Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ГИБЕЛЬ, УТРАТА, ПОРЧА, НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Требования нормативных правовых актов и методических документов в сфере делопроизводства и архивного дела направлены на обеспечение надлежащей сохранности документов организации. Установлен порядок определения срока хранения документов, закреплены сроки хранения типовых документов и др.

При отсутствии достоверных документов, отражающих деятельность организации, она несет определенные риски, например риск наложения штрафов контролирующими органами или потенциальной возможности претензий, судебных исков со стороны работников или клиентов.

Ответственность за сохранность и доступность документов, образующихся в деятельности организации, независимо от места их хранения, возлагается на руководителя организации (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Несмотря на это, по различным причинам в организации (в делопроизводстве, в архиве) могут происходить гибель, утрата, порча или незаконное уничтожение документов.

Гибель

Гибель документов может произойти в результате пожара, возгорания, затопления, взрыва и других чрезвычайных обстоятельств. Такой факт обязательно должен быть документально зафиксирован. Организации необходимо подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и ее вина в уничтожении документов отсутствует. Для этого необходимо иметь документы, подтверждающие факт того, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место. Наличие подтверждения, выданного соответствующим государственным органом, снимает вину с организации.

Если гибель документов произошла в результате пожара, то составляется акт с указанием списка погибшего имущества, куда включаются и документы.

Акт осмотра поврежденного имущества, включая документы (пример)

27.05.2019 № 5

г. Минск

осмотра поврежденного имущества

Составлен комиссией:

Председатель - начальник хозяйственного департамента А.П.Ясюкевич.

Осмотр проводился с 18.05.2019 по 27.05.2019.

Установлено:

1. В результате _________________________ кабинета 216, расположенного на 2-м этаже, выявлено повреждение следующего имущества:

- _____________________________________, инвентарный номер ________;

- _____________________________________, инвентарный номер ________;

- _____________________________________, инвентарный номер ________.

Указанное имущество восстановлению не подлежит.

2. Повреждены следующие документы на бумажных носителях:

- дело № 06-20 «Товарные накладные на отпуск товарно-материальных ценностей» за 2012-2014 годы, количество томов - 4;

- дело № 06-22 «Путевые листы и приложения к ним» за 2013-2014 годы, количество томов - 3;

<...>

В результате повреждения указанных документов текст не подлежит прочтению.

Порча

Порча документов может быть умышленной и неумышленной.

Умышленная порча производится для сокрытия, изменения информации, содержащейся в документе.

Неумышленная порча документов может стать результатом ненадлежащего хранения документов из-за отсутствия помещения, специальных средств хранения (стеллажи, шкафы и др.), а также поддержания санитарно-гигиенического режима. Обеспечение санитарно-гигиенического режима предохраняет документы от биоповреждений и загрязнения, исключает возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее - Закон об архивном деле).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.13 Закона об архивном деле в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Утрата

В целях предотвращения утраты документов организации устанавливается охранный режим, который обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана организации обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, постом охраны, системой контроля доступа, системой видеонаблюдения и др.

Незаконное уничтожение

Незаконное уничтожение документов подразумевает уничтожение документов с нарушением установленного законодательством порядка.

Уничтожение документов Национального архивного фонда постоянного хранения запрещается (ст.25 Закона об архивном деле).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.25 Закона об архивном деле в ред. Закона № 163-З.

Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства - Министерством юстиции Республики Беларусь постановлением от 24.05.2012 № 143 утверждены Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, в которых закреплен порядок уничтожения документов.

Важно правильно определить срок хранения документов, верно их исчислить, составить описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Справочно Как правильно определить сроки хранения документов, см. раздел 1 подборки «Хранение документов в организации».

Ответственность

1. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут административную ответственность в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена в виде штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь.

2. В случае хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, хищения бланков предусмотрена уголовная ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста на срок до 6 месяцев, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.

Те же действия, совершенные в отношении документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности, наказываются штрафом, или арестом, или ограничением свободы на срок до 5 лет, или лишением свободы на тот же срок (ст.377 Уголовного кодекса Республики Беларусь).

3. Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения (часть вторая ст.76 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2021 г. Законом Республики Беларусь от 10.12.2020 № 68-З из части второй ст.76 Закона № 1596-XII слова «Республики Беларусь» исключены.

Соблюдение требований нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела (правила составления номенклатуры дел, формирования документов в дела, принципы регистрации документов и т. д.) позволяет избежать гибели, утраты, порчи, незаконного уничтожения документов.

Во всех случаях организация должна по возможности восстановить утраченные документы. Например, дубликат устава можно получить в регистрирующем органе, первичные учетные документы восстанавливаются путем получения заверенных копий у лиц, с которыми производились хозяйственные операции, и др.

25.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела