ВОПРОС

Граждане или представители сторонних организаций очень часто требуют на втором экземпляре обращения, который остается у них, поставить регистрационный штамп входящих документов.

Оформляется ли отметка о поступлении документа на экземпляре заявителя?

ОТВЕТ

Работник организации не обязан проставлять регистрационный штамп входящих документов на втором экземпляре обращения, однако имеет на это право.

Нормативными правовыми актами не предусмотрено проставление отметки о поступлении обращения на втором экземпляре (копии), остающемся у гражданина. В то же время работник службы документационного обеспечения управления организации по просьбе гражданина может проставить такую отметку на остающемся у него экземпляре (копии) или сообщить устно дату и регистрационный индекс поступившего обращения (абзац 7 главы 4 Методических рекомендаций по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.05.2017 № 18).

Такая норма может быть закреплена по решению руководителя организации в соответствующем локальном правовом акте организации.

Нормативные правовые акты не предусматривают проставление отметки о поступлении обращения на втором экземпляре (копии), остающемся у заявителя, поскольку:

• этот реквизит оформляется на входящих документах и предназначен для их учета в организации-получателе;

• проставление такой отметки требует удостоверения работника, ее проставляющего, в том, что второй экземпляр полностью идентичен первому.

В то же время устно сообщить дату и регистрационный номер входящего документа заявителю необходимо для того, чтобы подтвердить заявителю получение его обращения.

Справочно Дополнительно см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

07.08.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела