Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ГОТОВИМСЯ К НОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ГОДУ
Обновление документов организации
Окончание календарного года - это время подводить итоги и создавать задел на следующий год. Чтобы ничего не упустить в предновогодней суете, воспользуйтесь предлагаемым вашему вниманию материалом. В нем систематизированы все требования законодательства, касающиеся делопроизводства в организации:
• обновление документов (графика трудовых отпусков, номенклатуры дел (сводная), учетной политики, коллективного договора, штатного расписания и др.);
• подготовка к новому делопроизводственному году и передаче дел в архив;
• определение предельного количества сверхурочных работ и выходных дней, которые могут использоваться для привлечения работников к работе.
|
Таблица 1 | |||||||||||||||
|
Обновление документов организации | |||||||||||||||
| Наименование документа | Срок обновления (принятия нового) | Правовая норма | |||||||||||||
|
Документы, обновляемые согласно требованиям законодательства | |||||||||||||||
| 1. График трудовых отпусков | Не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом | Часть вторая ст.168 ТК (примечание 1) | |||||||||||||
| График отпусков является локальным нормативным правовым актом (п.5 части первой ст.194 ТК), которым устанавливается очередность предоставляемых работникам трудовых отпусков (ст.168 ТК, п.28 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46). Типовой формы графика отпусков нет. Он разрабатывается в организации самостоятельно. Заметим, что наниматель может воспользоваться рекомендованной формой графика отпусков, приведенной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25. Согласно п.17 Инструкции № 4 (примечание 2) для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. Как правило, график отпусков составляется неоднократно, следовательно, нанимателю следует разработать унифицированную форму такого графика и включить его в Табель унифицированных форм документов организации | |||||||||||||||
| 2. Номенклатура дел (сводная) | Составляется ежегодно и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который она составлена | Пункты 150, 153 Инструкции № 4 | |||||||||||||
|
Краткая характеристика документа
| |||||||||||||||
| Справочно По окончании делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п.167 Инструкции № 4). После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции № 4) | |||||||||||||||
| 3. Учетная политика | Изменения в учетной политике организации должны вводиться с начала отчетного года, быть оформленными соответствующим решением руководителя организации, а утверждаться до 1 января, так как способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего документа | Части четвертая, восьмая ст.6 Закона о бухучете (примечание 3), п.14 Инструкции № 62 (примечание 4) | |||||||||||||
| Учетная политика организации - совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности (п.2 Инструкции № 62). Учетная политика организации разрабатывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации (пп.5, 13 Инструкции № 62). Включает в себя: - описание принятых способов ведения бухгалтерского учета; - план счетов бухгалтерского учета организации; - применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых; - график (схему) документооборота (часть пятая ст.6 Закона о бухучете, пп.7, 24 Инструкции № 62) | |||||||||||||||
| 4. Дела | Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются | Пункт 180 Инструкции № 4 | |||||||||||||
| Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (п.168 Инструкции № 4) | |||||||||||||||
| 5. Опись дел | Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года | Пункты 191, 194 Инструкции № 4 | |||||||||||||
| Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации (п.190 Инструкции № 4). Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.). Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях - работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) и в архиве организации. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16 к Инструкции № 4 | |||||||||||||||
|
Документы, которые могут обновляться в связи с истечением срока, на который они были приняты | |||||||||||||||
| 6. Коллективный договор | Заключается на срок, который определяют стороны, но не менее чем на 1 год и не более чем на 3 года | Часть первая ст.367 ТК | |||||||||||||
| Коллективный договор - локальный нормативный правовой акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками (часть первая ст.361 ТК) | |||||||||||||||
| 7. Штатное расписание | Как правило, срок действия и необходимость обновления определяется нанимателем самостоятельно. Но для отдельных бюджетных организаций - 1 раз в год | Общей нормы нет. Для учреждений здравоохранения - п.4 Порядка № 273 (примечание 5) | |||||||||||||
| Штатное расписание в соответствии со ст.194 ТК является одним из локальных нормативных правовых актов организации, которым определяются структура организации и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по организации. Законодательством не предусмотрено общей типовой или примерной формы штатного расписания и порядка ее заполнения. Только для некоторых бюджетных организаций законодательством установлены типовая форма штатного расписания и рекомендации по ее заполнению. Например: - приказом Министерства соцзащиты РБ от 07.12.1995 № 50 утверждены форма штатного расписания учреждений социальной защиты, а также Порядок составления штатного расписания учреждений социальной защиты; - приказом Минздрава РБ от 28.12.1994 № 273 - форма штатного расписания учреждений здравоохранения, а также Порядок составления штатного расписания учреждений здравоохранения; - постановлением Минспорта РБ от 14.04.2008 № 14 - форма штатного расписания работников бюджетного учреждения (организации) физической культуры и спорта. То есть иные организации самостоятельно определяют форму штатного расписания коммерческой организации, наличие в нем тех или иных граф, правила его составления и утверждения с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве, а именно государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», Инструкции № 4. Как минимум в штатном расписании должен содержаться список наименований должностей и профессий (для реализации ст.1 и 19 ТК), количество штатных единиц и размер тарифной ставки (оклада) (в связи с тем, что размер тарифной ставки (оклада) входит в число обязательных условий трудового договора (п.7 части второй ст.19 ТК)) | |||||||||||||||
| 8. График сменности (работ) | В случаях если применяется учетный период продолжительностью в 1 календарный год (например, для работников строительно-монтажных организаций) | Статьи 123, 126, часть первая ст.316, часть первая ст.317 ТК | |||||||||||||
Примечание 1. Трудовой кодекс РБ (далее - ТК).
Примечание 2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).
Примечание 3. Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухучете).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. Закон о бухучете утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». |
Примечание 4. Инструкция по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденная постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 № 62 (далее - Инструкция № 62).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 февраля 2014 г. вместо Инструкции № 62 следует руководствоваться Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденным постановлением Минфина РБ от 10.12.2013 № 80. |
Примечание 5. Порядок составления штатного расписания персонала учреждений здравоохранения, утвержденный приказом Минздрава РБ от 28.12.1994 № 273.
Подготовка к новому делопроизводственному году и передаче дел в архив
Начало нового делопроизводственного года имеет значение при регистрации документов, формировании дел, определении сроков хранения документов и т.д.
В большинстве случаев делопроизводственный год совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования (школы, институты, колледжи), некоторые учреждения культуры, в которых делопроизводственный год может начинаться 1 сентября.
Начало нового делопроизводственного года означает, что с 1-го числа 1-го месяца нового делопроизводственного года регистрация документов в организации начинается заново (подп.140.7 п.140, подп.141.3, 141.5 п.141, подп.142.4, 142.6 п.142 Инструкции № 4). Так, индексом (регистрационным номером) документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года.
 |
Пример Последний приказ по основной деятельности, изданный в организации в декабре 2012 г., был зарегистрирован под № 200, а самый 1-й приказ по основной деятельности, изданный в 2013 г., будет зарегистрирован под № 1. |
Обращаем внимание на изменения буквенного регистрационного индекса отдельных приказов, в связи с изменением срока их хранения. Так, перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень-2012), по сравнению с предыдущими актами законодательства, устанавливающими сроки хранения документов, установлены следующие новые сроки хранения.
|
Таблица 2 | ||||
| Наименование вида приказа | Ранее | Сейчас | ||
| срок хранения | литера регистрационного индекса | срок хранения | литера регистрационного индекса | |
| О направлении в (недлительную (менее месяца)) служебную командировку за границу |
75 лет |
к |
л | |
| О предоставлении социальных отпусков |
3 года |
л |
к | |
Предельное количество сверхурочных работ и выходных дней, которые могут использоваться для привлечения работников к работе
Обратите внимание на новое исчисление предельного количества сверхурочных работ и выходных дней, которые могут использоваться для привлечения работников к работе.
|
Таблица 3 | ||
| Вид | Предельное количество | Правовая норма |
| Сверхурочные работы | В пределах 180 ч в год | Подпункт 1.1 п.1 Указа Президента РБ от 05.04.2012 № 156 «О некоторых вопросах регулирования трудовых отношений» |
| Выходные дни, которые могут использоваться для привлечения работников к работе | Не более 12 выходных дней в год | Статья 144 ТК |
В указанных случаях используется не рабочий (ст.163 ТК), а календарный год, так как в соответствии с частью второй ст.10 ТК сроки исчисляются в календарных периодах.
18.12.2012 г.
Владимир Самосейко, юрист
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 08.01.2014 № 131-З (с 25 июля 2014 г.) и от 08.01.2015 № 238-З (с 12 июля 2015 г.) внесены изменения и дополнения. |