Материал помещен в архив

ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: МЕТОДЫ, ЦЕЛИ И ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ

Эффективность работы организации во многом зависит от того, насколько рационально в ней организован труд. Именно рациональное использование рабочего времени может значительно повысить производительность труда, а значит, и снизить себестоимость выпускаемой продукции, что в условиях рыночных отношений положительно влияет на ее конкурентоспособность. Выявить скрытые резервы можно путем проведения фотографии рабочего времени (ФРВ).

Фотография рабочего времени - последовательное фиксирование времени, затрачиваемого работником в течение рабочего дня (смены) на выполнение определенных технологическим процессом операций и перерывы в работе (абзац 8 п.6 Инструкции по оценке условий труда при аттестации рабочих мест по условиям труда и предоставлению компенсаций по ее результатам, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.02.2008 № 35).

Наиболее адекватным показателем производительной деятельности работника является интенсивность его труда. Интенсивность труда представляет собой напряженность труда или затраты труда в течение определенного промежутка времени либо на выполнение определенного объема работы. При более интенсивном труде при прочих равных условиях в единицу времени создается больше продукции.

Необходимо различать интенсивность и тяжесть труда. Тяжесть труда связана с воспроизводством рабочей силы и характеризует степень влияния всей совокупности элементов условий труда на функциональное состояние и здоровье человека. Чрезмерная тяжесть труда снижает работоспособность человека и вызывает утомление. Определенная степень утомления необходима для развития профессиональной выносливости, совершенствования навыков. Однако чрезмерное утомление - это отрицательный фактор, который вызывает переутомление и в итоге заболеваемость и снижение эффективности труда работника.

Принципиальное различие между интенсивностью и тяжестью труда состоит в том, что тяжесть труда определяется всеми затратами рабочей силы (производительными и непроизводительными), тогда как интенсивность труда - только производительными, воплощающимися в полезном результате труда.

Из всех существующих показателей интенсивности труда предпочтительны показатели, основанные на изучении работы и оценке ее результатов. Наиболее универсальный показатель - это время занятости производительным трудом, т.е. время непосредственной работы.

Существует несколько методов изучения затрат рабочего времени. Правильно выбрать метод, который наиболее подходит для конкретной ситуации, поможет приведенная ниже таблица, в которой приводятся преимущества и недостатки различных методов изучения.

Время занятости производительным трудом рекомендуется определять с помощью ФРВ, а также методом моментных наблюдений, так как этот метод позволяет определить время занятости сразу большой группы работающих и не оказывает на них заметного психологического воздействия.

Цели проведения фотографии рабочего времени

Основная цель проведения ФРВ - выяснение точного бюджета рабочего времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования. Вместе с тем ФРВ может проводиться для достижения других целей. Назовем важнейшие из них.

1. Определение структуры рабочего времени, в ходе чего выявляются наиболее затратные операции и виды работ, определяются приоритеты сотрудника в работе (используется правило: чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает).

2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности труда сотрудника, поиска наиболее оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда в организации. При этом метод ФРВ должен применяться в отношении нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность разрабатываемых норм.

4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят основные потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации труда. Фотография рабочего времени позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить их оптимальность.

7. Оценка эффективности труда отдельно взятого сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фотографии рабочего времени

Технология проведения ФРВ состоит из нескольких этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Этап 1. Определение целей проведения фотографии рабочего времени и вида фотографии рабочего времени, соответствующего поставленным целям. Как уже отмечалось, цели проведения ФРВ могут быть различными. Вид ФРВ должен соответствовать поставленным целям. Выбрать наиболее подходящий вариант (вид) ФРВ поможет следующая таблица.

Жестких требований в отношении того, какой вид ФРВ использовать в зависимости от поставленной цели (или целей), не существует. Поэтому в каждом конкретном случае этот вопрос решается с учетом всех существующих возможностей и ограничений.

Перечислим факторы, ограничивающие использование того или иного метода:

недостаток ресурсов для проведения полномасштабной серии ФРВ;

ограничения производственного процесса, из-за чего сложно организовать стороннее наблюдение (например, недостаток места);

невозможно использовать самонаблюдение, так как затраты времени на фиксацию результатов могут нарушить технологический процесс (при жестко регламентированной деятельности, например на конвейере);

невозможно использовать самофотографию по причине низкого образовательного уровня сотрудников (затраты времени на обучение не окупятся);

использование самофотографии непригодно, так как требуется стороннее экспертное заключение;

другие факторы.

Этап 2. Определение параметров анализа. Выбор оснований классификации затрат времени. Проведение предварительной аналитической работы по группировке временных затрат. Для качественного выполнения ФРВ важно заранее классифицировать затраты рабочего времени.

Существуют как типичные затраты рабочего времени, так и специфичные. Кроме того, нужно помнить о целях наблюдения и придерживаться той степени детализации затрат рабочего времени, которая достаточна в каждом конкретном случае. Излишняя детализация может значительно увеличить время на обработку результатов и потребовать дополнительной работы по укрупнению полученных данных для получения нужных выводов. И наоборот, слишком сильное укрупнение может привести к тому, что важные моменты будут упущены и в результате не будут достигнуты те цели, ради которых проводилась ФРВ.

Общепринятая классификация затрат рабочего времени следующая.

Все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.

Время работы - это время выполнения производственного задания плюс время выполнения работы, не предусмотренной заданием.

Время выполнения производственного задания - это подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) плюс оперативное время (время выполнения самой работы) плюс время обслуживания рабочего места (в течение рабочего дня).

Оперативное время - это основное время плюс вспомогательное время. Например, при выполнении работы по набору текста на компьютере основное время - это набор текста, а вспомогательное - проверка ошибок. В случае работы токаря за станком основное время - это обработка заготовки (материала) инструментом, вспомогательное - смена инструмента.

Время обслуживания рабочего места - это время технического обслуживания плюс время организационного обслуживания. Например, при выполнении работы по вводу данных в компьютер время технического обслуживания будет состоять из настройки программы под конкретное задание, а время организационного обслуживания - из классификации бумажных носителей, с которых вводится информация, и определения, очередности их обработки.

Время выполнения работы, не предусмотренной заданием, - это время выполнения случайной работы плюс непроизводительная работа.

Время перерывов - это время регламентированных перерывов плюс время нерегламентированных перерывов.

Наиболее приемлема такая классификация для целей нормирования рабочего времени. При нормировании все перечисленные затраты рабочего времени делятся на нормируемые и ненормируемые.

Перечислим нормируемые затраты рабочего времени (включаются в норму времени):

подготовительно-заключительное время;

оперативное время;

время обслуживания рабочего места;

время перерывов, предусмотренных технологией;

время на отдых и личные надобности.

К ненормируемым затратам рабочего времени относятся:

потери времени по организационно-техническим причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда);

нарушения трудовой дисциплины.

Чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

Если ФРВ проводится не в целях нормирования, то более адекватной может быть какая-либо другая классификация затрат рабочего времени. Помочь в разработке классификации может предварительная аналитическая работа (изучение отчетов и планов сотрудников, беседы с их руководителем, изучение технической документации). Например, для проведения ФРВ среди руководителей организации для целей оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности системы управления может быть разработана следующая классификация затрат рабочего времени руководителей.

1. По направлению работы: работа с внешней средой и работа внутри организации.

2. По месту приложения работы: работа на чужой территории и работа на своей территории.

3. По функции работы (анализ данных): 1) планирование; 2) работа с подчиненными (постановка задач, разъяснения, обсуждения); 3) организация работ и их координация; 4) контроль; 5) оценка выполнения работ, корректировка; 6) работа по регламентации деятельности; 7) прочее.

4. По форме работы: 1) телефонные разговоры (делятся на внешние и внутренние); 2) переговоры (внешние); 3) консультации, обсуждения (внутренние); 4) работа с базами данных; 5) работа с использованием электронной почты, Интернета; 6) работа с документами; 7) прочая работа.

5. По объекту воздействия: 1) клиенты; 2) потенциальные клиенты; 3) подчиненные; 4) руководство; 5) руководители других подразделений (бухгалтерия, склад, отдел маркетинга, отдел продаж, другие отделы); 6) сотрудники других отделов (бухгалтерия, склад, отдел маркетинга, отдел продаж, другие отделы); 7) компании-партнеры; 8) конкуренты; 9) прочее.

6. По эффективности использования рабочего времени: 1) время, затраченное неэффективно (помехи, нелогично или непропорционально использованное время, нарушения трудовой дисциплины) и 2) время, потраченное эффективно.

Этап 3. Подготовка бланков наблюдения. В качестве бланков обычно используются пустографки, в которых наблюдатель отмечает действие и время его выполнения. Формы фиксации наблюдений могут быть различными. Обычно фиксируют время окончания операции и затем проводят расчеты путем вычитания предыдущего текущего времени из последующего. Также для наблюдателя готовится памятка по классификации затрат рабочего времени, где каждой группе затрат рабочего времени присваивается свое условное обозначение.

Форма бланка и порядок его заполнения могут быть следующими.

Условные обозначения:

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

О - основное время;

Об - время обслуживания рабочего места.

Методическими рекомендациями по установлению норм и нормативов для нормирования труда рабочих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.11.2004 № 134 (далее - Методические рекомендации), предлагается несколько примеров карт наблюдений, форма которых зависит от характера проводимых наблюдений.

Так, при индивидуальной ФРВ, в ходе которой изучается использование времени одним работником в течение смены или другого периода рабочего времени, рекомендуется использовать приведенную в Методических рекомендациях форму 1 «Карта индивидуальной фотографии рабочего времени».

Для разработки норм и нормативов времени наблюдения необходимо проводить за разными исполнителями не менее 6 наблюдений, а при разработке нормативов численности и обслуживания - не менее 3 наблюдений.

Если наблюдения проводятся с целью установления нормативов численности и обслуживания, то по полученным результатам составляется сводный фактический баланс затрат рабочего времени, форма которого также приведена в Методических рекомендациях. После исключения нерациональных затрат и прямых потерь рабочего времени составляется нормальный (проектируемый) баланс затрат рабочего времени.

При проведении групповой ФРВ (в случаях, когда работа выполняется группой работников) Методические рекомендации предлагают воспользоваться формой 2 «Карта групповой фотографии рабочего времени».

Если группа работников состоит из 2-4 человек и они находятся в поле зрения наблюдателя, то наблюдения проводятся методом непосредственных замеров (лист 2 формы 2). Порядок проведения наблюдений такой же, как и при индивидуальной ФРВ, но запись затрат времени проводится поочередно по каждому наблюдаемому работнику.

Таблица одноименных затрат времени, анализ потерь с указанием их причин и баланс рабочего времени составляются также по каждому работнику в карте ФРВ (лист 4 формы 2).

При численности рабочих более 4 человек или в ситуации, когда наблюдатель не успевает фиксировать действия, выполняемые каждым рабочим, изучение затрат времени проводится путем обхода работников с фиксацией действий каждого из них по текущему времени через равные промежутки времени (через 2-5 мин). Действия работников записываются на листе 3 формы 2 в виде индексов в соответствующих графах наблюдательного листа, над которыми указывается присвоенный работнику порядковый номер.

Если целью групповой ФРВ является только изучение использования рабочего времени группой работников в течение смены, то ее целесообразно проводить методом моментных наблюдений.

Метод моментных наблюдений проводится при изучении использования рабочего времени большой группы работников (бригады, структурного подразделения и т.д.) с целью улучшения организации труда, а также разработки нормативов численности и обслуживания. При этом Методическими рекомендациями предусмотрено использование формы 3 «Карта фотографии рабочего времени методом моментных наблюдений».

Сущность данного метода состоит в том, что непрерывное и последовательное фиксирование затрат времени заменяется количественным учетом наблюдаемых моментов работы, перерывов в работе работника и простоев оборудования. При этом наблюдения проводятся методом последовательного обхода рабочих мест с регистрацией в наблюдательном листе формы 3 моментов выполнения действий работников без записи текущего времени или продолжительности (затрат) рабочего времени.

При проведении ФРВ выявляются прямые потери и нерациональные затраты рабочего времени, а также устанавливаются коэффициенты занятости работников в течение смены при рациональной организации их труда.

При самофотографии рабочего времени, которая проводится непосредственно работником, изучаются только потери рабочего времени, причины их возникновения, а также длительность непроизводительной работы. Это позволяет наблюдать, не отрываясь от работы. Для выполнения самофотографии применяется приведенная в Методических рекомендациях форма 4 «Карта самофотографии рабочего времени».

В карте формы 4 работник записывает причины перерывов в работе и причины возникновения непроизводительных затрат времени, время их начала и окончания, вносит свои замечания и предложения.

Обработка карт наблюдений состоит в систематизации всех потерь времени и непроизводительных затрат, обобщении причин их возникновения и предложений, внесенных работниками.

Качество полученных результатов в значительной мере зависит от того, насколько правильно была проведена подготовительная работа, разъяснены задачи самофотографии и выполнен инструктаж работников по заполнению карт наблюдения.

Результаты самофотографий используются для разработки мероприятий по устранению потерь рабочего времени, а также могут быть использованы при разработке нормативов численности и обслуживания.

Кроме ФРВ работников может выполняться фотография времени использования оборудования, которая представляет собой наблюдение за всеми элементами работы оборудования и перерывами в этой работе. Как и при ФРВ работников, изучение использования оборудования может выполняться двумя методами: методом непосредственных замеров времени и методом моментных наблюдений. Техника проведения замеров времени и моментных наблюдений, формы используемых при этом бланков и способы обработки полученных результатов ничем не отличаются от техники, форм бланков и способов обработки результатов, применяемых при выполнении ФРВ работников.

Этап 4. Подготовка (инструктаж и обучение) наблюдателей. При проведении ФРВ большое внимание должно уделяться подготовительным работам, так как от тщательности подготовки во многом зависит качество полученных результатов.

Инструктаж и обучение наблюдателей необходимы независимо от того, есть ли у них соответствующие знания и опыт. В случае, когда организация проводит ФРВ собственными силами, данному этапу нужно уделить особое внимание.

Если у сотрудника совсем нет опыта наблюдения, то важно, чтобы часть наблюдений была проведена вместе с наставником, который указал бы на все нюансы наблюдения и на возможные ошибки.

Наблюдатели должны хорошо знать классификацию рабочего времени и понимать уровень детализации наблюдения. Они также должны понимать, что ни в коем случае не могут вмешиваться в работу наблюдаемого сотрудника.

Этап 5. Планирование времени проведения фотографии рабочего времени, согласование его с заинтересованными лицами (руководителем подразделения, службами, персоналом и др.). Время проведения ФРВ зависит от следующих факторов.

1. Существует ли периодичность в деятельности наблюдаемого сотрудника и если существует, то какова она.

Так, у руководителей, как правило, существует недельный цикл рабочего времени. Например, по понедельникам они посещают совещания у вышестоящих руководителей по общим вопросам, по вторникам - проводят собственные совещания, по четвергам - посещают обособленные подразделения, по пятницам - участвуют в рабочих группах по маркетинговой стратегии и т.п.

У сотрудника отдела кадров обычно имеет место ежедневная периодичность. Так, с 10 до 12 ч такой сотрудник проводит собеседования с новыми работниками при приеме их на работу, а с 15 до 17 ч - оформляет документы по увольняемым сотрудникам.

Что касается периодичности в деятельности работников рабочих профессий, то в этом случае все зависит от отраслевой специфики, вида производства, характера выполняемых ими работ.

2. Намечены ли какие-либо мероприятия, которым может повредить проведение ФРВ.

Любые исследования не должны проводиться в ущерб основной работе, поэтому, если такое возможно, лучше перенести время исследования.

Так, если в период наблюдения планируется проведение аттестации сотрудника, то присутствие наблюдателя на этом мероприятии нежелательно, особенно если вероятны негативные последствия аттестации.

Если в период наблюдения будет отрабатываться новая технология работы, требующая предельной концентрации внимания, то присутствие наблюдателя может исказить результаты. В таком случае ФРВ также лучше перенести на время, когда рабочая обстановка будет штатной.

3. Насколько типичной будет работа в запланированное время.

Не стоит выбирать для наблюдения дни, когда планируется какое-либо разовое крупное событие, например, прием важных гостей или переезд компании.

4. Если ФРВ планируется проводить для нескольких сотрудников, то важно предусмотреть, чтобы все они в это время работали, а не находились в командировках, отпусках или на обучении.

5. В случае, когда планируется проводить более длительный цикл ФРВ, необходимо удостовериться в наличии необходимого уровня загрузки работников, ФРВ которых проводится с целью устранения длительных перерывов в самом процессе ФРВ.

Этап 6. Информирование персонала о планируемой фотографии рабочего времени, разъяснение целей и последствий фотографии рабочего времени. Для устранения возможной нервозности в работе фотографируемых работников, что может негативно отразиться на достоверности получаемых данных, необходимо качественно и доходчиво донести до работников истинные цели проводимой ФРВ.

Этап 7. Проведение фотографии рабочего времени. На данном этапе важно, чтобы сотрудник, выполняющий ФРВ, прежде всего сам имел четкое представление о целях ее проведения и заинтересованность в достоверности получаемых данных. В случае недостаточного уровня качества проведения ФРВ решения, принятые на основе обработки и анализа полученных данных, могут существенно ухудшить положение в организации в части использования рабочего времени и снизить эффективность работы.

Этап 8. Обработка результатов. На данном этапе выполняется оптимизация полученных данных, заключающаяся в группировке фактически сложившихся затрат рабочего времени согласно применяемой классификации затрат рабочего времени (подготовительно-заключительное время, оперативное время, время перерывов и пр.). При этом обязательно выделяются ненормируемые затраты рабочего времени, которые могут быть обусловлены, например, потерей времени по организационно-техническим причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда), нарушениями трудовой дисциплины и другими причинами.

Этап 9. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций). Следует осознавать, что кроме наличия достаточного опыта и теоретических знаний у сотрудника, осуществляющего анализ обработанных результатов, должно быть четкое понимание целей проводимых мероприятий, связанных с ФРВ. В отсутствие конкретной цели проводимый анализ рискует превратиться в теоретические расчеты без возможности их практического применения.

На основе проведенного анализа руководитель организации принимает решение по разработке мероприятий, направленных на оптимизацию использования рабочего времени сотрудников.

Заключение

Итак, ФРВ - это один из методов изучения эффективности использования рабочего времени, который проводится в целях выявления резервов повышения производительности труда.

Проведение ФРВ позволяет выявить устаревшие и ошибочные нормы, провести анализ использования рабочего времени передовыми работниками, определить рациональный состав бригады и формы разделения труда при бригадном методе организации труда, получить данные о часовой выработке продукции в течение смены.

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания могут применяться следующие виды ФРВ: индивидуальная; групповая; бригадная; ФРВ многостаночника; маршрутная; самофотография рабочего времени.

Специалисты, которые проводят ФРВ, помимо упомянутых выше Методических рекомендаций должны использовать в своей работе положения иных нормативных документов, в частности:

Методических рекомендаций по определению оптимальных соотношений численности руководителей, специалистов и других служащих аппарата управления коммерческих организаций, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 19.05.2009 № 63;

Инструкции о порядке организации нормирования труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 21.03.2008 № 53;

Методических рекомендаций по определению нормативов времени на отдых и личные надобности работников в отраслях экономики, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.09.2005 № 125;

Методических рекомендаций по установлению норм управляемости для руководителей производственных структурных подразделений коммерческих организаций, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.12.2004 № 163.

26.02.2010 г.

Алексей Пархимович, ведущий экономист по труду