Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Если в организации отсутствуют условия для хранения документов в электронном виде, их следует распечатывать и хранить на бумажном носителе?

ОТВЕТ: Зависит от сроков хранения документов.

Документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения можно хранить без создания идентичных по содержанию документов на бумажном носителе при условии, что информационная система, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Организация может дополнять перечень таких документов, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству слова «без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)» заменены словами «за исключением документов с отметкой «ЭПК» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Документы в электронном виде временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, если в организации нет соответствующих условий для их хранения, предпочтительнее создавать на бумажном носителе (глава 6 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

Для ускорения работы с такими документами, а также в справочно-информационных целях они могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом, при этом хранению будет подлежать оригинал, созданный на бумажном носителе.

В случае если документы временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения были созданы в электронном виде, они подлежат распечатыванию и заверению.

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (части пятая и шестая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Электронные документы подлежат удостоверению в соответствии с Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Заверенная копия документа в электронном виде или удостоверенная копия электронного документа на бумажном носителе будут подлежать архивному хранению.

10.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела