Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «Н»): Должны ли в организации создаваться все документы, сроки хранения которых отражены в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)?

ОТВЕТ: Нет, не должны.

В Перечне закреплен не состав документов, обязательных к созданию в деятельности организаций, а лишь сроки хранения документов. Состав создаваемых документов в любой организации индивидуален. В этом контексте следует учитывать нормы п.9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), согласно которой состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.9 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются акты законодательства Республики Беларусь, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций, а также в целом применяемый порядок осуществления исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Также согласно п.10 Инструкции по делопроизводству организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

Помимо этого необходимо учитывать положения предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования». Согласно указанному предстандарту создание документов необходимо, если такие документы могут служить доказательством (документальным подтверждением) осуществления деловой деятельности организации, использоваться в качестве основания для принятия управленческих решений или в целях отчетности (например, перед вышестоящей организацией, контролирующими органами и т.д.).

При определении состава документов, подлежащих сохранению, следует учитывать, что это могут быть не только традиционные управленческие документы, но также иные документы, отражающие жизнь организации и составляющие ее «корпоративную память». В частности, в пп.39 и 40 Перечня установлены сроки хранения документов по истории организации, о проведении официальных торжественных корпоративных мероприятий, праздников, юбилеев и т.д.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»