Материал помещен в архив

ВОПРОС: Ежедневно в отдел кадров учреждения здравоохранения поступает большое количество (25-50) заявлений о разрешении замены временно отсутствующих работников в различных формах: установление доплат, разрешение работы сверх установленной продолжительности рабочего времени, разрешение совмещения, временный перевод на период болезни или отпуска основного работника. Указанные формы замены носят временный характер, устанавливаются на короткий срок (иногда лишь на 1-2 дня). На основании заявлений издаются соответствующие приказы.

Какой срок хранения у таких приказов? Если в законодательстве не установлен срок хранения приказов о временных заменах (доплатах, переводах), может ли экспертная комиссия организации установить срок 3 года (с учетом того, что информация из приказа вносится в лицевые счета работников, которые хранятся 75 лет)?

ОТВЕТ: Трудовые отношения нанимателя и работников, описанные в вопросе, регламентированы в ст.67 и 68 Трудового кодекса РБ (далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в ст.67 и 68 ТК на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения.

Так, согласно ст.67 ТК работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены), производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Статьей 68 ТК определено, что при временном заместительстве замещающему работнику в организациях, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, оплата производится в размере должностного оклада, предусмотренного штатным расписанием замещаемого работника (без надбавок и доплат).

Таким образом, приказы о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника и установлении доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, а также приказы о временном заместительстве являются одним из оснований для исчисления размера и выплаты заработной платы работнику за конкретный период работы.

Нормативными правовыми актами РБ конкретные сроки хранения таких приказов не определены. При определении сроков хранения указанных приказов следует учитывать, что согласно ст.2 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан. Следовательно, указанные разновидности приказов относятся к группе приказов по личному составу.

Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140) для приказов по личному составу установлены следующие сроки хранения:

• о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах РБ и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах РБ и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. При этом в случае, если данные приказы используются при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), то для них устанавливается срок хранения 75 лет.

Таким образом, для всех приказов по личному составу, являющихся основанием для исчисления размера и выплаты заработной платы работнику, нормативными правовыми актами РБ устанавливается срок хранения 75 лет. На этом основании представляется, что для приказов о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника и установлении доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, а также приказов о временном заместительстве экспертной комиссией организации также должен быть установлен срок хранения 75 лет.

06.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела