Материал помещен в архив

ВОПРОС: Граждане или представители сторонних организаций очень часто требуют на втором экземпляре обращения, который остается у них, поставить регистрационный штамп входящих документов.

Каким образом оформляется отметка о поступлении документа на экземпляре заявителя?

ОТВЕТ: Нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не предусмотрено оформление отметки о поступлении документа (регистрационного штампа входящих документов) на экземпляре заявителя.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп) проставляется на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа документа (подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Какие-либо особенности регистрации документов в зависимости от способа передачи корреспонденции (почта, каналы электросвязи, курьерская связь) не предусмотрены (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544, иные нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц, также не содержат каких-либо специальных норм по этому вопросу.

Таким образом, граждане не вправе требовать представителей сторонних организаций проставлять на вторых экземплярах передаваемой документации отметки о поступлении (регистрационного штампа).

Вместе с тем организациям не запрещается фиксировать регистрационные сведения о поступивших документах на вторых экземплярах, остающихся на руках у передавших их лиц. В случае если такая практика будет признана в организации целесообразной, соответствующие нормы и порядок их реализации можно закрепить в локальном нормативном правовом акте (например, в инструкции по делопроизводству в организации).

Обратим внимание, что отметку о поступлении не следует путать с отметкой о получении корреспонденции, оформляемой в разносной книге организации, осуществляющей ее доставку посредством курьерской связи. В указанной книге фиксируется, как правило, дата и время доставки корреспонденции (пакетов), фамилия лица, принявшего корреспонденцию, количество переданных единиц корреспонденции (пакетов), а также оформляется собственноручная подпись принявшего корреспонденцию лица. Регистрация переданных таким образом документов осуществляется службой документационного обеспечения управления организации после вскрытия пакетов в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству, иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 22 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 утратило силу.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.