Материал помещен в архив

ЭТАПЫ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов осуществляется в два этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии. Методическое руководство этой работой осуществляет заведующий архивом (лицо, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется в архиве организации. На этом этапе дела постоянного срока хранения отбираются для передачи в государственный архив (если организация является источником комплектования государственного архива), а дела временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, если сроки их хранения истекли, выделяются к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации по итогам формирования и оформления дел в течение делопроизводственного года осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются к уничтожению.

Отбор дел за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период времени. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии организации (в ее состав обязательно включается заведующий архивом) должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, масштаб их деятельности, связи с другими организациями. Эксперты также должны владеть информацией о реорганизациях, прошедших в организации, взаимосвязях структурных подразделений, постановке делопроизводства и т.д.

Все эти сведения помогут определить при экспертизе характер документации, откладывающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность, а также поможет установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, и в каких - дела второстепенного значения.

В ходе просмотра дел при проведении экспертизы ценности документов изымаются дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения. Необходимо обратить внимание на экспертизу ценности дел, где кроме указания срока хранения дополнительно стоит отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), например: «10 лет ЭПК». Такая отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые следует хранить постоянно. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Из документов, отобранных на постоянное хранение, формируется отдельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.

В зависимости от значения документов для них устанавливаются постоянные и временные сроки хранения.

Дела постоянного хранения включаются в опись дел постоянного хранения.

Дела временного хранения подразделяются на две категории: временного, свыше 10 лет, хранения и временного, до 10 лет, хранения. На дела временного (свыше 10 лет) хранения составляется отдельная опись. Отдельная опись составляется также на дела временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу (например, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела уволенных работников, личные карточки работников, лицевые счета на выдачу заработной платы и др.).

После проведения экспертизы дела временного (до 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли, выделяются к уничтожению на основании акта. При этом следует помнить, что исчисление сроков хранения большинства документов производится с 1 января нового делопроизводственного (календарного) года после окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 г., началось с 1 января 2006 г. Например, дело имеет срок хранения 3 года и было заведено в делопроизводстве в 2005 г. Срок хранения этого дела - 2006-2008 гг. Следовательно, только после 1 января 2009 г. это дело может быть отобрано к уничтожению. Обязательным условием уничтожения дела с истекшими сроками хранения является наличие согласованных и утвержденных в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу.

При отборе документов для уничтожения учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «после проведения комплексной налоговой проверки» и т.п.

Особое внимание необходимо обращать на экспертизу ценности документов, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами. Это прежде всего документы планово-отчетного характера, статистические документы, документы бухгалтерского учета и отчетности. К ним относятся справки, сведения за относительно короткие сроки, основное содержание которых поглощается сводными документами за более длительный отрезок времени. Например, при наличии годовых отчетов, как правило, уничтожаются аналогичные квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты и уничтожаются только месячные. На основании первичных документов (справок, сведений), подготовленных различными структурными подразделениями организации, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов практические поглощается сводными, то эти первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если же первичные документы содержат конкретные сведения, которые могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и которые не находят достаточного отражения в сводных документах, то наравне со сводными на хранение оставляются и первичные документы.

При проведении экспертизы следует также определить, в каких структурных подразделениях организации нужно оставить дублетные документы на хранение, а в каких их можно уничтожить. К примеру, такой вид документа, как договор по определенному вопросу, может храниться и в бухгалтерии, и в юридической службе, и в производственном отделе организации. При установлении срока хранения этого вида документа эксперты решают, где он будет храниться постоянно, и где, например, 3 года. Такой порядок хранения находит отражение прежде всего в номенклатуре дел. При этом следует учитывать, что на постоянное хранение в результате экспертизы отбираются подлинники документов, а копии при наличии подлинников уничтожаются. В то же время при отсутствии по тем или иным причинам подлинников документов на хранение оставляются копии как документы, воспроизводящие информацию утраченных подлинников.

16.03.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела