Материал помещен в архив

Факсимиле: рекомендации по использованию и хранению

Нормативного определения факсимиле в настоящее время белорусское законодательство не содержит.

Факсимиле - это клише, которое воспроизводит собственноручную подпись определенного лица.

Процедура использования факсимиле законодательством не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать локальный правовой акт, который регламентирует порядок его применения.

Факсимиле не подтверждает, что в документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Во избежание спорных моментов факсимиле следует применять в порядке, позволяющем идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Таким образом, организации, применяющей факсимиле, следует:

1. Утвердить перечень должностных лиц организации, которые вправе проставлять факсимиле, либо издать приказ.

Проставлять факсимиле может как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько сотрудников. Наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише работникам других подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования.

Приведем фрагмент приказа:

«Предоставить право проставлять на документах факсимиле подписи директора ООО «Рассвет» секретарю-референту Барыкиной Светлане Юрьевне.

В период временного отсутствия секретаря-референта (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т. п.) право проставлять факсимиле подписи директора предоставляется специалисту по кадрам Гурьевой Людмиле Николаевне».

2. Утвердить перечень документов организации, на которых допускается проставление факсимиле. Такой перечень документов должен быть исчерпывающим.

Приведем пример перечня.

Перечень документов организации, на которых допускается проставление факсимиле (пример)

1. Гражданско-правовые договоры (на договорах поставки на сумму не более 30 000 бел. руб.).

2. Дополнительные соглашения и приложения к гражданско-правовым договорам.

3. Исходящие письма (при наличии визы директора, заместителя директора и (или) иного должностного лица на проекте письма).

4. Поздравительные открытки.

5. Благодарственные письма.

6. Благодарности, почетные грамоты, дипломы.

Справочно Подробнее см. материал «Факсимиле: на каких документах правомерно проставление».

3. Издать приказ с указанием работника, ответственного за сохранность факсимиле, а также определить работника в случае временного отсутствия ответственного лица.

Ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица. Это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в перечень документов организации, на которых допускается проставление факсимиле, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Приведем фрагмент приказа:

«Назначить лицом, ответственным за сохранность факсимиле директора, главного бухгалтера Ванюшину Екатерину Сергеевну.

В период временного отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т. п.) главного бухгалтера Е.С.Ванюшиной обеспечение сохранности факсимиле возлагается на бухгалтера Васько Александру Владимировну».

Обязанности по сохранности факсимиле можно включить в должностную инструкцию работника (часть четвертая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

Приведем фрагмент должностной инструкции:

«Лицо, ответственное за сохранность факсимиле директора, обязано не допускать:

хранения факсимиле в неустановленном месте (на столе, в незапертом ящике стола и т. п.);

других работников, посторонних лиц к месту хранения факсимиле;

передачи ключей от места хранения другим сотрудникам».

4. Утвердить инструкцию (положение) об использовании, хранении и уничтожении факсимиле (ЛПА).

Учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации, его можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Необходимо назначить сотрудника, ответственного за ведение такого журнала.

Журнал учета факсимиле должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, в котором работает ответственный сотрудник (например, юридический отдел или бухгалтерия), согласно пп.152, 161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.161 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Помимо порядка учета, использования в ЛПА целесообразно указать:

• конкретные меры по сохранности факсимиле.

Пример Лицо, ответственное за хранение факсимиле, обязано немедленно сообщить директору (при его отсутствии - заместителю директора, иному должностному лицу) об утрате факсимиле.

Директор (заместитель директора и (или) иное должностное лицо) принимает решение об обращении в правоохранительные органы и (или) проведении внутреннего расследования. Для проведения внутреннего расследования может быть создана комиссия.

Хранить факсимиле необходимо в месте, недоступном широкому кругу лиц и позволяющем ограничить несанкционированный доступ. Местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф;

• порядок уничтожения.

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит.

Пример Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директору организации.

Факт уничтожения факсимиле целесообразно оформить приказом руководителя и актом об уничтожении факсимиле.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав также утверждается приказом.

В акте об уничтожении факсимиле должны быть указаны:

• наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;

• оттиск уничтожаемого факсимиле;

• основание уничтожения;

• способ, время и место уничтожения.

13.03.2020

Ольга Марочкина, юрист