Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ: РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕГО СОКРАЩЕНИЮ

Чтобы приступить к сокращению документооборота, нужно установить причины неоправданного увеличения количества и видового разнообразия документов.

Справочно Какие причины ведут к неоправданному увеличению документооборота, см. в материале «Сокращение документооборота в организации».

Оптимизация состава документов

Определение состава документов, необходимых и достаточных для решения конкретных задач управления, позволяет существенно сократить количество необязательной документации, в том числе количество применяемых видов и форм документов. В этих целях нужно грамотно построить алгоритм принятия управленческого решения, исключить излишние инстанции рассмотрения вопроса и сбор информации, в которой нет необходимости, четко определить количественный и видовой состав информационно-справочных документов, на основании которых это решение будет принято.

Пример Наниматель и работник обязаны предупредить друг друга о желании продолжить либо прекратить трудовые отношения не позднее чем за месяц до истечения действия срока трудового договора (контракта) (п.11 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29»). На практике для соблюдения данной нормы оформляют и заявление (со стороны работника), и уведомление (со стороны нанимателя). В то же время можно ограничиться лишь одним из этих документов. Если инициатива продлить трудовых отношений исходит от работника, это письменно фиксируется в заявлении, а согласие или несогласие нанимателя выражается в резолюции. Если предложение о продлении трудовых отношений исходит от нанимателя, это письменно фиксируется в уведомлении, а согласие или несогласие работника выражается им собственноручно на экземпляре уведомления, остающемся у нанимателя.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 марта 2020 г. Указ № 180 утратил силу на основании Указа Президента Республики Беларусь от 12.03.2020 № 91.

Кроме того, важно выбрать вид документа, в котором будет фиксироваться управленческое решение. В этом вопросе следует учитывать нормы глав 2 и 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в Инструкцию по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 внесены изменения. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Недопустимо по одному и тому же вопросу в организации издавать приказ руководителя и распоряжение заместителя руководителя, исходя исключительно из статуса должностного лица, подписавшего документ. Ошибочно также издание распорядительных документов с двойным названием («постановление-приказ», «решение-приказ» и т. п.), так как совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, должны приниматься в виде решений, которые имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Повышение качества документов

Понятие «качество документа» включает в себя как содержательные, так и формальные характеристики.

Содержательные характеристики отражаются в требованиях к его тексту, который должен быть достоверным, объективным, доступным для понимания, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения.

К формальным характеристикам следует отнести наличие на документе необходимых реквизитов, соответствие формы документа и включенных в нее реквизитов установленным требованиям.

Так, при отправке документов службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документов количеству адресатов, правильность адресования и др.). Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю (подп.141.6 п.141 Инструкции по делопроизводству).

В целях повышения качества документов, соблюдения всеми работниками единого порядка их оформления при подготовке в электронном виде могут применяться электронные шаблоны (например, в формате MS Word), разрабатываемые в организации на основе унифицированных форм документации службой ДОУ. Такие шаблоны могут размещаться в единой сетевой папке в локальной компьютерной сети или же в системе электронного документооборота (СЭД) (при ее наличии). Во втором случае это лучше делать таким образом, чтобы при создании определенного вида документа система электронного документооборота позволяла работникам использовать лишь строго определенные для этих целей электронные шаблоны.

Для повышения качества документов в организациях необходимо обеспечить постоянное обучение (повышение квалификации) работников как по вопросам, непосредственно относящимся к их прямым должностным обязанностям, так и по вопросам, относящимся к сфере документирования и организации работы с документами.

Уменьшение объема документов

Текст документа можно сократить за счет различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений, выражений благодарности и т. п.

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), целесообразно изготовить бланки с трафаретными текстами и (или) электронные шаблоны. При подготовке документов необходимо максимально широко использовать типовые и унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

Документ должен содержать минимум информации для решения задач управления, при этом создаваемые документы не должны быть излишне информационно сжаты. Они должны содержать достаточный объем информации, необходимой для подготовки и принятия качественных решений, исполнения принятых решений.

Сократить листаж документов на бумажном носителе можно при их тиражировании и копировании. В этих целях рекомендуется копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование (выписки).

Применение бездокументного обмена информацией

Бездокументное решение вопросов предполагает исключение создания документа как при запросе информации, так и при ответе на него.

В случае если запрос документально оформлен и зарегистрирован, то при устном сообщении требуемой информации отметки об исполнении документа и направлении его в дело делаются как на самом документе, так и в регистрационно-контрольных формах, в которых он учтен.

Пример В дело 3-28 Ответ дан по телефону 12.05.2017 завотделом маркетинга Н.М.Дятчик. В совещании примет участие ее заместитель А.Е.Рыбаков. Подпись 12.05.2017

Данный порядок может применяться в отношении документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В последнем случае отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется только в регистрационно-контрольной форме (п.65 Инструкции по делопроизводству).

Однако может возникнуть ситуация, когда запрос сделан устно, а ответ дан письменно. В этом случае в тексте документа, содержащего запрошенную информацию, указывается, что он подготовлен в ответ на устный запрос конкретного должностного лица.

Пример В соответствии с Вашим поручением от 11.05.2017…

К условно бездокументному решению вопросов можно отнести запросы и представление информации в форме сообщений по электронной почте без оформления официальных документов.

Переписка по электронной почте не относится к способам бездокументного решения вопросов, так как предполагает документирование коммуникаций между организациями и отдельными работниками и создание соответствующих документов. В случае если такие сообщения содержат информацию, которая в последующем может быть использована в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств организации или осуществления своей деятельности, такими сообщениями необходимо управлять.

Если сообщения электронной почты эквивалентны устной коммуникации, они могут не включаться в документную систему организации (не регистрироваться как входящие и (или) исходящие документы).

Существенно сократить бездокументный объем информации помогает рациональное использование возможностей Интернета. Максимально полное размещение информации об организации, выполняемых ею работах, оказываемых услугах на официальном сайте в Интернете, других информационных ресурсах в Интернете, размещение на них наиболее часто запрашиваемой справочной информации позволяет сократить количество поступающих в организацию запросов, в том числе непрофильных (не относящихся к ее компетенции), и ответов на них.

Уменьшение количества копий документов для рассылки

Сократить количество дублетных экземпляров можно путем:

1) определения в каждом конкретном случае оптимального перечня организаций и структурных подразделений, до сведения которых необходимо довести содержащуюся в документе информацию, поручение. Необходимо исключить рассылку без необходимости.

Обратите внимание! Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий, направляемых каждому адресату, необходимо фиксировать в списке на рассылку согласно приложению 2 к Инструкции по делопроизводству (часть двадцать вторая п.51 Инструкции по делопроизводству);

2) сокращения (по возможности - исключения) случаев направления дублетных экземпляров документа одному и тому же адресату сначала на электронном носителе или по факсу, а затем на бумажном носителе. Подобная практика допустима, когда законодательство либо практическая необходимость требуют обязательного представления адресату документа на бумажном носителе, содержащего собственноручную подпись уполномоченного должностного лица;

3) размещения принимаемых вышестоящей организацией документов в Интернете с последующей возможной рассылкой сообщений по электронной почте подчиненным (входящим в состав, систему) организациям на условиях, указанных выше.

Аналогичным образом можно сократить количество дублетных экземпляров документов при организации внутреннего документооборота. Внутренние документы организации могут размещаться в общей папке на сервере при организации доступа к ним уполномоченных работников, которым направляются соответствующие электронные уведомления.

Рассылать электронные сообщения о размещении на официальном сайте в Интернете или сервере организации новых документов не нужно в случае закрепления за работниками (в должностных инструкциях, иных локальных нормативных правовых актах) обязанности по регулярному ознакомлению с информацией, размещаемой соответственно на сайте или сервере организации. Реализация такого подхода предполагает контроль за выполнением данного требования.

Использование средств электронного документооборота

Для уменьшения количества документов и их копий на бумажном носителе и ускорения обмена документированной информацией целесообразно использовать средства электронного документооборота, позволяющие создавать в электронном виде документы, имеющие юридическую силу, без вывода их на печать, а также знакомить работников с электронным вариантом документов, изначально созданных на бумажном носителе.

В качестве указанных средств могут использоваться как специализированные системы электронного документооборота, так и иные информационные системы и средства коммуникации, позволяющие обмениваться документами внутри организации с соблюдением всех необходимых требований к обеспечению юридической силы документов.

Таким средством, в частности, может быть электронная почта, которую при соблюдении требований законодательства вполне можно использовать для внутреннего электронного документооборота организации, в том числе без электронной цифровой подписи (в отдельных случаях), что допускается в главе 18 Инструкции по делопроизводству.

Еще более широкие возможности для этого предоставляют специализированные системы электронного документооборота.

29.05.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела