Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ УЧЕТ СЕРТИФИКАТОВ СООТВЕТСТВИЯ

У организаций нередко возникают вопросы о правильности учета сертификатов соответствия на продовольственные товары, такие как:

• как правильно документально подтвердить наличие сертификатов в цепочке изготовитель/импортер-оптовик-розница?

• у кого должны быть оригинал сертификата на товар, заверенная копия, ксерокопия?

• каким образом ведется учет сертификатов и их копий?

• являются ли сертификаты и их копии бланками строгой отчетности?

• что делать с неиспользованными копиями сертификатов?

Ответим на возникающие вопросы, опираясь на нормы действующего законодательства.

Требования о наличии сертификата при реализации товаров

Законом РБ от 29.06.2003 № 217-З «О качестве и безопасности продовольственного сырья и пищевых продуктов для жизни и здоровья человека» установлено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие производство и оборот пищевых продуктов, обязаны иметь документ, удостоверяющий качество и безопасность каждой реализуемой партии продовольственного сырья и пищевых продуктов, а в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, и иные документы, также удостоверяющие их качество и безопасность (п.9 ст.9).

Порядок подтверждения субъектами хозяйствования качества и безопасности товаров установлен постановлением Минторга РБ, Минсельхозпрода РБ, Минздрава РБ, Госстандарта РБ от 07.05.2007 № 28/35/38/27 «О подтверждении безопасности и качества товаров при их реализации в розничных торговых объектах, торговых объектах общественного питания, на торговых местах на рынках» (далее - постановление № 28/35/38/27). Так, юридические лица и индивидуальные предприниматели подтверждают качество и безопасность товаров при их реализации в розничных торговых объектах, торговых объектах общественного питания, на торговых местах на рынке.

Для товаров, подлежащих обязательной сертификации, наличие сертификата соответствия, выданного в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, либо сертификата соответствия, выданного по единой форме, установленной Комиссией таможенного союза, подтверждается одним из следующих способов:

• подлинником сертификата соответствия;

• копией сертификата соответствия, выполненной на защищенном бланке строгой отчетности, заверенной выдавшим сертификат органом по сертификации;

• ксерокопией сертификата соответствия, заверенной печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуальным предпринимателем, являющимися поставщиками товаров;

• наличием на товаре и (или) на его потребительской таре маркировки знаком соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь с указанием в документах, подтверждающих приобретение (поступление) товара, и (или) удостоверениях качества и безопасности продовольственного сырья и пищевых продуктов, и (или) иной сопроводительной документации на партию продукции регистрационного номера сертификата соответствия, срока его действия, наименования и адреса органа по сертификации, выдавшего сертификат, если эти сведения не указаны на товаре или на его потребительской таре;

• указанием в сопроводительных документах, подтверждающих приобретение (поступление) товаров, и (или) удостоверениях качества и безопасности продовольственного сырья и пищевых продуктов, и (или) иной сопроводительной документации на партию продукции регистрационного номера сертификата соответствия, срока его действия, наименования и адреса органа по сертификации, выдавшего сертификат, если эти сведения не указаны на товаре или его потребительской таре.

Подлинники (копии) сертификатов соответствия, выполненные в соответствии с установленным порядком, полученные от конкретного поставщика с первой поставкой товара из партии (от объема серийного производства), на которую распространяются указанные сертификаты соответствия, распространяются на последующие поставки товаров из указанной партии (от объема серийного производства) и используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими розничную торговлю, многократно для подтверждения безопасности и качества этих товаров (подп.1.2 п.1 постановления № 28/35/38/27).

В торговых объектах розничной торговли и общественного питания, входящих в состав юридического лица или принадлежащих индивидуальному предпринимателю, могут применяться копии документов, подтверждающих качество и безопасность товаров, выполненные с подлинников этих документов или с их копий. Указанные копии, выполненные юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, должны быть заверены печатью и подписью ответственного работника юридического лица или индивидуальным предпринимателем, которым указанные торговые объекты принадлежат на любом законном основании. При этом в копиях должны быть указаны адрес и телефон ответственного работника юридического лица или индивидуального предпринимателя, у которых хранится подлинник или копия таких документов (подп.1.4 п.1 постановления № 28/35/38/27).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 марта 2016 г. подп.1.4 п.1 постановления № 28/35/38/27 на основании постановления Минторга РБ, Минсельхозпрода РБ, Минздрава РБ и Госстандарта РБ от 29.02.2016 № 9/9/38/18 изложен в новой редакции.

При отсутствии у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей документов, подтверждающих качество и безопасность товаров, перечисленных в постановлении № 28/35/38/27, юридические лица и индивидуальные предприниматели несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь (п.2 постановления № 28/35/38/27).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 июля 2014 г. п.2 постановления № 28/35/38/27 на основании постановления Минторга РБ, Минсельхозпрода РБ, Минздрава РБ и Госстандарта РБ от 06.05.2014 № 17/18/32/20 исключен.

Аналогичные способы представления информации о сертификации товаров приведены в письме Госстандарта РБ от 27.01.2009 № 04-07/78. Так, при реализации продукции, не маркированной знаком соответствия, у оптовых продавцов должны быть в наличии копии сертификатов соответствия, выполненные на защищенных бланках строгой отчетности.

Передача товара от одного оптового продавца к другому должна сопровождаться необходимым количеством копий сертификатов, выполненных на защищенных бланках строгой отчетности.

При передаче товара в розничную торговлю оптовый продавец должен передавать копии сертификатов на защищенных бланках строгой отчетности или на обычной бумаге или только указывать сведения о сертификации в сопроводительных документах, исходя из требований розничной торговли (в соответствии с договором) с учетом способов подтверждения, приведенных в вышеназванном письме.

Нормы, аналогичные приведенным в письме, содержаться также в подп.11.1 п.1 технического кодекса установившейся практики Республики Беларусь 5.1.02-2011(03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Порядок сертификации продукции. Основные положения».

Товары, подлежащие сертификации

На основании ст.26 Закона РБ от 05.01.2004 № 269-З «Об оценке соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» обязательное подтверждение соответствия осуществляется в отношении объектов оценки соответствия, включенных в перечень продукции, услуг, персонала и иных объектов оценки соответствия, подлежащих обязательному подтверждению соответствия в Республике Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2016 г. в соответствии с частью второй ст.36 вышеназванного Закона (в редакции Закона РБ от 31.12.2010 № 228-З) обязательному подтверждению соответствия подлежат только объекты оценки соответствия, в отношении которых установлены требования технических регламентов.

Обязательное подтверждение соответствия осуществляется в форме обязательной сертификации. Документом, удостоверяющим соответствие объекта оценки соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации, является сертификат соответствия.

Постановлением Госстандарта РБ от 16.12.2008 № 60 утвержден перечень продукции, работ и услуг и иных объектов оценки соответствия, подлежащих обязательному подтверждению соответствия в Республике Беларусь.

Исходя из норм названного документа сертификат соответствия является по сути разрешительным документом на реализацию товаров на территории Республики Беларусь.

Важно! Для организации-пользователя сертификаты и их копии не являются бланками строгой отчетности, поскольку их заполнение и оформление они не производят.

Документальный учет и сроки хранения оригинала сертификата

Оригинал сертификата соответствия подлежит хранению у организации-заявителя. Срок хранения сертификата соответствия на продукцию устанавливается техническим регламентом. Если срок хранения в техническом регламенте не установлен или технический регламент отсутствует, то сертификат соответствия вместе с документами, на основании которых он был выдан, должен храниться у заявителя в течение срока его действия и не менее 5 лет после окончания срока действия сертификата соответствия. Если срок действия сертификата соответствия не ограничен, то хранить его следует не менее 5 лет после реализации партии продукции (единичного изделия). Такое требование установлено п.33 Правил подтверждения соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, утвержденных постановлением Госстандарта РБ от 26.05.2011 № 23 (далее - Правила № 23).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели - владельцы подлинника сертификата обязаны вести учет выданных сертификатов с указанием наименований юридических лиц, выдавших сертификаты соответствия, срока действия и места хранения сертификатов.

Работник, ответственный за хранение сертификата, должен быть назначен руководителем организации. В зависимости от структуры организации это могут быть товаровед, менеджер по сбыту или др.

Так как формы документа для регистрации сертификатов законодательством не установлено, то, по мнению автора, возможно ведение учета в журнале, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью предприятия.

Нарушение владельцем подлинника сертификата соответствия порядка выдачи копий сертификата или порядка передачи подлинника сертификата другим юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям для оформления копий сертификатов влечет за собой приостановление или отмену органом по сертификации продукции действия сертификата соответствия. Такая норма установлена п.4 соглашения по сертификации продукции (далее - Соглашение) (приложение 8 к Правилам № 23).

Документальный учет копий сертификатов соответствия

Сначала необходимо определить, что означает понятие «копия сертификата соответствия».

Копии сертификатов соответствия изготавливаются по заявке владельца подлинника сертификата или другого юридического лица или индивидуального предпринимателя, реализующего указанную в сертификате продукцию, которому владелец подлинника сертификата временно передал права на оформление копий сертификата. Неотъемлемой частью заявки является обоснование заказываемого количества копий сертификата соответствия. Такие требования установлены в письме Госстандарта РБ от 20.08.2003 № 04-08/1632 «О копиях сертификатов соответствия (изменения и дополнения к письму Госстандарта от 05.06.2003 № 04-07/1549)» (далее - письмо № 04-08/1632).

В связи с этим в Соглашении в обязательном порядке предусмотрены подп.3.6 и 3.7 п.3.

Справочно Согласно подп.3.6 п.3 Соглашения владелец сертификата соответствия обязуется передавать копии сертификатов для реализации продукции или подлинники сертификатов для оформления заявок на оформление копий сертификатов юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, реализующим продукцию, указанную в сертификатах. Подпунктом 3.7 п.3 Соглашения установлена обязанность владельца сертификата соответствия вести учет выданных копий сертификатов с указанием наименований юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получивших копии, количества выданных копий, дат выдачи копий, а также вести учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которым передавались права на оформление копий сертификатов.

Таким образом, копия сертификата соответствия - это копия, изготовленная уполномоченным органом в строго установленном порядке с нанесением типографским рифленым способом слова «КОПИЯ».

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, реализующие продукцию (для которой наличие сертификата должно подтверждаться представлением его копии), передают покупателю вместе с продукцией, подлежащей дальнейшей продаже, необходимое количество копий сертификатов с указанием на свободном поле копий сертификатов следующих сведений (п.1 письма № 04-08/1632):

• наименование покупателя (последующего продавца), номер и дата заключения контракта (для продукции, поставляемой неоднократно в рамках одного контракта одному покупателю, на которую распространяется один и тот же сертификат соответствия);

• наименование покупателя (последующего продавца), объем партии продукции, номер товарно-транспортной накладной, счета-фактуры или другого товаросопроводительного документа на партию продукции (для продукции, реализуемой при одноразовых поставках).

Указанные продавцом на копиях сертификатов соответствия сведения заверяются подписью ответственного лица юридического лица или индивидуального предпринимателя, печатью (при ее наличии) с указанием даты произведения записей в копии сертификата.

При этом в договорах купли-продажи и/или поставки целесообразно предусматривать пункт об обязанности продавца (поставщика) передавать покупателю копии сертификатов по отгружаемому товару (продукции).

Согласно п.21 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192, в накладных в графе «С товаром переданы документы» указываются наименования и номера документов, непосредственно следующих с товаром. Такими документами являются в т.ч. и копии сертификатов соответствии.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2, а также утверждена Инструкция о порядке их заполнения.

Как уже отмечалось выше, организация - владелец оригинала сертификата обязана вести учет выданных копий сертификатов.

Формы регистрации копий сертификатов законодательством не установлено, поэтому, по мнению автора, вести учет в журналах можно по следующим формам.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации.

Неиспользованные копии сертификатов подлежат списанию и уничтожению. На списание и уничтожение неиспользованных копий следует составить акт, который может быть произвольной формы, но должен соответствовать требованиям, установленным к первичным учетным документам подп.1.4 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Организации оптовой торговли должны вести аналогичный учет полученных и выданных копий (ксерокопий) сертификатов.

Организации розничной торговли ведут учет полученных копий (ксерокопий) сертификатов на реализуемые товары.

15.03.2012 г.

Татьяна Сукристик, аудитор