Гриф приложения и гриф утверждения при оформлении распорядительных документов

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

24.06.2025

Рассмотрели особенности оформления реквизитов «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» на распорядительных документах.

Распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений (ч.2 п.10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Требования к оформлению реквизита «Гриф приложения» закреплены в:

1) Инструкции № 4 (п.54);

2) СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 (подп.7.23 п.7).

Гриф приложения

Гриф приложения проставляется на документе, прилагаемом к основному документу (приказу, расположению и др.), и указывает на связь этого приложения с основным документом. Гриф приложения помещается в правом верхнем углу первого листа приложения с отступом 100 мм от границы левого поля (п.54, ч.4 п.77 Инструкции № 4).

Гриф приложения состоит из:

• слова «Приложение»;

• порядкового номера приложения (указывается арабскими цифрами без знака №);

• названия вида документа в дательном падеже;

• автора, даты и регистрационного индекса названия вида основного документа.

Пример   Приложение 2 к приказу директора общества 26.06.2025 № 85

Обратите внимание! Гриф приложения оформляется без курсива.

Составные части реквизита «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт (п.75 Инструкции № 4).

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

При этом в тексте распорядительного документа не оформляется «Отметка о наличии приложения» в качестве самостоятельного реквизита. Сведения о наличии приложения даются в тексте с использованием слов и выражений: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «...представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

На документах, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения (ч.4 п.54 Инструкции № 4).

Обратите внимание! На документах, пересылаемых с сопроводительными письмами (распорядительных, организационных, планово-отчетных и др.), гриф приложения не оформляется.

Гриф утверждения

На приложениях к утверждающим их распорядительным документам и протоколам вместо грифа приложения проставляется гриф утверждения, так как реквизиты «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» являются взаимоисключающими, то есть на одном документе может быть оформлен только один из указанных реквизитов.

В связи с этим на приложениях, утверждаемых распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением, решением) или протоколом, вместо грифа приложения оформляется гриф утверждения.

Гриф утверждения оформляется на приложениях и в тех случаях, когда в тексте утверждающего документа использованы формулировки: «Утвердить прилагаемый...» или «Утвердить... (прилагается)».

Распорядительный документ об утверждении другого документа целесообразно составлять в тех случаях, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением (ч.8 п.48 Инструкции № 4).

Документы могут утверждаться и протоколом коллегиального органа, комиссии.

Дополнительно по теме • Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДЕНО»;

• названия вида утверждающего документа в именительном падеже;

• наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации;

• его даты;

• регистрационного индекса (ч.10 п.48 Инструкции № 4).

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора общества 25.06.2025 № 15

Гриф приложения в НПА

Гриф приложения в НПА оформляется в соответствии с требованиями нормотворческой техники, содержащимися в приложении к Закону от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Так, приложения поясняют или дополняют содержание нормативных предписаний акта и являются его частью, вынесенной для удобства пользования за текст акта (утвержденного акта). В виде приложений, как правило, оформляются таблицы, перечни, формы документов, графики, карты, схемы и другие положения, поясняющие или дополняющие содержание нормативных правовых предписаний акта.

В грифе приложения указываются:

• слово «Приложение» (с прописной буквы);

• порядковый номер приложения, если акт содержит несколько приложений (арабскими цифрами без знака №);

• вид акта, к которому относится приложение, в дательном падеже;

• дата принятия (издания), регистрационный номер акта, к которому относится приложение (за исключением законов).

Приложение должно иметь название, которое связывает его с текстом акта и отражает основное содержание приложения. В названии первое слово (слова) печатается прописными буквами и располагается от левого края строки, а в отношении форм документов (заявлений, актов, книг, журналов и другого) - по центру строки.

Пример Установить перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1.     Приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 140 ПЕРЕЧЕНЬ типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.