Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

15.09.2021

ВОПРОС

Допускается ли заверение копии документа с помощью штампа «Копия верна» без собственноручного оформления реквизита «Отметка о заверении копии»?

ОТВЕТ

Допускается с учетом следующего.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч.5 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4; подп.7.28 п.7 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

В Инструкции по делопроизводству приводится следующий пример оформления реквизита «Отметка о заверении копии»:

Прямого запрета на использование штампов, на котором бы воспроизводились элементы реквизита «Отметка о заверении копии», в Инструкции № 4, а также в СТБ 6.38-2016 не установлено.

Часто используемая на практике отметка «Копия верна» не соответствует требованиям ч.5 п.64 Инструкции № 4, поскольку реквизит «Отметка о заверении копии» должен содержать слово «Верно». Также реквизит «Отметка о заверении копии» (среди прочего) должен включать собственноручную подпись уполномоченного должностного лица организации.

В этой связи возможны следующие варианты:

1) изготовить штамп, который будет полностью воспроизводить все элементы реквизита «Отметка о заверении копии» (слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, расшифровку его подписи и элементы даты заверения (например, в формате ___.___.20___)). Специалисту в таком случае необходимо будет проставить только собственноручную подпись, а также частично дату заверения копии документа;

2) изготовить штамп, который будет содержать слово «Верно»; остальные элементы реквизита «Отметка о заверении копии» будет собственноручно оформлять уполномоченное должностное лицо организации.

Порядок использования штампа реквизита «Отметка о заверении копии» можно урегулировать в локальном правовом акте (инструкции по делопроизводству).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.