Материал помещен в архив

ЭКСПЛУАТАЦИЯ ОРГТЕХНИКИ В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

В процессе эксплуатации оборудование, относящееся к оргтехнике (компьютеры, ноутбуки, телефонные аппараты, многофункциональные устройства, модемы, принтеры), нуждается в техническом обслуживании, ремонте и модернизации.

В данном материале рассмотрены варианты проведения технического обслуживания, ремонта и модернизации оборудования, относящегося к основным средствам, а также способы проведения ремонта оборудования в бюджетных организациях за счет бюджетных средств.

Мероприятия, проводимые при эксплуатации оргтехники

В процессе эксплуатации оргтехники на протяжении всего срока необходимо проводить различные мероприятия, направленные на обеспечение ее стабильной работы. К таким мероприятиям относятся:

• использование по назначению;

• техническое обслуживание во время эксплуатации;

• ремонт и модернизация оргтехники и др.

Оргтехника, относящаяся к основным средствам, используется в деятельности субъекта хозяйствования в течение длительного срока, не изменяя своей материально-вещественной формы. Одними из основных задач учета основных средств в процессе эксплуатации являются:

• контроль за эффективным использованием и сохранностью основных средств;

• полное отражение фактических затрат в ходе технического обслуживания, ремонта, модернизации и реконструкции объектов;

• правильное отражение данных в бухгалтерском учете и отчетности.

Справочно Общие признаки работ и критерии изменения характеристик объектов в результате их проведения содержатся в приложении 5 к Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6.

Данные о проведении ремонта или модернизации объекта, а также содержании драгоценных металлов в случае изменения его содержания отражаются в инвентарной карточке.

При большом количестве оргтехники в бюджетной организации ответственность за проведение технического обслуживания, ремонта и модернизации может быть возложена на отдельного сотрудника технической или хозяйственной службы. Однако в большинстве случаев бюджетные организации пользуются услугами привлеченных организаций.

Специалист, ответственный за техническое состояние оборудования, составляет дефектный акт (ведомость), в котором отражаются причины неисправностей и возможность самостоятельного ремонта, или заключение о необходимости модернизации оборудования. В них отражается потребность в комплектующих для замены. Формы дефектного акта (ведомости), инвентарной карточки и заключения могут быть утверждены учетной политикой бюджетной организации.

Необходимые материалы, комплектующие и запасные части приобретаются за счет соответствующих сметных назначений и приходуются на склад. На основании дефектного акта (ведомости) или заключения оформляется накладная (требование) формы 434 и производится выдача материалов лицу, ответственному за проведение ремонта (подп.«а» п.7 Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь от 11.12.1997 № 59). Утвержденной формы данной накладной нет, ее также можно самостоятельно разработать и утвердить учетной политикой.

Отходы, материалы и запчасти, годные к использованию, которые получены в результате ремонта или модернизации, должны быть оприходованы по ценам возможного использования и поставлены на учет на основании накладной (требования) формы 434. Сумма произведенных затрат уменьшается на разницу полученных материалов, годных к использованию.

Техническое обслуживание и ремонт оргтехники

Техническое обслуживание - комплекс мероприятий, обеспечивающих постоянную готовность сложной техники к высокоэффективной эксплуатации.

Для разных видов оргтехники предусмотрены специальные регламенты технического обслуживания, разрабатываемые, как правило, их производителями. Для большинства видов оргтехники периодичность и объем операций по ее техническому обслуживанию могут быть рекомендованы производителем в технической документации.

При техническом обслуживании осуществляется контроль за состоянием и регулированием основных систем оборудования, может осуществляться мелкий ремонт и замена комплектующих запчастей, смазка, чистка от загрязнений. Таким образом, техобслуживание имеет профилактический характер, а также включает элементы текущего ремонта.

Как правило, техническое обслуживание проводится параллельно с заменой расходных материалов, картриджей и заключается в чистке от пыли, визуальном контроле состояния основных агрегатов.

Ремонт - совокупность работ по восстановлению исправности или работоспособности объекта или его составных частей с приведением объекта в соответствие с требованиями, определенными техническими нормативными правовыми актами, а также по предотвращению их дальнейшего интенсивного износа.

В бюджетной организации может быть разработан план технического обслуживания и ремонта оргтехники в виде календарного графика, где по каждому объекту указаны сроки проведения работ. Такой план составляется на этапе разработки и обоснования бюджетных смет в соответствии с планируемыми расходами по бюджетной классификации.

Ремонт оргтехники подразумевает устранение неполадок, замену изношенных деталей, регулирование механизмов и другую обработку комплектующих и агрегатов. Однако замена комплектующих возможна в том случае, если производитель продолжает поддержку оборудования и выпуск к нему расходных материалов, запасных частей.

Ремонт оргтехники может проводиться двумя способами:

1) хозяйственным;

2) подрядным.

Фактические затраты на поддержание основных средств в рабочем состоянии (технический осмотр и уход, проведение всех видов ремонта) признаются расходами в том отчетном периоде, в котором они были произведены (часть вторая п.18 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 № 60, далее - Инструкция № 60).

Хозяйственный способ ремонта

Ремонт объектов хозяйственным способом осуществляется собственными силами бюджетной организации, а именно специалистом, назначенным руководителем.

Сроки на проведение ремонтных работ должны соблюдаться в соответствии с рекомендациями, указанными в технической документации на оборудование, либо планом проведения ремонта (при его наличии), утвержденным руководителем бюджетной организации.

При проведении ремонта хозяйственным способом помимо комплектующих и запчастей к оргтехнике могут использоваться расходные материалы: чистящие растворы, салфетки и др.

Заработная плата лицу, ответственному за проведение ремонта оргтехники, начисляется в общем порядке.

Затраты по ремонту оргтехники, проводимому собственными силами, отражаются по статьям (элементам) бюджетной классификации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.12.2008 № 208 (приложение 6):

1.10.01.00 «Заработная плата рабочих и служащих»;

1.10.02.00 «Взносы (отчисления) на социальное страхование»;

1.10.03.05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения»;

1.10.10.02 «Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря» и др.

Приведем типовые бухгалтерские записи, используемые при выполнении работ по ремонту оборудования хозяйственным способом.

Подрядный способ ремонта

Для проведения подрядного ремонта оргтехники привлекаются сторонние специализированные организации, с которыми заключается договор на проведение ремонта. В договоре указываются конкретный объект ремонта, вид производимых работ, сроки проведения и другие условия.

Выполненные работы оформляются актом выполненных работ и относятся на фактические расходы бюджетной организации. В акте или прилагаемых к нему документах (спецификация, расчеты, калькуляция) должен быть подробно раскрыт состав произведенных затрат и выполненных работ.

Услуги сторонних организаций по проведению ремонта оргтехники планируются и исполняются по элементу 1.10.10.02 «Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря».

Приведем типовые бухгалтерские записи, используемые при выполнении работ по техническому обслуживанию оргтехники (оборудования) и ремонту подрядным способом.

Модернизация оргтехники

Модернизация - совокупность работ по усовершенствованию объекта путем замены его конструктивных элементов и систем более эффективными, приводящая к повышению технического уровня и экономических характеристик объекта.

По устаревшим образцам техники ремонт становится экономически нецелесообразным, поскольку поиск оригинальных запчастей и комплектующих обходится дороже, а использование бывших в эксплуатации, восстановленных запчастей имеет ограниченное техническое значение. Поэтому при большой степени износа дешевле обходится замена изношенного объекта новым. Электронная техника подвержена моральному износу, который восстановлению не подлежит. В этом случае проводится модернизация объекта основных средств.

Основная особенность модернизации - это проведение работ над работоспособным, неизношенным объектом. К ней можно отнести замену процессора, добавление оперативной памяти, установку жесткого диска большей емкости. Однако возможность модернизации также ограничена сроками поддержки выпуска производителями отдельных комплектующих и объекта как комплекса в целом.

При проведении модернизации увеличивается первоначальная стоимость объекта на сумму произведенных расходов и затрат.

Фактические затраты, связанные с реконструкцией (модернизацией, реставрацией) основных средств, проведением иных аналогичных работ (далее - реконструкция), отражаются по дебету субсчета 210 и кредиту субсчетов счета 10 «Текущие счета по бюджету», 11 «Текущие счета по внебюджетным средствам», 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетов. По окончании реконструкции суммы затрат, учтенные на субсчете 210, списываются с этого субсчета в дебет субсчетов 200, 202 «Расходы за счет других бюджетов» (при реконструкции основных средств за счет средств бюджета соответствующего уровня). Одновременно производится запись по дебету субсчетов счета 01 «Основные средства» и кредиту субсчета 250 «Фонд в основных средствах» (часть первая п.18 Инструкции № 60).

Приведем типовые бухгалтерские записи, используемые при выполнении работ по модернизации основных средств.

14.01.2016

Ольга Козарез, главный бухгалтер бюджетной организации