета поступивших материалов.

Таким образом, на сегодняшний день субъекты предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывают формы учетной документации, применяемые для организации внутреннего учета запасов (материалов). В качестве основы для разработки таких учетных форм могут применяться утвержденные Министерством финансов РБ, Министерством промышленности РБ, Министерством экономики РБ, иными министерствами и действовавшие в разное время (а ныне отмененные) формы. Разработанные с учетом специфики организации и утвержденные ее руководителем учетные формы необходимо включить в учетную политику.

Промышленным организациям при разработке форм учетной документации, применяемых для отражения в учете поступающих материалов, рекомендуется в первую очередь обратить внимание на ныне не действующий Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь, утвержденный постановлением Минпрома РБ от 29.12.2004 № 21 (далее - Альбом № 21).

Оформление приходного ордера

Как правило, поступление на склад материалов несобственного производства происходит на основании договоров купли-продажи, поставки, иных аналогичных договоров. При этом организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и товаросопроводительные документы (товарно-транспортные и товарные накладные, спецификации, счета-фактуры и др.), на основании которых осуществляется приемка и оприходование поступивших материалов.

При приемке материалы подлежат проверке на соответствие ассортименту, ценам, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах и в договорах поставки (других аналогичных договорах).

При отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству) приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляются приходными ордерами (п.27 Инструкции № 133), которые могут быть составлены по приведенной в Альбоме № 21 форме М-4п. Приходный ордер такой формы составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления материалов на склад.

На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материалов в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается на лицевой стороне приходного ордера.

При перевозке грузов автомобильным транспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными товарно-транспортной накладной и фактическими данными).

Ниже показан пример оформления приходного ордера формы М-4п организациями промышленности:

<…>

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Правила приемки материалов по количеству и качеству

Приемка сырья и материалов по количеству и качеству проводится покупателем в соответствии с условиями договора, Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 03.09.2008 № 1290 (далее - Положение № 1290), и иными актами законодательства.

Приемка проводится покупателем самостоятельно либо с участием представителей: продавца; торгово-промышленной палаты; республиканского органа государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству РБ, если продавец и покупатель подчинены (входят в состав) одному республиканскому органу государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству РБ; органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Государственным комитетом по стандартизации РБ в области, соответствующей для проверки качества (испытаний) принимаемых товаров (п.6 Положения № 1290).

При выявлении недостачи, несоответствия качества, маркировки товара, тары или упаковки установленным требованиям в случае необходимости составления двустороннего акта вызов представителя продавца является обязательным. Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара - безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором. Уведомление направляется по телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иной срочной связи.

В уведомлении о вызове представителя продавца указываются:

• наименование товара, дата его отгрузки (отпуска), номера транспортных и сопроводительных документов;

• количество недостающего товара и его стоимость, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача в поврежденной таре и другие данные, подтверждающие недостачу);

• состояние пломб;

• основные недостатки, обнаруженные в товаре, количество товара ненадлежащего качества;

• время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка товаров по количеству и качеству (в пределах сроков, установленных Положением № 1290 или договором) (п.7 Положения № 1290).

Оформление акта о приемке материалов

Если при приемке товаров по количеству и качеству выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления. Обязательные реквизиты такого акта указаны в п.40 Положения № 1290.

Организации промышленности акт о приемке материалов могут составить по приведенной в Альбоме № 21 форме М-7п. Названный акт составляется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации. Названный акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

После завершения приемки материалов акт с приложением документов (товарно-транспортных накладных и др.) передается:

• оригинал - в бухгалтерию организации для учета движения материалов;

• копия - отделу, занимающемуся поставками материалов, для направления претензионного письма поставщику.

Акт о приемке материалов утверждается руководителем организации-получателя или уполномоченным им лицом.

Ниже приведен пример оформления такого акта:

<…>

В разделе «Другие данные» формы М-7п (см. 2-ю страницу акта) записываются необходимые дополнительные сведения, не выделенные в форме отдельными строками. Графа 20 «Номер паспорта» таблицы 3 формы М-7п заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материалов, содержащих драгоценные металлы (камни).

Ведение журнала учета поступающих грузов

На основании транспортных и отгрузочных (товаросопроводительных) документов, приходных ордеров (или актов о приемке материалов) поступивший на склад груз регистрируется в журнале учета поступающих грузов, который может вестись промышленными организациями по приведенной в Альбоме № 21 форме М-1п. Указанный журнал ведется отделом (службой) снабжения и предназначен для контроля за поступлением и оприходованием материалов. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписями начальника структурного подразделения, занимающегося снабжением организации материалами, а также главным бухгалтером (лицом, на то уполномоченным).

По мере поступления материалов на склад промышленной организации в журнале делается отметка о номерах соответствующих приходных ордеров (или актов о приемке) и датах поступления груза. В графе «Запрос о розыске груза» отмечается информация о запросах, связанных с розыском непоступивших грузов, а в графе «Примечание» - об оплате счета, отказе от акцепта, сумме частичного акцепта и т.п.

Табличная часть журнала формы М-1п может быть заполнена следующим образом:

<…>

Оформление карточки складского учета

Для учета движения материалов на складе работнику склада, являющемуся материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.), рекомендуется по каждому сорту, виду и размеру, номенклатурному номеру материалов заполнять и вести карточку складского учета (п.70 Инструкции № 133). При указанной системе учета материалов на складе карточка складского учета является регистром аналитического учета и первичным учетным документом. Промышленные организации такую карточку могут составлять по приведенной в Альбоме № 21 форме М-12п.

Как правило, карточки складского учета открываются на календарный год и регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке информации - на машинном носителе. При регистрации на карточке складского учета ставится номер карточки и подпись работника бухгалтерской службы.

Карточки складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре (журнале) учета. На складе карточки складского учета хранятся у материально ответственного лица.

Записи в карточку складского учета производятся на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции. Правильность отражения остатка материалов в карточках складского учета подтверждается подписью бухгалтера в графе «Контроль».

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй и последующие листы этой же карточки. Дополнительные листы нумеруются, брошюруются (скрепляются) работником склада и визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

В карточках складского учета каждая операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельной строкой. Исключение составляют случаи, когда в один день совершается несколько одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам). В таких случаях в карточке складского учета допускается делать одну запись с отражением общего количества поступивших (или отпущенных) материалов по этим документам с перечислением номеров всех документов или составлением их реестра.

По окончании каждого месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Ниже приведен пример заполнения промышленной организацией карточки формы М-12п:

<…>

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «Остаток перенесен в карточку 20__ года № ____»), брошюруются и сдаются в архив организации.

Из данного правила возможны исключения. Так, по указанию руководителя подразделения, осуществляющего снабженческо-сбытовые функции, и с разрешения главного бухгалтера организации ведение карточек складского учета может продолжаться и в следующем календарном году. С другой стороны, при необходимости (например, в случае пересмотра учетной цены материала) карточка складского учета может закрываться в середине года с открытием взамен нее новой карточки.

Применение учетных цен в отношении поступающих материалов

На практике одни и те же материалы могут поступать на склад по разным ценам. С целью упрощения складского учета в местах хранения материалов и в аналитическом учете разрешается применять учетные цены (см. гр.11 таблицы 1 приведенной выше карточки складского учета).

В качестве учетных цен на материалы могут применяться (часть вторая п.50 Инструкции № 133):

• цены приобретения. В этом случае другие затраты, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных затрат (далее - ТЗЗ);

• фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего отчетного периода. В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов отчетного периода и их учетной ценой учитываются в составе ТЗЗ;

• планово-расчетные цены (разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов; предназначены для использования внутри организации). В этом случае в составе ТЗЗ учитываются отклонения цен приобретения от планово-расчетных цен;

• средняя цена группы. В этом случае в составе ТЗЗ учитывается разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (которая является разновидностью планово-расчетной цены). Средняя цена группы устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке складского учета.

Обратите внимание! Рекомендуется следить за тем, чтобы отклонения планово-расчетных цен и средних цен группы от рыночных не превышали 10 %. При существенных отклонениях планово-расчетные и средние цены группы необходимо пересмотреть.

16.05.2014

Сергей Шкирман, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»