Материал помещен в архив

ВОПРОС: Государственным инспектором инспекции труда дано предписание об оформлении стажировки по профессиям с повышенной опасностью приказом по организации.

Каков срок хранения данного приказа? В какие дела они должны включаться - приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, административно-хозяйственные приказы? Кто должен оформлять данный приказ (проект приказа) - кадровая служба или служба охраны труда?

Кроме того, инспектором было дано указание о включении в приказ о приеме на работу пункта о стажировке и закреплении ответственного. Однако приказы о приеме на работу оформляются кадровой службой в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД), и формируются в дела по срокам хранения.

Как правильно поступить в данной ситуации?

ОТВЕТ: При ответе на вопрос об отнесении данного приказа к соответствующей категории необходимо, прежде всего, определить его целевое назначение. Если приказом устанавливаются правовые нормы, регулирующие порядок организации и проведения стажировок в организации в целом, определяются перечень профессий, по которым прохождение стажировки обязательно, ответственные за данный участок работы и т.п., то данный приказ следует отнести к категории приказов по основной деятельности. Если же приказ издается в целях организации разовой стажировки конкретного работника (работников), в нем определены сроки прохождения стажировки данным работником, структурное подразделение, механизм или агрегат, где (на) котором будет проходить стажировка данного работника и т.п., то такой приказ следует отнести к категории приказов по личному составу.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь по архивам и делопроизводству не конкретизированы сроки хранения приказов об организации и прохождении стажировок. Если данный приказ будет отнесен к категории приказов по основной деятельности, то срок его хранения определяется как «Постоянно» или «10 лет» в соответствии со ст.16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38. При отнесении данного приказа к категории приказов по личному составу срок его хранения будет устанавливаться «75 лет» или «3 года после проведения комплексной налоговой проверки» в соответствии со ст.16.4 и 16.3 этого же перечня.

Конкретный срок хранения приказа устанавливается, исходя из его практической значимости и возможности дальнейшего использования Экспертной комиссией организации по согласованию с соответствующим органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь (если организация является источником комплектования государственного архива) или Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (для иных организаций). Данная норма вытекает из требований подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Для приказов по личному составу о прохождении стажировок работниками целесообразно устанавливать срок хранения «75 лет». В этом случае включение соответствующего пункта в приказ о приеме на работу не будет нарушением требований актов законодательства Республики Беларусь по архивам и делопроизводству. Напомним, что в соответствии с п.98 названной Инструкции в государственных органах и организациях Республики Беларусь не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

При этом следует учитывать, что УСОРД является методическим документом. На этом основании содержание (текст) включенной в нее унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. В данном случае в приказ о приеме на работу может быть включен дополнительный пункт о прохождении принимаемым на работу стажировки.

Вопрос о том, в чьи обязанности входят подготовка и оформление проекта приказа о стажировке по профессиям с повышенной опасностью, решается организацией самостоятельно и закрепляется в локальных правовых актах (трудовых договорах, должностных инструкциях, положениях о структурных подразделениях и т.п.). Представляется оправданным, если подготовка и оформление соответствующих приказов по основной деятельности будет возложена на службу охраны труда, а по личному составу - на кадровую службу. В любом случае решение по данному вопросу должно быть принято руководителем организации.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 21 февраля 2012 г. в постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановления Минюста РБ от 27.01.2012 № 18 внесены изменения и дополнения.