Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Вопрос: В связи с принятием Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), допускается ли в действующую в организации индивидуальную инструкцию по делопроизводству внести соответствующие изменения либо необходимо разработать новую инструкцию?

Ответ: Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (п.4). Если действующая в организации инструкция по делопроизводству не противоречит требованиям указанного нормативного правового акта Республики Беларусь, то перерабатывать или вносить изменения в нее не требуется. В случае если в действующей в организации инструкции по делопроизводству требуют изменения лишь отдельные положения, то их корректировку целесообразно осуществить путем внесения изменений, для чего издается соответствующий приказ руководителя организации. Если же инструкция по делопроизводству требует существенной переработки, то целесообразно разработать новую инструкцию и утвердить ее в установленном порядке.

В любом случае решение о форме приведения инструкции по делопроизводству в организации в соответствие с законодательством Республики Беларусь принимается самой организацией. В порядке информации отметим, что при принятии данного решения можно руководствоваться, например, нормами п.30 Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента РБ от 11.08.2003 № 359, согласно которым при необходимости внесения изменений и (или) дополнений в акт его подготовка в новой редакции (т.е. разработка нового документа) осуществляется в том случае, если количество вносимых в него изменений и (или) дополнений составляет более половины текста, либо если внесение отдельных изменений и (или) дополнений технически сложно для изложения или восприятия, а также в случае, если в акт неоднократно вносились изменения и (или) дополнения, вследствие чего его применение стало затрудненным.

Вопрос: Что подпадает под определение «документы правого характера»?

Ответ: Акты законодательства Республики Беларусь оперируют, главным образом, понятиями «нормативный правовой акт Республики Беларусь», «локальный нормативный правовой акт», «правовой акт». Определения первых двух понятий содержатся в Законе РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон), согласно которому нормативный правовой акт - официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение; локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.

Понятие «локальный нормативный правовой акт» в контексте трудовых отношений конкретизировано в ст.1 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), в соответствии с которой под понятие «локальный нормативный правовой акт» подпадают коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Виды нормативных правовых актов Республики Беларусь перечислены в ст.2 Закона: законы РБ, Декреты Президента РБ, указы Президента РБ, постановления Совета Министров РБ, постановления министерств и иных республиканских органов государственного управления и др. Обязательным условием придания документу статуса нормативного правового акта Республики Беларусь является проведение в установленном порядке его юридической экспертизы и включение в Национальный реестр правовых актов РБ.

Локальные нормативные правовые акты, как следует из приведенных выше определений, действуют в рамках одной или нескольких организаций. К ним, кроме указанных в ст.1 ТК, относятся такие виды документов, как устав организации, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству в организации, положение о материальном стимулировании работников, штатное расписание, иные организационные документы, трудовые договоры, контракты.

Нормативно закрепленного определения понятия «правовой акт» в законодательстве Республики Беларусь нет, однако это понятие может быть определено в соответствии с нормой ст.3 Закона, согласно которой правовые акты, принимаемые (издаваемые) с целью осуществления конкретных (разовых) организационных, контрольных или распорядительных мероприятий либо рассчитанные на иное однократное применение, не являются нормативными.

На таком основании к правовым актам организации должны быть отнесены приказы, распоряжения, иные распорядительные документы. Указанные правовые акты могут иметь как нормативный, так и ненормативный характер. Например, приказ о внесении изменений в правила внутреннего распорядка будет являться локальным нормативным правовым актом, а приказ о приеме на работу - локальным правовым актом (ненормативным).

Вопрос: В работе организации применяется и используется Государственный стандарт РБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004)», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

Есть ли необходимость вносить изменения в установленные в организации правила оформления документов в связи с принятием Инструкции по делопроизводству?

Ответ: Требования к оформлению документов, установленные в главах 3-7 Инструкции по делопроизводству, в целом соответствуют положениям СТБ 6.38-2004. По вопросам разработки бланков организационно-распорядительных документов, составу реквизитов и порядку их расположения на документе Инструкция по делопроизводству непосредственно отсылает к указанному стандарту (пп.23 и 35).

Вместе с тем в Инструкции по делопроизводству уточнены и дополнены некоторые требования, установленные стандартом. Изменения и уточнения коснулись, например, оформления реквизитов «Подпись», «Печать», «Отметка об исполнителе», структурного деления текстов документов, оформления отдельных видов документов и др. Поэтому следует внимательно проанализировать нововведения Инструкции по делопроизводству в законодательство Республики Беларусь по делопроизводству и внести соответствующие изменения в локальные нормативные правовые акты организации, регулирующие соответствующие вопросы.

Вопрос: Какие документы регулируют вопросы правильного оформления устава организации, положения о структурных подразделениях, стандарта организации?

Ответ: Устав организации, положение о структурных подразделениях являются организационными документами, имеющими статус локальных нормативных правовых актов. Поэтому при их оформлении следует руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству, в частности, главами 5 «Требования к текстам документов» и 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств». Необходимо отметить, что формы устава организации и положения о структурном подразделении унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

При оформлении стандарта организации следует руководствоваться нормами технического кодекса установившейся практики ТКП 1.5-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов». Согласно разделу 1 «Область применения» вышеуказанного кодекса его положениями могут руководствоваться разработчики стандартов организаций.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
 

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.