Алгоритм от 30.09.2008
Автор: Круглов Д.

Документальное оформление при направлении работников в командировку. Требования Трудового кодекса Республики Беларусь


 

Материал помещен в архив

 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В КОМАНДИРОВКУ. ТРЕБОВАНИЯ ТРУДОВОГО КОДЕКСА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

При документальном оформлении служебной командировки следует руководствоваться нижеперечисленными нормативными документами:

Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее - ТК);

Указ Президента РБ от 13.06.2005 № 274 «Об утверждении Положения о порядке направления в служебные командировки за границу» (определяется порядок направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций);

постановление Совета Министров РБ от 24.04.2000 № 561 «О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;

постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - Постановление № 7);

Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее - Положение № 55);

постановление Минфина РБ от 21.12.2007 № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - Постановление № 197);

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень № 82).

 

Служебная командировка
 

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст.91 ТК)
 

 

Место выплаты заработной платы
 

Если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя вне места работы (в организации заказчика, служебной командировке, на курсах повышения квалификации и т.д.), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся заработную плату (ст.75 ТК)

 

 

Режим рабочего времени и времени отдыха в служебной командировке
 

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст.92 ТК)

 

 

Направление работника в служебную командировку и ее оформление
   ►

1. Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (приложение 1 к Инструкции № 35):

 

Штамп организации

 

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ № _____

 

________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

________________________________________________________________________

(должность, место работы)

командируется в _________________________________________________________

                       (пункт назначения, наименование организации)

Срок командировки ___ дней.

________________________________________________________________________

(цель командировки)

Основание: приказ от «__» _____________ 20__ г. № ____

 

Действительно по предъявлении паспорта, удостоверения личности.

 _________________________________   _________________________

    (должность, подпись руководителя)            (инициалы, фамилия)

   М.П.

 

Оборотная сторона

 

 Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

 

Выбыл из ________________     Прибыл в ________________

«__» ____________ 20__ г.          «__» ____________ 20__ г.

_________________________     _________________________

          (подпись, печать)                          (подпись, печать)

 

Выбыл из ________________     Прибыл в ________________

«__» ____________ 20__ г.          «__» ____________ 20__ г.

_________________________     _________________________

          (подпись, печать)                          (подпись, печать)

 

Выбыл из ________________     Прибыл в ________________

«__» ____________ 20__ г.          «__» ____________ 20__ г.

_________________________     _________________________

          (подпись, печать)                          (подпись, печать)

 

Примечание. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

 

Порядок направления в служебные командировки руководителя организации определяется собственником имущества, уполномоченными им органами или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора с данным руководителем.
В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, организации, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).
Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу.
Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном порядке обеспечивать их сохранность.

 

2. При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

 

УТВЕРЖДАЮ                                      

______________________________   

(должность)                         

__________ ___________________    

(подпись)   (фамилия, инициалы)    

«__» _______________ 20__ г.            

 

ЗАДАНИЕ

на служебную командировку за границу

_________________________________________________________________________

(должность и место работы командируемого)

_________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество командируемого)

1. Государство, город ______________________________________________________

2. Наименование органа, учреждения, организации командировки ________________

3. Полный почтовый адрес органа, учреждения, организации командировки, телефон, факс _____________________________________________________________________

4. Цель командирования ____________________________________________________

5. Срок командировки ______________________________________________________

                                  (количество календарных дней, даты начала и окончания)

Время нахождения за границей ______________________________________________

                                                 (календарных дней)

6. Основание командировки ________________________________________________

                                         (от кого поступило приглашение: наименование лица, дата,
                                            номер приглашения, должность, фамилия,
                                            инициалы должностного лица, подписавшего приглашение)

7. Источник финансирования командировки (при необходимости расчет финансовых средств по командировке) __________________________________________________

8. План встреч и переговоров _______________________________________________

9. Перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, предмет договора, соглашения (в случае их заключения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки: ________________________________________________

 

_________________________________   _______________________

      (подпись командируемого лица)            (инициалы, фамилия)

 

3. Руководителем назначается ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определяются форма письменного отчета и порядок его представления.
Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

 

 УТВЕРЖДАЮ                                     

______________________________  

(должность)                     

_________ ____________________   

(подпись)   (инициалы, фамилия)    

_________                                           

(дата)                                               

 

ОТЧЕТ

о командировке __________________________________

 

_________________________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы работника)

в _______________________________________________________________________

(место командировки: город, страна)

 

1. Мероприятие (визит, переговоры, рабочая встреча, выставка, заседание межправительственной комиссии, симпозиум, семинар и т.д.), сроки и место его проведения, краткая информация об организаторах, других участниках мероприятия.
2. Основание для участия в мероприятии (приглашение организаторов, план работы международной организации, соответствующее решение руководства организации).
3. Должность, фамилия и инициалы работника, находившегося в командировке.
4. Степень выполнения задач на командировку (в соответствии с заданием): что выполнено, что решить не удалось (причины).
5. Подробная информация о мероприятии.
6. Подписанные (одобренные, согласованные и т.д.) документы (копии документов прилагаются), достигнутые договоренности.
7. Другие результаты, достигнутые в ходе командировки.
8. Выводы.
9. Предложения:
конкретные рекомендации по реализации обсуждавшихся проблем и достигнутых договоренностей;
вопросы, требующие немедленного решения;
другое, в т.ч. имели или не имели место со стороны иностранных граждан попытки получить секретную информацию, скомпрометировать работника или установить контакты, не предусмотренные программой пребывания.
10. Организационные и административные аспекты пребывания в командировке за рубежом.
11. Приложения к отчету:
копии подписанных документов;
комплект информационно-справочных материалов;
другое.

 

____________________________________ ____________________________

  (должность руководителя предприятия)     (подпись, инициалы, фамилия)
 

 

 

 

 











 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 



 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 








































 

   

 

Учетные регистры по оформлению служебных командировок
   ►

1. Выездные дела специалистов, командированных за границу (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов и др.): выехавших за границу; не выехавших за границу. Возможный срок хранения для выехавших за границу на срок менее 1 года - 5 лет.
2. Переписка об оформлении командировок. Возможный срок хранения - 5 лет после возвращения командированных из-за границы.
3. Журнал регистрации командировочных удостоверений. Возможный срок хранения - 3 года.
4. Журнал учета работников, направленных в загранкомандировки. Возможный срок хранения - 5 лет (Перечень № 82).

 

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в командировки

из _______________________________________________________________________

(наименование органа (подразделения) по чрезвычайным ситуациям)

 

№ п/п
Фами-лия, имя, отчество коман-диро-ванного работ-ника
Зани-маемая долж-ность (спе-циаль-ное звание)
Номер коман-диро-вочного удосто-вере-ния
Фамилия, имя, отчество, должность (специальное звание) работника, подписавшего команди-ровочное удостоверение
Дата
Расписка командиро-ванного работника в получении командиро-вочного удосто-верения
фак-ти-чес-кого вы-бы-тия
фак-ти-чес-кого при-бы-тия


1
2
3
4
5
6
7
8
               
               

 

 


 


 























 

   

 

Срок пребывания в служебной командировке
   ►

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.
Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке (ст.94 ТК)
 



 







 

   

 

Гарантии и компенсации при служебных командировках
   ►

1. За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (нормы командировочных расходов утверждены Постановлениями № 7 и № 197):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством РБ или уполномоченным им органом.
Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.
Гарантии и компенсации при служебных командировках за границу устанавливаются Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст.95 ТК).
2. За работниками, направленными в командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка, за исключением случаев, предусмотренных в п.48 Положения № 55.

Порядок исчисления среднего заработка определяется в соответствии с законодательством РБ
 



 



 

 

 

 

 










 

   

 

Удержания из заработной платы
 

Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку (п.1 ст.107 ТК)

 

 

Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени
 

В составе отработанного времени отдельно учитывается, в частности, время служебных командировок (ст.133 ТК)

 

 

Право на выходные дни
 

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха (ст.137 ТК)

 

 

Право на компенсацию по условиям труда
 

В служебных командировках или при разъездном характере работы работнику, имеющему право на бесплатное обеспечение лечебно-профилактическим питанием, молоком или равноценными пищевыми продуктами, выплачивается денежная компенсация на их приобретение на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением, трудовым договором (ст.225 ТК)

 

 

Запрещение направления в служебную командировку женщин
 

Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет), могут направляться в служебную командировку только с их письменного согласия (ст.263 ТК)
 

 

Условия труда и отдыха инвалидов
 

Направление инвалидов в служебную командировку допускается только с их согласия (ст.287 ТК)

 

 

30.09.2008 г.

 

Дмитрий Круглов, экономист

 

От редакции: С 1 сентября 2010 г. постановление Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 «Об утверждении Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 утратило силу.

С 23 февраля 2011 г. постановление Минфина РБ от 21.12.2007 № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» на основании постановления Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 утратило силу.

В Указ Президента РБ от 13.06.2005 № 274 «Об утверждении Положения о порядке направления в служебные командировки за границу» на основании указов Президента РБ от 26.08.2008 № 445, от 06.10.2008 № 545 (с 21 апреля 2008 г.), от 30.09.2011 № 440 (с 30 сентября 2011 г.) и от 27.12.2011 № 602 (с 15 января 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 06.01.2009 № 6-З (с 1 января 2009 г.), от 12.05.2009 № 19-З (с 16 июля 2009 г.), от 06.07.2009 № 37-З (с 1 августа 2009 г.), от 17.07.2009 № 48-З (с 23 октября 2009 г.), от 09.11.2009 № 51-З (с 1 декабря 2009 г.), от 31.12.2009 № 114-З (с 1 января 2010 г.) и от 30.12.2010 № 225-З (с 12 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.

В постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» на основании постановлений Минфина РБ от 10.11.2008 № 166, от 30.04.2010 № 56 (с 27 мая 2010 г.), от 16.08.2011 № 78 (с 26 августа 2011 г.), от 12.12.2011 № 131 (с 29 декабря 2011 г.) и от 24.08.2012 № 52 (с 30 августа 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 10 августа 2012 г. постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратило силу.