Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Имеет ли право организация разработать локальный акт «Положение о документообороте в организации»? В чем отличие такого Положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть в обязательном порядке разработана в организации?

ОТВЕТ: Да, имеет. Положение о документообороте организации в отличие от инструкции по делопроизводству закрепляет общие положения, регламентирующие отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству организации согласно п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкции по делопроизводству в государственных органах)), и, как правило, в нее включаются разделы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах.

В инструкции по делопроизводству организации отражаются основные вопросы работы с документами:

• общие принципы организации делопроизводства;

• документирование управленческой деятельности;

• виды документов, необходимость создания которых обусловлена деятельностью организации;

• порядок подготовки и оформления документов;

• порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;

• порядок исполнения документов;

• порядок приема и отправки документов;

• основные принципы движения различных категорий и групп документов;

• составление номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования;

• методика группировки документов в дела;

• подготовка дел с исполненными документами к дальнейшему хранению и использованию;

• правила хранения и использования исполненных документов;

• порядок передачи документов в архив организации;

• составление описей дел;

• использование архивных документов;

• уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

• работа с документами в электронном виде.

Приведенный список показывает, что инструкция по делопроизводству представляет собой достаточно объемный документ. Таким образом, в организации можно составлять локальные нормативные правовые акты для регламентации отдельных вопросов документационного обеспечения управления. Это может любое из вышеперечисленных положений: инструкция по организации работы с документами в электронном виде, инструкция по организации передачи документов в архив организации и т.д.

Организация может разработать положение о документообороте организации, где будут закреплены общие принципы и задачи документооборота. Также может быть разработана инструкция по организации документооборота. Соответственно, в ней будут закреплены вопросы:

• приема, регистрации, отправки документов;

• движения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;

• особенности учета отдельных категорий и групп документов (например, договоров), сроки исполнения документов и т.д.

При этом необходимо помнить о возможности разработки такого локального нормативного правового акта, как табель унифицированных форм документов организации (далее - Табель), который предусмотрен п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах. Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах.

Справочно Табель - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (часть вторая п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах).

Поскольку в Табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это позволяет регламентировать порядок работы с документами и содержание технологических этапов их обработки. Использование Табеля позволяет оптимизировать процедуру подготовки и исполнения документов за счет упорядочения путей их прохождения в структуре управления.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Инструкция по делопроизводству в организации».

24.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела