Материал помещен в архив

ВОПРОС: Имеет ли законную юридическую силу приказ, который не был зарегистрирован в журнале по правилам, установленным в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция)?

ОТВЕТ: Вопрос о признании юридической силы конкретного документа находится вне сферы регулирования Инструкции и вне сферы делопроизводства как такового.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись (часть первая п.18 Инструкции).

Регистрационный индекс присваивается документу при регистрации. Он представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение и включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. п., а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции).

Особенности регистрации разных видов приказов и присвоения им регистрационных индексов изложены в подп.142.3 и 142.4 п.142 Инструкции.

Приказ является одним из видов документа.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться подп.142.3 и 142.4 п.142 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39), которые не повлияли на суть материала.

Справочно Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (подп.3.1.3 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Основной целью регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему (подп.9.4 п.9 СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27).

Таким образом, регистрация является одним из способов включения документа в документную систему, подтверждает факт его создания или получения, что наделяет документ способностью являться доказательством. На этом основании частью первой п.18 Инструкции реквизит «Регистрационный индекс» определен как один из реквизитов, придающих документу юридическую силу.

В то же время, если созданный документ, в том числе приказ, не был зарегистрирован по установленным в Инструкции правилам, он в определенных случаях может являться доказательством правовых обязательств или совершенных действий. Например, в том случае, если такой приказ был принят к исполнению в организации, в соответствии с ним в организации были совершены определенные действия и т. п. В этом случае такой приказ может быть признан имеющим юридическую силу.

Однако вопрос о признании юридической силы конкретного документа находится вне сферы регулирования Инструкции и делопроизводства как такового.

Исходя из изложенного, при возникновении сомнений в юридической правомочности того или иного документа, в том числе приказа, этот вопрос может быть решен в судебном порядке. Во избежание возникновения подобных ситуаций целесообразно соблюдать установленные Инструкцией, иными нормативными актами требования к ведению делопроизводства, в том числе регистрации документов.

Обратите внимание! Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК) на бумажном носителе, в автоматизированной системе документационного обеспечения управления либо - при незначительном объеме документооборота (до 600 документов в год) - в журналах (подп.139.7 и 139.9 п.139 Инструкции).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. часть первая подп.139.7 и подп.139.9 п.139 Инструкции на основании постановления № 39 изложены в новой редакции: «139.7. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6.»; «139.9. журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9. При необходимости журналы могут быть дополнены графами "Расписка в получении", "Вид документа", "Срок получения ответа" и др.».

25.01.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела