Материал помещен в архив

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

Что необходимо учесть, составляя график отпусков

Предоставление отпуска в соответствии с графиком отпусков предусмотрено ст.167 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), согласно которой трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.

Также при составлении графика необходимо учитывать положения Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (часть первая ст.168 ТК).

В соответствии с частью второй ст.168 ТК наниматель составляет график отпусков на календарный год в срок до 5 января включительно или иной срок, который может быть установлен коллективным договором, соглашением (генеральным, тарифным или местным) или согласован нанимателем с профсоюзом.

Без согласования с профсоюзом график трудовых отпусков будет являться недействительным. Вместе с тем при отсутствии в организации профсоюзной организации согласование графика отпусков с ней не требуется.

При этом на нанимателя возложена обязанность довести график отпусков до сведения всех работников.

Таким образом, под графиком отпусков следует понимать локальный нормативный правовой акт, регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждаемый нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Рабочий год - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

Часть первая ст.170 ТК предусматривает предоставление трудового отпуска работнику в течение рабочего года (ежегодно).

С учетом приведенных норм законодательства трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года работника.

Составляя график отпусков на календарный год наниматель должен соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды.

В соответствии с частью четвертой ст.168 ТК по желанию работника наниматель обязан запланировать трудовой отпуск:

• в летнее или другое удобное время:

- лицам моложе 18 лет;

- ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

- женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

- работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

- участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

- донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Красного Креста БССР»;

- в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;

• в определенный период:

- работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;

- работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска;

- работающим по совместительству - одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

- учителям (преподавателям) общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных учреждений образования, специализированных учреждений производственного обучения - в летнее время;

- женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

- работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен).

Помимо предусмотренных законодательством категорий работников коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время. В таком случае наниматель должен соблюдать положения локальных нормативных правовых актов.

Частью первой ст.174 ТК закреплена возможность по договоренности сторон трудового договора (контракта) разделить трудовой отпуск на 2 части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. В связи с этим при составлении графика отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график отпусков следует включать 2 (или более) части отпуска.

Следует помнить, что перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год может осуществляться исключительно на основании частей второй и четвертой ст.170 и части третьей ст.174 ТК.

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст.170 ТК).

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Как следует из приведенной нормы, в законодательстве установлена обязанность нанимателя предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник, соответственно, должен их использовать.

Запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, установлен частью пятой ст.170 ТК.

Возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска (часть третья ст.174 ТК). При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска должно также соблюдаться.

Часть пятая ст.174 ТК установила запрет на отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В иных случаях не допускается перенос части трудового отпуска либо отпуска полной продолжительности на следующий рабочий год. Кроме того, такие действия нанимателя могут быть признаны соответствующими контролирующими (надзорными) органами неправомерными и влекущими ответственность.

При предоставлении трудового отпуска в соответствии с графиком отпусков, в котором указана дата начала отпуска, необходимость в написании работником заявления о предоставлении трудового отпуска отсутствует.

В случае когда в графике отпусков не указана дата начала отпуска, или отпуск предоставляется не в соответствии с утвержденной в графике отпусков датой (отпуск перенесен на другой срок), или работник не включен в график отпусков по причине, например, его трудоустройства после утверждения графика отпусков, выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет, или график отпусков отсутствует, отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника.

О времени начала трудового отпуска наниматель обязан уведомить работника не позднее чем за 15 календарных дней (ст.169 ТК). Для реализации указанной нормы наниматель может уведомить работников о времени начала трудового отпуска следующими способами:

• вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и даты начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка;

• направить руководителям соответствующих структурных подразделений такие списки;

• индивидуально ознакомить работника под подпись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске с указанием даты начала и окончания трудового отпуска;

• использовать иные варианты уведомления с учетом численности работников, а также рабочего места (территориального расположения) от места нахождения нанимателя.

Действия по составлению графика отпусков

1. Издание приказа нанимателя по основной деятельности о подготовке к отпускной кампании с указанием необходимости подачи руководителями структурных подразделений в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках и закреплением ответственного лица за своевременной подготовкой графика отпусков в соответствии с законодательством и локальными нормативными правовыми актами.

2. После подачи руководителями структурных подразделений предложений по планируемым отпускам производится анализ представленных предложений в отношении каждого работника с учетом рабочего года конкретного работника.

3. Для обеспечения работы организации в нормальном режиме при планировании трудовых отпусков следует учитывать: взаимозаменяемость руководителя (в т.ч. функции работников, занимающих аналогичные должности в одном структурном подразделении); другие случаи с учетом специфики деятельности организации.

Формируя содержание графика отпусков, необходимо планировать распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь).

4. На основании проведенного анализа кадровая служба при наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков должна включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

5. Непосредственное составление графика отпусков в соответствии с требованиями УСОРД. Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске.

6. Утвержденный и согласованный с профсоюзом (при его наличии) график отпусков доводится нанимателем до сведения всех работников организации (часть вторая ст.168 ТК) одним из следующих способов:

- график отпусков размещается в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);

- ознакомление с графиком отпусков каждого работника под подпись.

Безусловно, что ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков именно под подпись является более приемлемым и целесообразным вариантом. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будет проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

7. Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).

18.07.2013

Татьяна Рахубо, консультант отдела трудового законодательства юридического управления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь