Материал помещен в архив

Документы личного дела работника: 4 ответа на вопросы

Вопрос 1: Включается ли в состав личного дела копия трудовой книжки работника, оформленного в качестве внешнего совместителя?

Ответ: Инструкция № 2 запрещает включать в состав личного дела копию трудовой книжки внешнего совместителя.

При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю работник обязан предъявить документ, удостоверяющий личность (ст.344 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Таким образом, при оформлении на работу по совместительству не требуется трудовая книжка.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится нанимателем по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы либо копия приказа) (п.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

Копия трудовой книжки не включена в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела при его заведении и ведении (пп.6-8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

В свою очередь, в личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (абзац 4 п.9 Инструкции № 2).

Справочно Срок хранения копии трудовой книжки не установлен Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

Учитывая, что речь идет о копиях личных документов (трудовой книжки), срок их хранения в организации целесообразно установить «До минования надобности».

Исходя из вышеизложенного, включение в состав личного дела копии трудовой книжки будет нарушением требований к составу документов личного дела, предусмотренных Инструкцией № 2.

Возможным вариантом решения вопроса хранения копий трудовых книжек является заведение отдельного дела для хранения копий личных документов работников. В качестве заголовка можно использовать следующий: «Личные документы работников, не вошедшие в состав личных дел. Копии». Срок хранения - «До минования надобности». При этом хранить (не включать) такие документы в составе личного дела Инструкция № 2 не запрещает.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов.

Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (п.10 Инструкции № 2).

Организовать хранение копий не только трудовой книжки, но и иных личных документов, которые согласно Инструкции № 2 не включаются в состав личного дела, можно в виде отдельной группы документов, помещенных в одном файле (мультифоре) или конверте на оборотной стороне обложки личного дела. Указанные документы не отражаются во внутренней описи документов личного дела и не нумеруются. После увольнения работника при полном оформлении личного дела для передачи его в архив организации указанный файл (мультифора) или конверт из личного дела изымается и уничтожается.

Однако указанный подход к хранению копий личных документов может быть расценен при проведении проверки территориальным структурным подразделением Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь как нарушение порядка ведения личного дела.

Вопрос 2: Включаются ли в состав личного дело работника, являющегося молодым специалистом (вместе со свидетельством о направлении на работу и уведомлением к нему), гарантийные письма нанимателей об увольнении молодого специалиста в порядке перевода и о готовности принять молодого специалиста в порядке перевода?

Ответ: Свидетельство о направлении на работу необходимо включать в состав личного дела, гарантийные письма нанимателей - зависит от ситуации.

Выпускникам, которым место работы предоставлено путем распределения, при выдаче документа об образовании выдается свидетельство о направлении на работу (п.7 ст.83 Кодекса Республики Беларусь об образовании). В свою очередь, выпускникам, которые направлены на работу, при выдаче документа об образовании выдается свидетельство о направлении на работу (п.7 ст.84 названого Кодекса).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться п.11 ст.72 и п.6 ст.75 КоО в ред. Закона от 14.01.2022 № 154-З. Комментарии см. здесь.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.) (абзац 11 п.7 Инструкции № 2).

Несмотря на некоторую юридическую неточность, которая связана с устарелостью ряда положений Инструкции № 2, нормы абзаца 11 п.7 Инструкции № 2 указывают на необходимость включения свидетельства о направлении на работу в состав личного дела работника, принимаемого на работу в качестве молодого специалиста. В отношении гарантийных писем нанимателей об увольнении молодого специалиста в порядке перевода и о готовности принять молодого специалиста в порядке перевода Инструкция № 2 не регулирует данный вопрос.

Данные документы не включается в состав личного дела работника при его формировании согласно пп.6, 7 Инструкции № 2. Соответственно, включение указанных писем в состав личного дела будет нарушением порядка ведения личных дел, который установлен Инструкцией № 2.

При этом в соответствии с абзацем п.8 Инструкции № 2 в процессе ведения личного дела в него включаются в том числе заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника.

Таким образом, включение гарантийных писем в личное дело работника будет правомерным в том случае, если они были включены уже в процессе ведения личного дела (т. е. при оформлении перераспределения (увольнения в порядке перевода к другому нанимателю)), так как они выступают в качестве документов-оснований издания распорядительных документов об увольнении. Данная позиция подтверждается формулировкой «иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника».

Вопрос 3: Нужно ли включать в состав личного дела заявление работника о желании продлить контракт на 1 год и копию приказа о продлении контракта?

Ответ: Включение заявлений в личное дело Инструкцией № 2 не предусмотрено; включение копий приказов о продлении контрактов - по усмотрению кадровой службы.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п.8 Инструкции № 2).

В процессе ведения личного дела в него включаются:

• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника (абзац 4 п.8 Инструкции № 2);

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п. (абзац 5 п.8 Инструкции № 2).

Таким образом:

1) напрямую вопрос о включении заявлений о желании продлить контракт Инструкцией № 2 не регулируется. Соответственно, их включение в состав личного дела является неправомерным;

2) указанный в п.8 Инструкции № 2 перечень приказов не является исчерпывающим, что подтверждается открытым его характером («и т. п.»). Соответственно, кадровая служба организации может самостоятельно определить перечень иных разновидностей приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела.

При этом в личное дело запрещается включать документы временного (до 10 лет) хранения (абзац 4 п.9 Инструкции № 2).

Срок хранения приказов о продлении контрактов составляет 75 лет (п.21.3 Перечня типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 п.21 Перечня типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, вопрос о включении копий приказов о продлении контрактов в личное дело работника решается кадровой службой организации самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте.

Вопрос 4: Является ли нарушением включение копии военного билета работника в состав личного дела? Или правильнее хранить копии военных билетов в отдельном деле?

Ответ: Инструкция № 2 запрещает включать в состав личного дела копию военного билета.

Копии военного билета работника не включены в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела при его заведении и ведении (пп.6-8 Инструкции № 2).

В личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (абзац 4 п.9 Инструкции № 2).

Справочно Срок хранения копий военных билетов Перечнем типовых документов не установлен.

Учитывая, что речь идет о копиях личных документов (военного билета), срок их хранения в организации целесообразно установить «До минования надобности».

Таким образом, включение в состав личного дела копии военного билета будет нарушением требований к составу документов личного дела, предусмотренных Инструкцией № 2.

Возможным вариантом решения вопроса хранения копий военных билетов является заведение отдельного дела для хранения копий военных билетов. В качестве заголовка можно использовать следующий: «Личные документы работников, не вошедшие в состав личных дел (военные билеты). Копии». Срок хранения - «До минования надобности».

Справочно Альтернативный способ хранения копий личных документов в составе личного дела см. в ответе на вопрос 1.

12.11.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела