ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЗАМЕРА ОСТАТКОВ ТОПЛИВА В БАКАХ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ

Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Такая норма предусмотрена п.82 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Таким образом, ежемесячно по состоянию на последний день месяца по каждому транспортному средству, которое находилось в эксплуатации в течение месяца хотя бы один день, должны производиться замер остатков топлива в топливных баках и сверка остатка с данными путевых листов.

Методы замера топлива в баках законодательно не регламентированы

Что касается того, как правильно произвести замер остатка топлива, то необходимо отметить, что определить фактический остаток топлива в баке автомобиля с достаточно высокой степенью точности довольно сложно. И поскольку этот процесс законодательно не урегулирован, организация в каждой конкретной ситуации действует по самостоятельно избранной методике.

В практике наиболее часто встречаются случаи, когда замеры производятся с помощью металлической рейки или метрштоков (щупов). При этом следует иметь в виду, что все средства измерения должны пройти поверку в уполномоченных органах Государственного комитета по стандартизации РБ.

На практике также для определения остатка топлива в баке пользуются заполнением бака до полного объема. Зная объем бака и количество топлива, заправленного в бак при контрольной проверке, выводят фактический остаток топлива, имевшийся в баке. Но это можно делать в тех случаях, когда имеется своя автозаправка.

Форма акта может быть разработана самостоятельно

На практике возникает также вопрос: по какой форме следует составлять акт замера наличия топлива в баках транспортных средств?

Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрены формы актов снятия остатков топлива в баках, поэтому такие формы документов организации необходимо разработать самостоятельно. Разработанные документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты, предусмотренные ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» и подп.1.4 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Требования к первичным учетным документам определены ст.10 данного Закона.

Форма акта и порядок его заполнения могут быть утверждены приказом руководителя организации.

Так, в приказе относительно заполнения акта может быть установлено следующее:

• акт снятия остатков топлива в баках транспортных средств предназначен для контроля за использованием водителями жидкого топлива;

• снятие остатков топлива в баках автомобилей и тракторов производится ежемесячно в последний рабочий день месяца;

• транспортные средства записываются в акт по маркам с указанием государственного номера, фамилии, имени и отчества водителя, за которым они закреплены;

• горюче-смазочные материалы заносятся в акт по видам и маркам. Количество топлива в баках показывается в литрах, с 2 знаками после запятой;

• при фактическом замере остатков топлива в баке в обязательном порядке должно присутствовать лицо, за которым закреплено данное транспортное средство;

• правильность определения топлива в баках подтверждают своими подписями в акте водители. В конце проверки подсчитываются итоги по каждому виду топлива;

• акт оформляется в одном экземпляре, его подписывают все члены комиссии, принимавшие участие в проверке;

• на основании акта составляется сличительная ведомость, по которой определяют результат использования топлива за месяц. По установленным результатам принимаются меры и делаются соответствующие бухгалтерские записи.

Проверка наличия топлива в баках автомобилей на конец месяца производится комиссией, назначаемой руководителем организации. В нее должны входить представители технической службы, бухгалтерии, руководители структурных подразделений.

Приведем пример оформления акта снятия остатков топлива и порядка его заполнения.

Общество с ограниченной
ответственностью «АБВ»
(ООО «АБВ»)

АКТ
снятия остатков топлива в баках транспортных средств
на «30» июня 2012 г.

Комиссия в составе:

председателя комиссии - заместителя директора Пуковича И.П.,

членов комиссии: инженера-механика Иванова А.И.,

                               бухгалтера Петровой И.В.,

назначенная приказом от 02.01.20012 № 4, произвела снятие остатков топлива в баках автомобилей. Результаты замеров представлены в нижеприведенной таблице.

Средство измерения: метршток РА-540/ИЛ, поверка до 16.01.2013.

31.07.2012 г.

Татьяна Сукристик, аудитор