Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства содержат требования к организации работы с документами по личному составу.

Под формированием дел понимают группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел (часть первая п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). В дела с приказами (распоряжениями) по личному составу группируются указанные документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. Приложения формируются в дела вместе с приказами (распоряжениями) по личному составу, к которым они относятся.

Принципы формирования дел

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения, которые закреплены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень):

• о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет;

• приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 75 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В номенклатуру дел организации можно включать два таких дела с обобщенным заголовком «по личному составу» с указанием в скобках двух-трех разновидностей приказов, включаемых в каждое дело, например: «Приказы директора по личному составу (о приеме, переводе, увольнении и др.)», срок хранения которых 75 лет, и «Приказы директора по личному составу (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из отпуска, наложении дисциплинарных взысканий и др.)», срок хранения которых 3 года (подп.2.8.2 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Приказы (распоряжения) по личному составу определенных разновидностей при их значительном количестве могут формироваться в отдельные дела. Например, в организации могут формироваться отдельные дела с приказами (распоряжениями) о премировании, приказами (распоряжениями) о поощрении и награждении, приказами (распоряжениями) об оказании материальной помощи и др. В этом случае заголовки всех этих дел включаются в номенклатуру дел организации отдельно. При этом в заголовках дел с приказами (распоряжениями) по личному составу их обобщенное наименование («по личному составу») не указывается, а приводится полный перечень разновидностей приказов (распоряжений), включенных в каждое отдельное дело номенклатуры дел организации, например: «Приказы директора о поощрении и награждении», «Распоряжения директора о премировании» и др.

Приказы (распоряжения) по личному составу во многих случаях издаются на основе заявлений, докладных записок, представлений и др. Для таких документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.), Перечнем также установлен срок хранения 3 года.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.170 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Варианты формирования дел

Можно предложить три варианта формирования дел с указанными документами.

1. Формировать в отдельные дела приказы (распоряжения) по личному составу и документы, послужившие основанием для их издания.

2. В течение делопроизводственного года формировать в одно дело приказы (распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания, затем при подготовке дел к передаче в архив организации проводить переформирование дел, вынимая документы с трехлетним сроком хранения, так как допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

3. Формировать в одно дело приказы (распоряжения) по личному составу и документы, послужившие основанием для их издания, и передавать на хранение в архив организации, тем самым продлевая срок хранения документов с трехлетним сроком хранения до 75-летнего.

Обратите внимание! Организация имеет право увеличивать срок хранения документов по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению индивидуального предпринимателя (примечание 9 к Перечню). Однако решение об увеличении сроков хранения, принимаемое организацией, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

16.08.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела