ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа - это зафиксированная письменно информация, позволяющая получить ее однозначное толкование.

Тексты документов могут быть представлены в различных формах:

• связный текст;

• анкета;

• таблица;

• комбинированный (текст + таблица) (п.6.1 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Связный текст

В документах, которые представляют собой связный текст:

• используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (например, «администрация не возражает»);

• местоимения заменяются существительными (например, «завод просит», «банк не возражает», «колледж направляет» или «направляем», «считаем возможным» и т. д.).

В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях) текст излагается от 1-го лица («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»), в постановлениях и решениях в тексте используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (например, «Совет ПОСТАНОВЛЯЕТ», «правление РЕШИЛО»).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (например, «постановили», «решили», «предлагаем»).

В протоках используется форма изложения от 3-го лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»), запись текста ведется от 3-го лица единственного числа (например, «Белоцкая О.А. возражает и предлагает»).

Анкета

Справочно

Анкета - форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Информация в анкете может быть представлена в словесной, а также в цифровой форме.

В анкете информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да - нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.

Таблица

Справочно

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Информация в таблице может быть представлена как в словесной, так и в цифровой форме.

Таблица позволяет представить информацию более компактно. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т. п.).

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Таблицы имеют два уровня членения текста:

1) вертикальный (графы);

2) горизонтальный (строки).

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф без их названий. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления текста - комбинированная форма, содержащая сочетание связного текста с анкетой или таблицей.

Справочно

Для более детального изучения см.:

• «Содержательная часть документа: реквизит "Текст"»;

• «Правила составления и оформления реквизита "Заголовок к тексту"».

14.11.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»