Материал помещен в архив

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Государственная инспекция) проводит проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства государственными органами.

Справочно Подробно о государственном контроле в сфере архивного дела и делопроизводства см. на сайте http://archives.gov.by/index.php?id=912220.

Типичные нарушения

Анализ работы показывает, что и у республиканских органов государственного управления, и у местных исполнительных и распорядительных органов имеются серьезные пробелы в оформлении и обеспечении сохранности документов. Так, у 90 % проверенных в 2014-2015 годах государственных органов выявлены нарушения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Чаще всего выявленные нарушения при проведении проверок касаются:

• сроков проведения научно-технической обработки документов;

• уничтожения документов до истечения установленных сроков их хранения.

Справочно Подробно см. подборку «Хранение документов в организации»;

• составления акта о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, без соблюдения обязательных дополнительных условий - составления и согласования (утверждения) в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период;

• отсутствия актов приема-передачи дел при смене руководителя организации либо заведующего архивом.

Обратите внимание! Решение о привлечении виновного к административной ответственности в виде штрафа, предусмотренного ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП), - в размере от 10 до 30 базовых величин - принимает суд.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена в виде штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь.   Данные о совершенном административном правонарушении передаются в единую государственную систему регистрации и учета правонарушений, в которой находятся на протяжении 10 лет. В случае, когда невозможно установить дату уничтожения (утери) документов и дел, ответственность по ст.23.37 КоАП несет руководитель организации и заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), занимающие эти должности на день проведения проверки.

Для предотвращения таких ситуаций при смене руководителя организации, заведующего архивом (лица, ответственного за архив) осуществляется процедура приема-передачи документов и дел, результаты которой оформляются актом приема-передачи в соответствии с требованиями п.18 Правил работы архивов государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

• выделения помещений для хранения документов и проведения в них ремонта. Нехватка площадей для архива влечет преждевременное уничтожение и (или) утрату документов;

• несоблюдения требований нормативных правовых актов в части оформления документов, заверения копий документов и т. д.

Справочно По этой теме см. подборку «Оформление документов в организации»;

• незаконного отказа в доступе к документам архива организации.

Обратите внимание! Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу влечет наложение штрафа в размере до 20 базовых величин (ст.22.10 КоАП).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. КоАП от 06.01.2021 № 91-З административная ответственность за вышеуказанные правонарушения не предусмотрена. Комментарии см. здесь.

Обращения граждан

Следует отметить и возросшее количество обращений граждан в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, которые касаются неправильного оформления документов, несоблюдения установленных сроков их хранения и других вопросов. По результатам рассмотрения обращений граждан в 2014 году пять должностных лиц привлечены к административной ответственности по ст.23.37 «Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения» КоАП. В 2015 году одно должностное лицо привлечено к административной ответственности по ст.22.10 «Незаконный отказ в доступе к архивному документу» КоАП.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом: • «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

Электронные документы

В соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 с 2015 года государственные органы, а с 2016 года - иные государственные организации переходят на электронный документооборот.

В связи с этим необходимо помнить, что нормы законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в равной мере распространяются на все документы независимо от вида носителя, равно как и ответственность за нарушение законодательства.

Поэтому в последующие годы инспекторы Государственной инспекции будут обращать пристальное внимание на организацию работы с электронными документами (документами в электронном виде), информационными ресурсами.

Для предотвращения нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства организациям необходимо иметь нормативные правовые акты, технические нормативные правовые акты, методические рекомендации, а также разработанные самостоятельно и согласованные (утвержденные) в установленном порядке локальные нормативные правовые акты и использовать их в повседневной работе.

В случае возникновения вопросов можно обратиться в государственное архивное учреждение, источником комплектования которого является организация.

26.10.2015

Татьяна Столина, главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь