Материал помещен в архив

Владимир Самосейко
юрист

09.12.2022

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь относится к категории других служащих.

2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора.

3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе, в том числе необходимую для выполнения функцию по приему, хранению, учету и использованию архивных документов.

4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, относящимися к вопросам делопроизводства;

Уставом ООО «Версаль» (далее - организация);

приказами, распоряжениями директора;

настоящей должностной инструкцией.

5. Секретарь должен знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

структуру организации и ее подразделений; машинопись;

правила орфографии и пунктуации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

правила пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

основы этики и эстетики;

правила делового общения;

основы организации труда;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

требования по охране труда и пожарной безопасности.

6. Секретарь как должностное лицо, на которого возлагаются функции по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов, должен дополнительно знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в организации;

порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

порядок ведения учета и составления отчетности.

7. Секретарь, трудовая функция которого связана с обработкой персональных данных в информационном ресурсе (системе), также должен знать:

законодательство о персональных данных и их защите;

документы, определяющие политику организации в отношении обработки персональных данных, а также локальные правовые акты по вопросам обработки персональных данных;

методы применения правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных.

ГЛАВА 2
ДОЛЖНОСТНЫЕ (ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ) ОБЯЗАННОСТИ

8. Секретарь исполняет следующие обязанности:

8.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора;

8.2. собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;

8.3. организует телефонные переговоры директора, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание;

8.4. осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

8.5. печатает по указанию директора служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;

8.6. при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;

8.7. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

8.8. оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;

8.9. принимает документы на подпись директору;

8.10. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;

8.11. осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

8.12. ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений директора, поставленных на контроль;

8.13. формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

8.14. подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;

8.15. обеспечивает рабочее место директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

8.16. соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

9. Секретарь как должностное лицо, на которого возлагаются функции по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов, исполняет следующие обязанности:

9.1. осуществляет работу по ведению архивного дела в организации;

9.2. организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

9.3. принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

9.4. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

9.5. в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

9.6. подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

9.7. ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

9.8. участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

9.9. следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

9.10. контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

9.11. выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

9.12. принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

10. Секретарь как лицо, допущенное и непосредственно осуществляющее обработку персональных данных, также обязан:

10.1. разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

10.2. получать в необходимых случаях согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных;

10.3. принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых персональных данных, при необходимости вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок актуализации персональных данных установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают изменение таких данных в последующем;

10.4. осуществлять контроль за соответствием срока обработки персональных данных заявленным целям, прекращать обработку персональных данных, а также обеспечивать их удаление или блокирование при отсутствии правовых оснований для обработки персональных данных;

10.5. предоставлять и распространять персональные данные только при наличии соответствующего правового основания;

10.6. обеспечивать предоставление субъектам персональных данных информации об их персональных данных, а также о предоставлении их персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и иными законодательными актами;

10.7. обеспечивать доступ к персональным данным в установленном порядке, вести учет такого доступа и случаев предоставления, распространения персональных данных третьим лицам;

10.8. при возникновении при обработке персональных данных спорных вопросов привлекать уполномоченное лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.

ГЛАВА 3
ПРАВА

11. Секретарь имеет право:

11.1. знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности;

11.2. вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями;

11.3. в пределах своей компетенции сообщать директору обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

11.4. запрашивать лично или по поручению директора от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

11.5. требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

ГЛАВА 4
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

12. Секретарь подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя организации, руководителю структурного подразделения).

13. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

13.1. с начальником отдела технического обеспечения - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора;

13.2. с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

13.3. со службой материально-технического снабжения - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями;

13.4. с работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции;

13.5. с начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора;

13.6. с другими работниками - по вопросам обеспечения работы директора, отнесенным к их компетенции;

13.7. с должностными лицами (структурными подразделениями) других организаций - по вопросам, представляющим взаимный интерес для организации;

13.8. с работниками организации и иными лицами - в части осуществления приема, хранения, учета и использования архивных документов;

13.9. с юрисконсультом по защите персональных данных (с лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных) - по вопросам реализации правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;

13.10. с субъектами персональных данных - по всем вопросам, связанным с обработкой их персональных данных и осуществлением их прав в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

14. В случае временного отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

ГЛАВА 5
ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

15. Результаты работы секретаря оценивает руководитель организации (заместитель руководителя организации, руководитель структурного подразделения).

16. Секретарь несет ответственность за:

неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Республики Беларусь;

правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;

несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности, причинение материального ущерба организации - в соответствии с гражданским и трудовым законодательством.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
27.10.2022

Дополнительно по теме • Алгоритм возложения на работника обязанностей по приему, хранению, учету и использованию архивных документов.