Факсимиле: где проставляем и как используем

Владимир Михед
магистр юридических наук, юрисконсульт унитарного предприятия «Лебяжий Парк»

24.04.2025

В материале рассмотрено, какие документы можно подписывать факсимиле руководителя организации, а также какие приказы следует издать в организации для обоснования возможности использования факсимиле.

Законодательство не содержит определения понятий «факсимиле» и «факсимильная подпись».

На практике под факсимиле понимают:

• клише, то есть предмет, который позволяет многократно воспроизвести точное изображение собственноручной подписи;

• оттиск подписи на деловом документе, выполненный с помощью такого клише. Оттиск подписи еще называют факсимильная подпись или факсимиле подписи.

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной, использование факсимиле допускается в отношении гражданско-правовых договоров, а точнее, совершаемых в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения).

Так, сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон (п.1 с.161 ГК).

Факсимиле руководителя организации можно использовать для подписания договоров при соблюдении в совокупности следующих условий (ч.1 п.2 ст.402 ГК):

• использование факсимиле не противоречит законодательству. В настоящее время законодательство не содержит ограничений на подписание каких-либо видов договоров с помощью факсимиле;

• использование факсимиле не противоречит соглашению сторон. Иными словами, подписать договор с помощью факсимиле можно, если стороны не пришли к соглашению о запрете использования факсимиле;

• обеспечена идентификация стороны по договору. То есть факсимильная подпись позволяет точно установить, что договор подписан именно стороной этого договора (уполномоченным на это представителем).

При использовании факсимиле могут возникнуть различные риски, например:

• договор может быть признан недействительным как противоречащий требованиям законодательства (ст.169, ч.1 п.2 ст.404 ГК). Это возможно, если факсимиле проставлено на договор, когда соглашением сторон его использование запрещено;

• существенные условия договора будут считаться несогласованными, а такой договор - незаключенным (ч.1 п.1 ст.402 ГК). Например, партнер может заявить, что не планировал подписывать договор, а факсимиле его подписи проставлено без его ведома неуполномоченным сотрудником;

• факсимиле будет проставлено на договоре без ведома уполномоченного лица. Как следствие, может быть пописан договор, который содержит невыгодные для организации условия. В результате организация может понести дополнительные расходы, связанные с исполнением невыгодной сделки; рассмотрением спора о заключенности договора в суде.

Чтобы избежать подобных рисков в организации нужно обеспечить сохранность факсимиле и ограничить доступ к нему неуполномоченных лиц.

Факсимиле также можно использовать при подписании первичных учетных документов. Данное право предусмотрено ч.3 п.2 ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Справочно Первичный учетный документ должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)) (ч.3 п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Обратите внимание! Не допускается использование факсимиле в первичных учетных документах: 1) включенных в приложение к постановлению Совмина от 24.03.2011 № 360; 2) подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином (п.1 постановления Совмина от 30.12.2022 № 962 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 11 октября 2022 г. № 210-З "Об изменении законов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности"»).

Также нельзя подписывать с использованием факсимиле:

• налоговые декларации;

• банковские документы;

• доверенности (ст.186 ГК);

• копии документа при заверении.

Справочно Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч.4 п.59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4);

• трудовой договор, поскольку каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом (ч.1 ст.18 ТК), иные документы, связанные с трудовыми отношениями работников, и др.

Дополнительно по теме • Можно ли проставлять факсимиле в приказах? • Какие документы можно подписывать с использованием факсимиле? В каком ЛПА это должно быть прописано? • Насколько законно согласовывать приказы в бюджетной организации факсимильной подписью (согласование профсоюза)?

Во избежание негативных последствий для организации альтернативой использования факсимиле уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким работникам организации.

Формы документов • Доверенность на подписание документов (с комментарием). • Доверенность на представление интересов организации в суде и органе, ведущем административный процесс (пример). • Доверенность руководителю филиала ООО (пример).

Если организация решила применять факсимиле, то необходимо разработать порядок ее применения в приказе или ЛПА организации, например, положении, инструкции об использовании факсимиле и т. п.

В ЛПА об использовании факсимиле целесообразно закрепить:

• порядок учета факсимиле в организации. Такой учет можно вести, например, в журнале учета печатей и штампов либо в отдельном журнале;

• место хранения факсимиле и лицо, ответственное за его сохранность. Хранить факсимиле целесообразно в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф;

• перечень работников, которые вправе проставлять факсимиле подписи руководителя на документах. Список таких лиц стоит ограничить во избежание передачи клише разным работникам и снизить риск его несанкционированного использования;

• перечень документов, которые могут быть подписаны с помощью факсимиле. Список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным.

Обратите внимание! Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах: 1) гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом не заключено письменное соглашение о запрете использования факсимиле; 2) исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма; 3) поздравительных открытках и письмах; 4) благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах. Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено;

• действия ответственного лица в случае утраты факсимиле;

• иные вопросы, касающиеся использования факсимиле в организации. Например, порядок изготовления факсимиле, его списания и уничтожения.

Таким образом, факсимиле могут быть подписаны письма, договоры, рекламные буклеты. Порядок использования факсимиле следует закрепить в приказе или ЛПА организации, например, положении, инструкции об использовании факсимиле и т. п.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.