Годовое общее собрание участников хозяйственного общества: порядок созыва и проведения

Дмитрий Жилевский
юрист

28.02.2025

СРОК И ЦЕЛИ ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Общее собрание участников хозяйственного общества (ОС) - высший орган управления хозяйственного общества.

Срок проведения годового общего собрания указывается в уставе хозяйственного общества, но не может быть позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Если в уставе срок не указан, его проводят не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

В хозяйственном обществе, состоящем из одного участника, общее собрание не проводится, вместо него оформляется письменное решение единственного участника хозяйственного общества (ч.8 ст.36, ч.10 ст.45 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»). Такое решение также должно быть принято не позднее 31 марта года, следующего за отчетным. В решении должны быть разрешены все вопросы, предусмотренные законодательством в отношении годового общего собрания.

Хозяйственное общество, состоящее из двух и более участников, обязано проводить годовое общее собрание.

Цель проведения годового общего собрания - предоставить участникам хозяйственного общества информацию о результатах деятельности общества за истекший финансовый год, на основе которой общее собрание может, а в случаях, предусмотренных Законом № 2020-XII, - должно принять решения, стратегически важные для деятельности хозяйственного общества. Таким образом, проведение годового общего собрания предоставляет возможность участникам хозяйственного общества «подвести итоги года» такого общества.

Обратите внимание! При подготовке и проведении годового общего собрания очень важно соблюдать требования законодательства и локальных правовых актов хозяйственного общества (ч.6 ст.36 Закона № 2020-XII): нарушение их требований может повлечь возможность признания недействительным решения годового общего собрания в судебном порядке. Вместе с тем для признания решения общего собрания недействительным, помимо нарушений порядка его подготовки и созыва, необходимо одновременное наличие факта нарушения прав и (или) законных интересов участников хозяйственного общества (чч.7, 9 ст.45 Закона № 2020-XII).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1. ГК.

2. Закон № 2020-XII.

3. Постановление Пленума ВХС от 31.10.2011 № 20 «О некоторых вопросах рассмотрения дел с участием коммерческих организаций и их учредителей (участников)».

4. Свод правил корпоративного поведения, рекомендованный приказом Минфина от 18.08.2007 № 293.

5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

6. Устав хозяйственного общества, локальные правовые акты хозяйственного общества, утв. общим собранием участников.

ПОВЕСТКА ДНЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Повестка дня общего собрания - вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании.

Повестка состоит из 2 групп вопросов:

1) обязательные вопросы повестки дня годового общего собрания;

2) факультативные вопросы повестки дня годового общего собрания.

Обязательные вопросы повестки дня годового общего собрания

Установлены обязательные требования к содержанию повестки дня годового общего собрания - вопросы, которые обязательно должны быть рассмотрены участниками годового ОС (чч.2, 3 ст.36 Закона № 2020-XII).

Годовые отчеты

Законодательство не указывает, что понимать под годовыми отчетами применительно к проведению годового ОС, и не устанавливает требования к их содержанию.

В данном случае можно руководствоваться ч.5 ст.33 Закона № 2020-XII, согласно которой общему собранию участников хозяйственного общества подотчетны:

• исполнительный орган;

• совет директоров (наблюдательный совет) (при его наличии в конкретном хозяйственном обществе);

• ревизор (ревизионная комиссия).

Исходя из этого, полагаем, что вышеуказанные органы обязаны отчитываться перед общим собранием участников хозяйственного общества по результатам своей работы за год. Соответствующие письменные отчеты должны быть рассмотрены на годовом общем собрании.

Справочно Для акционерных обществ рекомендации к содержанию годовых отчетов предусмотрены пп.18, 19, 20 гл.7 Свода. Этими рекомендациями может руководствоваться и ООО (ОДО).

Требования к содержанию письменных годовых отчетов органов хозобщества могут быть предусмотрены:

• уставом;

• ЛПА хозобщества (например, Положением об общем собрании участников хозяйственного общества, Положением о ревизионной комиссии, должностной инструкцией директору и т. д.).

Годовые отчеты органов хозяйственного общества

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность (данные книги учета доходов и расходов)

Составление годовой отчетности является обязанностью хозяйственного общества (пп.1, 2 ст.14 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Перед ее составлением проводится инвентаризация активов и обязательств хозяйственного общества (абз.3 п.2 ст.13 Закона о бухучете, абз.2 п.4 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180).

В составе годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности для утверждения годовому ОС должны быть представлены:

• бухгалтерский баланс;

• отчет о прибылях и убытках;

• отчет об изменении собственного капитала;

• отчет о движении денежных средств;

• примечания к отчетности (п.1 ст.15 Закона о бухучете).

Справочно Если у хозяйственного общества есть филиалы и представительства, в бухгалтерскую (финансовую) отчетность включаются также их показатели деятельности (п.10 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Индивидуальная бухгалтерская отчетность», утв. постановлением Минфина от 12.12.2016 № 104).

Бухгалтерскую (финансовую) отчетность хозяйственного общества утверждает директор (генеральный директор) (лицо, возглавляющее коллегиальный исполнительный орган) и (или) иные лица (органы), уполномоченные на то уставом хозяйственного общества (п.5 ст.14 Закона о бухучете).

Хозяйственное общество в период применения УСН обязано вести учет в книге учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН (п.1 ст.333 НК).

Заполнение книги учета доходов и расходов хозяйственного общества, применяющего УСН, осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения книги учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, утв. постановлением МНС, Минфина, Минтруда и соцзащиты, Белстата от 28.11.2022 № 35/54/75/133).

Книга учета доходов и расходов заполняется на бумажных носителях и (или) в электронном виде (ч.3 п.3 Инструкции № 35/54/75/133).

Полагаем, что до утверждения годовым общим собранием книгу учета доходов и расходов целесообразно распечатать и подписать директору (генеральному директору) (лицу, возглавляющему коллегиальный исполнительный орган) и (или) главному бухгалтеру хозяйственного общества. Рекомендуем прямо установить данный порядок в уставе.

Распределение прибыли и убытков общества

Принятие решения о распределении прибыли и убытков хозяйственного общества годовым общим собранием является обязательным и не зависит от того, будет ли прибыль распределяться и выплачиваться участникам хозяйственного общества. Если прибыль не распределяется и не выплачивается, соответствующее решение должно быть прямо указано в решении годового общего собрания.

Справочно Даже если объект распределения - прибыль и (или) убытки - отсутствует, соответствующие сведения должны быть отражены в решении годового общего собрания.

Обратите внимание! ООО (ОДО) - всегда, а также ЗАО (ОАО) в отношении владельцев простых (обыкновенных) акций вправе не распределять прибыль, тогда как ЗАО (ОАО) в отношении владельцев привилегированных акций всегда обязано распределять прибыль путем выплаты дивидендов (при ее наличии) (ч.1 ст.72 Закона № 2020-XII). Отметим, что в случаях и порядке, определенных напрямую законодательными актами, акционерное общество обязано выплачивать дивиденды (ч.1 ст.72 Закона № 2020-XII).

Базой для распределения прибыли является чистая прибыль хозяйственного общества - часть прибыли, оставшаяся в его распоряжении после уплаты:

1) налогов;

2) иных обязательных платежей;

3) покрытия убытков текущих периодов, образовавшихся по вине самого ООО (ОДО) / АО;

4) отчислений в фонды ООО (ОДО) (ч.1 ст.72, ч.1 ст.96, ч.6 ст.112 Закона № 2020-XII).

Запреты на распределение прибыли

Частью 5 ст.72, ч.4 ст.96 Закона № 2020-XII предусмотрен закрытый перечень случаев, при которых хозяйственное общество не имеет права распределять имеющуюся прибыль, а именно совершать 2 вида действий:

1) принимать решение о распределении прибыли (об объявлении и выплате дивидендов) между участниками общества и ее выплате;

2) выплачивать распределенную прибыль (выплачивать дивиденды) (если решение о ее выплате было принято ранее, когда запреты на распределение прибыли, предусмотренные ч.5 ст.72, ч.4 ст.96 Закона № 2020-XII, отсутствовали).

Запреты на распределение прибыли в ООО (ОДО)

Запреты на распределение и выплату дивидендов в ЗАО (ОАО)

Рекомендация

Следует подтвердить на годовом общем собрании наличие или отсутствие запретов на распределение прибыли. Соответствующим документом может быть бухгалтерская справка, представленная директором (генеральным директором) (лицом, возглавляющим коллегиальный исполнительный орган) и (или) главным бухгалтером хозяйственного общества. Рекомендуем предусмотреть обязательность и порядок оформления такого документа в уставе или ЛПА.

Дополнительные процедуры

Для утверждения годовых отчетов, бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов), распределения прибыли и убытков годовому общему собранию должны быть также представлены:

1) заключение ревизора (ревизионной комиссии) - обязательно;

2) аудиторское заключение - в случаях, предусмотренных Законом № 2020-XII, уставом или ЛПА общества.

Утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов) и распределение прибыли и убытков хозяйственного общества осуществляются при наличии и с учетом заключения ревизионной комиссии (ревизора), а в установленных Законом № 2020-XII случаях - аудиторского заключения (ч.2 ст.36 Закона № 2020-XII).

Заключение ревизора (ревизионной комиссии)

Ревизор (ревизионная комиссия) обязан провести ежегодную ревизию по результатам финансовой и хозяйственной деятельности за отчетный год в установленный в уставе срок (абз.2 ч.7 ст.59, ч.2 ст.36 Закона № 2020-XII).

По итогам такой ревизии оформляется заключение, которое должно содержать:

• подтверждение достоверности учетных и отчетных данных в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (книге учета доходов и расходов);

• выявленные факты нарушения законодательства, устава и ЛПА хозяйственного общества, регламентирующих его деятельность, а также предложения по предупреждению и пресечению подобных нарушений;

• рекомендации по возмещению причиненного ущерба (при наличии такового) (ч.1 ст.60 Закона № 2020-XII).

Подготовленное заключение ревизор (ревизионная комиссия) вносит на рассмотрение годового собрания (ч.4 ст.60 Закона № 2020-XII).

При этом не обязательно рассматривать заключение ревизора (ревизионной комиссии) в качестве отдельного вопроса повестки дня. Заключение ревизора (ревизионной) комиссии, несмотря на требование о его обязательном наличии, выполняет вспомогательную функцию: сведения, содержащиеся в заключении, должны быть учтены участниками хозяйственного общества при утверждении годовых отчетов, бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов).

Справочно Если в заключении ревизора (ревизионной комиссии) указаны выявленные факты нарушений, компетентные органы управления хозяйственного общества обязаны принять меры по их устранению в течение 2 недель со дня представления им заключения (абз.3 ч.1, абз.2 ч.3 ст.60 Закона № 2020-XII). Поэтому целесообразно подготовить бухгалтерскую (финансовую) отчетность (книгу учета доходов и расходов) и провести ежегодную ревизию заранее, чтобы до проведения годового общего собрания оставалось время для устранения возможных нарушений.

Аудиторское заключение

Проведение аудита бухгалтерской и (или) финансовой отчетности перед проведением годового общего собрания является обязательным не для всех хозяйственных обществ.

Основания проведения обязательного аудита бухгалтерской и (или) финансовой отчетности предусмотрены в том числе ст.22 Закона от 12.07.2013 № 56-З «Об аудиторской деятельности»).

Справочно Обязательный аудит должен быть проведен в срок не позднее 30 июня года, следующего за отчетным (ч.1 п.10 ст.22 Закона об аудиторской деятельности). Однако, несмотря на это, аудит должен быть проведен и аудиторское заключение должно быть подготовлено к годовому общему собранию.

В случае проведения ежегодного аудита отчетности аудиторское заключение по его результатам необходимо внести на рассмотрение годового собрания (ч.4 ст.61 Закона № 2020-XII). При этом данная обязанность не зависит от того, был аудит обязательным или инициативным.

Избрание членов совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии (ревизора)

На годовом общем собрании должны быть избраны:

• члены совета директоров (наблюдательного совета), если его образование предусмотрено Законом № 2020-XII, иными законодательными актами и уставом хозяйственного общества для конкретного хозяйственного общества;

• члены ревизионной комиссии (ревизор).

Обратите внимание! Уставом хозяйственного общества может быть предусмотрено обязательное рассмотрение на годовом ОС иных вопросов, не предусмотренных Законом № 2020-XII.

Факультативные вопросы повестки дня годового общего собрания

В повестку дня годового общего собрания могут быть также дополнительно включены любые другие вопросы.

ЛИЦА, ИМЕЮЩИЕ ПРАВО НА УЧАСТИЕ В ГОДОВОМ ОБЩЕМ СОБРАНИИ

Лицами, имеющими право на участие в годовом ОС, являются:

1) участники хозяйственного общества или лица, уполномоченные на то доверенностью, выданной им участниками хозяйственного общества. В доверенности целесообразно четко определить право представителя на участие в годовом ОС и объем его полномочий, а также указать на наделение его правом голоса.

Справочно См. доверенность на участие в годовом общем собрании;

2) лица, которые приобрели право пользования и (или) распоряжения долей (частью доли) в уставном фонде (акциями) хозяйственного общества на основании договора, если иное не установлено законодательными актами;

3) лица, уполномоченные в соответствии с законодательными актами на управление наследственным имуществом в случае смерти участника хозяйственного общества либо объявления его умершим;

4) иные лица в случаях, предусмотренных законодательством (ст.37 Закона № 2020-XII).

СРОК ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Годовое общее собрание проводится в срок, установленный уставом, но не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года (ч.3 ст.36 Закона № 2020-XII).

Справочно Отчетным периодом для годовой отчетности является календарный год - с 1 января по 31 декабря, а для вновь созданных организаций - период с даты государственной регистрации по 31 декабря (п.2 ст.14 Закона о бухучете).

Таким образом:

1. Срок проведения годового общего собрания указывается в уставе хозяйственного общества, но не может быть позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

2. Если в уставе хозяйственного общества срок проведения годового общего собрания не указан, оно должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

АЛГОРИТМ СОЗЫВА И ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Алгоритм созыва и проведения годового общего собрания установлен:

1) уставом хозяйственного общества;

2) ЛПА, утвержденными ОС и (или) этим годовым ОС;

3) ст.36-44 Закона № 2020-XII.

Обратите внимание! Положения устава и ЛПА не должны противоречить правилам созыва и проведения годового общего собрания, предусмотренным Законом № 2020-XII, если предусмотренные Законом № 2020-XII нормы не являются диспозитивными (прямо предусматривают возможность установления «иного» в уставе или ЛПА).

Алгоритм созыва и проведения годового общего собрания

Этап 1. Принятие решения о проведении годового общего собрания

Документ: решение уполномоченного органа о проведении годового общего собрания

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан принять решение о проведении годового общего собрания в сроки, установленные уставом хозяйственного общества (ч.1 ст.38 Закона № 2020-XII).

Органы хозяйственного общества, уполномоченные принимать решения о проведении годового общего собрания

Исключения

1. Если уполномоченным органом хозяйственного общества (см. таблицу) в установленном Законом № 2020-XII и уставом порядке не созывается годовое общее собрание, оно может быть созвано органами или участниками (участником) хозяйственного общества, имеющими право требовать проведения внеочередного общего собрания (чч.3, 4 ст.36 Закона № 2020-XII).

Обратите внимание! Закон № 2020-XII, определяя субъектов, имеющих право созывать годовое ОС, использует термины «органы или участники (участник) хозяйственного общества». Таким образом, иные субъекты, имеющие право требовать проведения внеочередного общего собрания, но не являющиеся органами или участниками (участником) хозяйственного общества, не имеют права созывать годовое ОС.

Органами или участниками (участником) хозяйственного общества, имеющими право требовать проведения внеочередного общего собрания, являются:

• иной орган управления хозяйственного общества (исполнительный орган - для ЗАО, ОАО; совет директоров (наблюдательный совет) (при его наличии) - для ООО, ОДО);

• ревизионная комиссия (ревизор) хозяйственного общества;

• участники (участник) хозяйственного общества, обладающие в совокупности не менее чем десятью процентами голосов от общего количества голосов участников хозяйственного общества, если иное не установлено ч.11 ст.57¹ и ч.3 ст.108 Закона № 2020-XII (абз.6 ч.1 ст.48 Закона № 2020-XII).

Уполномоченный орган хозяйственного общества принимает решение о проведении годового общего собрания в установленной форме:

• совет директоров (наблюдательный совет) - протокол;

• коллегиальный исполнительный орган - протокол;

• единоличный исполнительный орган - приказ (ч.6 ст.52, ч.1 ст.55 Закона № 2020-XII, ч.2 п.10, п.86, пп.93-99 Инструкции по делопроизводству).

Требования к содержанию решения о проведении годового общего собрания предусмотрены ч.1 ст.38 Закона № 2020-XII.

Содержание решения о проведении годового общего собрания

Этап 2. Подготовка информации о деятельности хозяйственного общества

До проведения годового общего собрания исполнительный орган обязан подготовить определенную информацию по отчетному периоду (году), указанную в ч.8 ст.39 Закона № 2020-XII.

Состав информации о деятельности хозяйственного общества

Подготовленная информация должна быть доступна для ознакомления в следующие сроки:

• лицам, имеющим право на участие в годовом ОС, - не позднее чем за 20 дней до даты проведения годового общего собрания. Адреса мест, в которых можно с ней ознакомиться, указываются в извещении о принятии решения о проведении годового общего собрания. Целесообразно также указать в извещении дни и время, в которые участники могут явиться для этого по такому адресу. Также возможно дополнительное предоставление доступа к такой информации в электронной форме (отправка на электронную почту участников годового общего собрания, размещение с ограниченным доступом на google-диске и т. д.);

• всем лицам, участвующим в годовом ОС, - во время проведения годового общего собрания (ч.10 ст.39 Закона № 2020-XII).

Таким образом, поскольку информация об обществе должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в годовом ОС, не менее чем за 20 дней до даты его проведения, такую информацию нужно подготовить к этому времени. Поскольку годовое ОС должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным, максимальный срок подготовки информации об обществе - до 11 марта (ч.10 ст.39, ч.3 ст.36 Закона № 2020-XII).

Справочно Информация о деятельности хозяйственного общества имеет вспомогательный характер для принятия решений годовым ОС, поэтому не требуется рассмотрения ее в качестве отдельного вопроса повестки дня годового общего собрания.

Если информация о деятельности хозяйственного общества не подготовлена

Законодательство прямо не устанавливает правовые последствия неподготовки информации о деятельности хозяйственного общества исполнительным органом для годового общего собрания. Вместе с тем, если информации нет, теоретически существует риск признания судом решения годового общего собрания недействительным, так как отсутствие такой информации может быть квалифицировано как нарушение прав и (или) интересов участников (ч.7 ст.45 Закона № 2020-XII): участники лишаются возможности надлежащей оценки финансово-экономической деятельности общества, что в том числе может отразиться на принимаемых годовым общего собрания решениях, которые носят стратегический характер и (или) должны быть приняты в обязательном порядке.

Иные документы

Помимо информации о деятельности хозяйственного общества, с учетом содержания повестки дня годового общего собрания, должны быть подготовлены:

1) годовые отчеты органов хозяйственного общества:

- исполнительного органа;

- совета директоров (наблюдательного совета) (при его наличии в конкретном хозяйственном обществе);

- ревизионной комиссии (ревизора);

2) бухгалтерская (финансовая) отчетность или книга учета доходов и расходов;

3) заключение ревизионной комиссии (ревизора);

4) аудиторское заключение (в случае необходимости в соответствии с законодательством, уставом или ЛПА).

Информация и документы, которые должны быть подготовлены к годовому общему собранию

Этап 3. Извещение лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании

Документ: извещение о принятии решения о проведении годового ОС

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан известить лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, о принятии решения о проведении годового ОС.

Справочно Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров, сформированного на дату, установленную уполномоченным органом хозяйственного общества. При этом дата формирования реестра акционеров не может быть определена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров (ч.1 ст.81 Закона № 2020-XII).

Обратите внимание! Извещены должны быть все лица, имеющие право на участие в годовом ОС. Неизвещение указанных лиц о проведении годового ОС может стать основанием для признания его решения недействительным в судебном порядке (чч.7-9 ст.45 Закона № 2020-XII).

Срок извещения: не менее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания (ч.1 ст.39 Закона № 2020-XII).

Поскольку годовое общего собрания должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным, максимальный срок подготовки информации об обществе - не позднее 28 (29) февраля (ч.1 ст.39, ч.3 ст.36 Закона № 2020-XII).

Исключения:

1) уставом может быть предусмотрен меньший срок извещения (ч.1 ст.39 Закона № 2020-XII);

2) если повестка дня годового общего собрания включает вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) кумулятивным голосованием - извещение должно быть направлено не менее чем за 50 дней до даты его проведения, если меньший срок не предусмотрен уставом (ч.2 ст.39 Закона № 2020-XII);

3) если проводится повторное годовое общего собрания, а первоначальное годовое ОС не состоялось вследствие отсутствия кворума - извещение должно быть направлено не менее чем за 10 дней до даты его проведения, если иной срок не предусмотрен уставом (ч.4 ст.39 Закона № 2020-XII).

Формы извещения о принятии решения о проведении годового общего собрания:

а) заказным письмом;

б) вручение извещения каждому из лиц, имеющих право на участие в общем собрании под подпись;

в) либо, если это предусмотрено уставом хозяйственного общества, путем опубликования информации в доступном для всех участников хозяйственного общества печатном средстве массовой информации, определенном уставом хозяйственного общества и (или) размещения ее на сайте хозяйственного общества в глобальной компьютерной сети Интернет (ч.5 ст.39 Закона № 2020-XII).

Хозяйственное общество вправе предусмотреть в своем уставе возможность дополнительного направления информации лицам, имеющим право на участие в годовом общем собрании, путем направления извещения, содержащего порядок ознакомления с информацией о проведении годового общего собрания участников хозяйственного общества, на номер контактного телефона или адрес электронной почты лица, имеющего право на участие в общем собрании (ч.6 ст.39 Закона № 2020-XII).

Справочно В целях снижения риска возникновения спора о ненадлежащем или несвоевременном извещении о проведении годового общего собрания, необходимо иметь подтверждение того, что извещение было направлено. В общем случае - это уведомление о вручении почтового отправления или подпись лица, имеющего право на участие в годовом общего собрания, о получении на дополнительном экземпляре извещения или его копии.

Требования к содержанию извещения о принятии решения о проведении годового общего собрания предусмотрены ч.7 ст.39 Закона № 2020-XII.

Требования к содержанию уведомления о проведении годового общего собрания

Этап 4. Принятие предложений о включении вопросов в повестку дня годового общего собрания

Правовое значение формирования повестки дня состоит в том, что общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня этого собрания, а также изменять его повестку дня, за исключением единогласного принятия решения общим собранием, в работе которого принимают участие все лица, имеющие право на участие в этом общем собрании, если иное не предусмотрено уставом (ч.1 ст.44 Закона № 2020-XII).

Согласно ч.1 ст.40 Закона № 2020-XII лица, имеющие право на участие в годовом ОС, имеют право вносить предложения о:

1) включении вопросов в повестку дня годового ОС;

2) выдвижении кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет), ревизионную комиссию (ревизора), а также в исполнительный орган хозяйственного общества (в случае, если последний избирается на годовом ОС).

Справочно В акционерном обществе вносить предложения в повестку дня имеют право акционеры, которым принадлежит в совокупности 2 % и более голосующих акций. При этом уставом акционерного общества может быть установлен меньший процент (ст.80 Закона № 2020-XII). В ООО (ОДО) вносить предложения в повестку дня может любой участник независимо от размера его доли в уставном фонде.

Требования к содержанию предложений установлены ч.3 ст.40 Закона № 2020-XII.

Порядок направления предложений должен быть предусмотрен уставом (ч.1 ст.40 Закона № 2020-XII). Поэтому целесообразно указать в уставе направление предложений такими способами, которые позволят достоверно установить даты их отправления и получения (заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, вручение под роспись определенному органу / работнику хозяйственного общества и т. д.).

Срок на поступление предложений в повестку дня годового ОС: 30 дней после окончания отчетного года, то есть не позднее 30 января года, следующего за отчетным.

Исключение: уставом может быть предусмотрен иной срок поступления в хозяйственное общество предложений в повестку для ОС (ч.4 ст.40 Закона № 2020-XII).

Корректировка повестки дня

Предложения в повестку дня могут поступить уже после принятия решения о проведении годового ОС. Такое случается, если решение принято до окончания срока, установленного для поступления в хозяйственное общество предложений: 30 января или иной срок, предусмотренный уставом (ч.4 ст.40 Закона № 2020-XII).

Решение об отказе во включении поступивших предложений в повестку для ОС или об их учете принимается в такой же форме, как и решение о проведении годового ОС, так как им в том числе определяется повестка дня годового ОС:

• совет директоров (наблюдательный совет) - протокол;

• коллегиальный исполнительный орган - протокол;

• единоличный исполнительный орган - приказ.

Срок рассмотрения предложений в повестку дня и принятия решений по ним: не позднее 10 дней после окончания срока, установленного для поступления предложений (ч.2 ст.41 Закона № 2020-XII).

Основания для отказа включения предложений в повестку дня ОС предусмотрены ч.2 ст.41 Закона № 2020-XII.

Если уполномоченный орган (принявший решение о проведении ОС) принимает решение об отказе во включении поступивших предложений в повестку дня годового ОС, он обязан уведомить об этом участника, направившего такое предложение, не позднее 5 дней с момента принятия такого решения (ч.3 ст.41 Закона № 2020-XII).

Справочно Решение об отказе во включении предложений в повестку дня должно быть мотивированным.

Если уполномоченный орган (принявший решение о проведении ОС) принимает решение учесть поступившие предложения, следует внести изменения в повестку дня и уведомить об этом лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, в порядке, установленном:

а) уставом;

б) уполномоченным органом (если в уставе отсутствуют соответствующие положения).

Срок уведомления: не менее чем за 5 дней до проведения ОС, если больший срок не установлен уставом (ч.5 ст.41 Закона № 2020-XII).

Этап 5. Регистрация лиц, участвующих в годовом общем собрании

Документ: список лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС

Перед проведением годового ОС обязательно проводится регистрация лиц для участия в общем собрании.

Справочно Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании (ч.3 ст.43 Закона № 2020-XII).

Регистрацию участников годового ОС осуществляет:

а) исполнительный орган хозяйственного общества;

б) лицо, созывающее годовое ОС;

в) конкретное лицо или орган, обязанные осуществлять регистрацию участников годового ОС согласно уставу или ЛПА хозяйственного общества.

Регистрация участников годового ОС условно состоит из 3 частей:

1. Подтверждение личности лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, которое осуществляется путем предъявления оригинала документа, удостоверяющего личность.

Справочно Документами, удостоверяющими личность, являются: • паспорт гражданина Республики Беларусь; • вид на жительство в Республике Беларусь; • удостоверение беженца • идентификационная карта гражданина Республики Беларусь; • биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина; • биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства (подп.1.1 п.1 Указа от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

2. Подтверждение полномочий лиц, имеющих право на участие в годовом ОС.

Регистрация участников годового ОС осуществляется при предъявлении ими документов, подтверждающих их полномочия (ч.3 ст.43 Закона № 2020-XII).

Представление иного документа, кроме удостоверяющего личность, от участника - физического лица не требуется. При этом в случае, если от имени такого участника действует представитель, он должен предъявить доверенность, подтверждающую его полномочия (абз.2 ст.37 Закона № 2020-XII). Представителям участников - юридических лиц необходимо представить документ, подтверждающий право конкретного физического лица на участие в общем собрании общества (копия устава, трудового договора (контракта) и т. п.).

3. Проставление в списке лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС, личной подписи, подтверждающей факт регистрации (ч.2 ст.47 Закона № 2020-XII).

На основании данных регистрации определяется наличие кворума (правомочности) этого собрания.

Годовое ОС признается правомочным, если его участники обладают в совокупности более чем 50 % от общего количества голосов. В случае отсутствия установленного кворума годовое ОС должно быть проведено повторно с той же повесткой дня. Повторное общее собрание имеет кворум при наличии 30 % голосов и более (ч.2 ст.43 Закона № 2020-XII).

Для подтверждения наличия кворума и подсчета голосов при принятии решений годовым ОС может создаваться счетная комиссия, а в акционерном обществе, число акционеров - владельцев голосующих акций которого составляет более 100, она обязательно должна быть создана (ч.1 ст.82 Закона № 2020-XII).

Этап 6. Проведение годового общего собрания

Годовое ОС целесообразно проводить полностью в очной форме, так как такая форма проведения собрания позволяет по максимуму учесть права и интересы всех участников.

Справочно Очная форма проведения общего собрания участников хозобщества предусматривает совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, при обсуждении вопросов повестки дня собрания и принятии решений по ним (ч.2 ст.42 Закона № 2020-XII). При этом уставом хозяйственного общества может быть предусмотрена возможность совместного присутствия лиц, имеющих право на участие в этом собрании, дистанционно с использованием систем дистанционного обслуживания.

Годовое ОС проводится в общем порядке, установленном для проведения ОС Законом № 2020-XII, уставом и ЛПА, принятыми ОС или решением этого годового ОС.

Обратите внимание! Как и любое общее собрание, годовое ОС не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня этого собрания, а также изменять его повестку дня, за исключением единогласного принятия решения общим собранием, в работе которого принимают участие все лица, имеющие право на участие в этом общем собрании, если иное не предусмотрено уставом (ч.1 ст.44 Закона № 2020-XII). Соответственно, при обсуждении вопросов повестки дня возможно, в частности, внесение дополнительных вопросов, исключение внесенных вопросов, изменение формулировок вопросов. При этом все предложения, выступления и решения по изменению повестки дня должны быть отражены в протоколе общего собрания.

Годовое ОС ведет его председатель, избираемый на срок и в порядке, определенные уставом и (или) этим собранием.

При проведении годового ОС в обязательном порядке председателем или секретарем годового ОС (если это предусмотрено уставом) осуществляется ведение протокола годового ОС.

Срок составления протокола годового ОС: не позднее 5 дней после окончания годового ОС.

Требования к оформлению протокола:

• протокол подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу):

1) председателем годового ОС;

2) секретарем (при его наличии);

3) не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии);

4) лицами, принявшими участие в годовом ОС (если предусмотрено уставом);

5) иными лицами (по решению годового ОС);

• к протоколу прилагаются:

1) список лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС. Данный список должен содержать подписи этих лиц;

2) список лиц, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом (ч.2 ст.47 Закона № 2020-XII).

Решение годового ОС должно быть принято по всем вопросам повестки дня годового ОС.

По общему правилу решения годового ОС принимаются простым большинством голосов (более 50 %) лиц, принявших участие в этом собрании (ч.2 ст.45 Закона № 2020-XII).

Решения годового ОС принимаются в форме открытого голосования либо голосованием бюллетенями (ч.4 ст.45 Закона № 2020-XII).

Особенности:

1) при принятии решения об избрании членов ревизионной комиссии (ревизора) ЗАО (ОАО) не принимают участия в голосовании лица, занимающие должности в органах управления ЗАО (ОАО), если это предусмотрено уставом ЗАО (ОАО) (ч.9 ст.83 Закона № 2020-XII);

2) решения о сроках выплаты дивидендов по простым (обыкновенным) акциям в ЗАО (ОАО) принимается большинством не менее 2/3 от числа голосов лиц, принимающих участие в собрании акционеров (ч.3 ст.72 Закона № 2020-XII);

3) уставом могут быть определены вопросы, для принятия решения по которым требуется квалифицированное большинство голосов или единогласное принятие решений (ч.2 ст.45 Закона № 2020-XII);

4) принятие решения по вопросам избрания членов совета директоров (наблюдательного совета) возможно посредством проведения кумулятивного голосования (ч.3 ст.39 Закона № 2020-XII);

5) для утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов) и распределения прибыли и убытков необходимо наличие заключения ревизионной комиссии (ревизора), а в установленных Законом № 2020-XII случаях - аудиторского заключения (ч.2 ст.36 Закона № 2020-XII).

Этап 7. Ознакомление с решением годового общего собрания

Решения, принятые годовым общим собранием участников хозяйственного общества, оглашаются на этом собрании и доводятся до сведения его участников в порядке, предусмотренном для извещения о проведении годового общего собрания участников этого хозяйственного общества, не позднее 10 дней после даты окончания общего собрания участников хозяйственного общества (ч.6 ст.45 Закона № 2020-XII).

Для подтверждения факта ознакомления с протоколом и решением годового ОС целесообразно приложить к нему лист ознакомления, который может содержать сведения о лицах, ознакомившихся с протоколом, их подписи, дату ознакомления и т. д.

Справочно Участник хозяйственного общества вправе требовать представление ему копии протокола и решения годового ОС. В таком случае копии представляются участнику по его требованию в порядке, предусмотренном уставом для предоставления информации о хозяйственном обществе. За ее предоставление может взиматься плата, размер которой не должен превышать фактические затраты на ее изготовление (ч.3 ст.47 Закона № 2020-XII).

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

• Протокол годового общего собрания акционеров ОАО (ЗАО).

• Приказ о созыве и проведении годового общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью (пример).

• Извещение о созыве и проведении внеочередного общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью.

• Информация о деятельности хозобщества за отчетный период к годовому общему собранию участников.

• Устав ООО с двумя и более участниками (с Наблюдательным Советом) (с 19 ноября 2024 года).

• Устав ОАО (с Советом директоров) (с 19 ноября 2024 года).

• Устав ООО с двумя и более участниками (с 19 ноября 2024 года).

• Список лиц, зарегистрировавшихся для участия во внеочередном общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью.

• Устав ОДО с одним участником (с 19 ноября 2024 года).

Дополнительно по теме • Особенности подготовки и проведения годового общего собрания участников хозобщества. • Корпоративное право: типичные нарушения. • Алгоритм подготовки к созыву годового общего собрания. • Общество не имеет ревизионной комиссии, а проводит ежегодный аудит финансовой деятельности. Необходимо ли проводить годовое общее собрание участников?