Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
О порядке ведения
делопроизводства
по документам, содержащим
служебную информацию
ограниченного
распространения
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»
2. Настоящая Инструкция определяет требования к документированию и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в ________________________________________
(наименование организации)
(далее - организация). Положения настоящей Инструкции устанавливают порядок оформления, приема, регистрации, контроля исполнения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их передачи, отправки, тиражирования, формирования и хранения дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, а также их уничтожения.
3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа и государственной организации (далее - государственные органы), иного юридического лица, организации, не являющейся юридическим лицом (далее - юридические лица), распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам. В случае ликвидации государственного органа, юридического лица решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимается ликвидационной комиссией.
4. Сведения относятся к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения (приложение к постановлению), а также в случаях, предусмотренных законами Республики Беларусь и решениями Президента Республики Беларусь.
5. С учетом специфики деятельности организации и на основании ведомственного перечня сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, разработанного и утвержденного ____________________________________________________________________,
(наименование вышестоящей организации)
может быть разработан перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, в организации.
6. Решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения принимается руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами. Перечень таких лиц устанавливается в приказе руководителя организации.
7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения и проставлении на документе, содержащем такие сведения, ограничительного грифа «Для служебного пользования», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
8. Должностные лица, имеющие право относить сведения к служебной информации ограниченного распространения, могут устанавливать список организаций и (или) работников, которым направляются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.
9. На документах (приложениях к документам), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также их проектах и сопроводительных письмах к ним проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования».
10. Ограничительный гриф «Для служебного пользования» не проставляется на документах, содержащих общедоступную информацию, предусмотренную ст.16 Закона.
11. К служебной информации ограниченного распространения допускаются работники в соответствии с решением руководителя организации или уполномоченных им должностных лиц, что может быть указано в резолюции руководителя организации (уполномоченного должностного лица) или закреплено в соответствующем списке, утвержденном приказом руководителя организации, по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
12. В организации организуется работа по защите служебной информации ограниченного распространения, в том числе при обработке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники (включая информационные системы), в соответствии с требованиями законодательства об информации, информатизации и защите информации. Должностные лица, ответственные за организацию работы по защите служебной информации ограниченного распространения, назначаются приказом руководителя организации.
13. Ведение делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Лицо, персонально ответственное за ведение делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, назначается приказом руководителя организации.
14. Делопроизводство по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, ведется в организации централизованно: все виды работ по обработке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе по формированию дел, подготовке к передаче в архив организации, осуществляются в службе ДОУ.
15. Руководитель организации несет ответственность за организацию делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, соблюдение установленных правил и порядка работы с такими документами, их сохранность. Должностные лица, осуществляющие контроль за порядком проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, назначаются приказом руководителя организации.
16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами (носителями информации), содержащими такую информацию, работник несет ответственность в соответствии с законодательством.
17. Доступ к перечню сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, а также к порядку проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, не может быть ограничен.
18. Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в том числе подготовка и оформление проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация, отправка, тиражирование, передача, ознакомление, контроль исполнения, хранение, уничтожение, использование, подготовка к передаче в архив организации, не урегулированные настоящей Инструкцией, регулируются Инструкцией по делопроизводству в _________________________________ и иными локальными правовыми актами.
(наименование организации)
ГЛАВА 2
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
19. При оформлении документа (приложения к документу), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу), а также на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении).
 |
Пример
|
20. Ограничительный гриф «Для служебного пользования» располагается выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
21. При оформлении ограничительного грифа «Для служебного пользования» на компьютере применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта не менее 12 пунктов.
22. На документе с ограничительным грифом «Для служебного пользования» в правом верхнем углу документа ниже ограничительного грифа «Для служебного пользования» проставляется номер экземпляра (Экз. № 1, Экз. № 2, Экз. № 3 и т. д.).
|
|
Пример
|
23. Ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра печатаются с отступом от границы левого поля 100 мм, при оформлении документа (приложения к документу) на листах формата А4 в альбомной ориентации - 160 мм.
24. При направлении документа, содержащего структурный элемент с ограничительным грифом «Для служебного пользования», готовятся полный вариант такого документа и извлечение из него. При этом полный вариант документа направляется тем государственным органам, юридическим лицам, к компетенции которых относится этот структурный элемент, иным организациям - только извлечение из документа. При направлении извлечений из документа перед текстом документа слева в скобках указывается «(Извлечение)», а на месте отсутствующего текста - «Для служебного пользования».
|
|
Пример Государственный герб Республики Беларусь
О мерах по повышению (Извлечение)
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Для служебного пользования. 2. ________________________________________________________ (наименование должности, инициалы и фамилия работника) принять меры по реализации настоящего приказа. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________________________________________. (наименование должности работника)
|
25. Создание документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, на специально выделенном автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ). Создание иных документов на нем запрещается. За АРМ закрепляются работники из числа лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения.
26. Допускается сканирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольным карточкам (далее - РКК) документов), и их помещение в автоматизированную систему ДОУ (далее - АС ДОУ).
27. Электронные копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, могут быть перенесены на другие носители только с письменного разрешения (резолюции) руководителя организации либо уполномоченных им лиц. При этом в электронном тексте документа проставляются ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
ГЛАВА 3
ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, КОНТРОЛЬ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
28. Входящие документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны быть зарегистрированы в день их поступления. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, свидетельствует о том, что документы приняты к рассмотрению в организации.
29. В случае если входящие документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступили в нерабочий день (нерабочее время), они должны быть зарегистрированы не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
30. При первичной обработке входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сверяется правильность доставки (по адресу на конверте (пакете)), целостность упаковки, затем конверты (пакеты) вскрывают и проверяют целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установить адресата - возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено».
31. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) вложений (документов, отдельных листов, приложений) составляется акт по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
32. На всех входящих документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов), которая состоит из сокращенного наименования организации, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, требующих срочного исполнения, вместе с датой указывается время поступления (часы, минуты).
|
|
Пример
|
33. Регистрационный штамп входящих документов проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
34. Для электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, отметка о поступлении (дата и индекс поступления) формируются средствами АС ДОУ после успешной проверки электронной цифровой подписи и вносится в РКК.
35. При обработке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники (включая информационные системы) устанавливаются меры по защите такой информации с соблюдением требований законодательства об информации, информатизации и защите информации.
36. Движение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно своевременно отражаться в РКК.
37. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются отдельно от других документов.
38. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с использованием автоматизированной (электронной) регистрационно-контрольной формы посредством заполнения РКК в АС ДОУ.
39. При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется их сканирование с присоединением файлов с текстом документов к РКК.
40. При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, доступ к текстам документов ограничивается. Круг лиц, имеющих право доступа к тексту документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, определяется руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами.
41. РКК ведется по единой форме для исходящих, входящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и отдельно от других видов документов.
42. В РКК указывается следующая информация: автор (корреспондент), дата и индекс поступления документа, форма поступления документа, дата и индекс документа, заголовок (краткое содержание), дата и индекс сопроводительного письма, количество и номера экземпляров документа, количество листов документа, количество листов приложений к документу, резолюция или кому направлен документ, срок исполнения, дата получения и возврата документа, отметка о тиражировании документа, отметка об уничтожении черновых документов, отметка о снятии с контроля, отметка об исполнении документа, отметка о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования», отметка о проведении проверки наличия документов.
Для документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения в РКК указываются номер фонда, номер сводной описи дел, номер дела по сводной описи дел.
Состав и правила заполнения реквизитов РКК приведены в приложении 3 к настоящей Инструкции.
43. Исходящие документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с их компетенцией. Исходящие и внутренние документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в день их подписания.
44. Распорядительные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются отдельно от распорядительных документов общего делопроизводства.
45. Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп».
46. Регистрационным индексом входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года с дополнительными литерами «дсп», который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
|
|
Пример 15-дсп/02-13 |
47. Регистрационный индекс исходящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп» и включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ или регистрационный номер поступления инициативного документа.
|
|
Пример 02-13/15-дсп При использовании принципа регистрации инициативного документа входящий номер может быть 15-дсп, а исходящий - 02-13/15-дсп. |
48. Регистрационными индексами распорядительных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, будут порядковые номера, дополненные условным обозначением «дсп».
|
|
Пример 14-дсп |
49. Контроль за исполнением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет служба ДОУ.
50. Контроль за рассмотрением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля посредством АС ДОУ.
51. РКК систематизируется в контрольной картотеке по срокам исполнения, указанным в резолюции руководителя организации или иных уполномоченных должностных лиц в соответствии с их компетенцией. РКК на неисполненные в установленный срок документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, систематизируются в отдельном разделе контрольной картотеки. При контроле за сроками исполнения распорядительных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на каждый пункт этого распорядительного документа заполняется отдельная РКК. При продлении срока исполнения РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку.
52. РКК на исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, систематизируются в автоматизированные базы (банки) данных в АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел организации.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ, ПЕРЕСЫЛКИ И ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
53. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи, специальной связью, нарочным или заказным почтовым отправлением.
Запрещается передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по факсимильной связи.
54. В случае отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нарочным или заказным почтовым отправлением используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги.
Работник службы ДОУ при отправке таких документов предварительно оборачивает их в бумагу, а затем вкладывает в конверты (пакеты). На верхний клапан конверта (пакета) после запечатывания проставляется оттиск печати «Для документов».
55. В случае нарочного отправления составляется лист получения по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции, в котором указываются наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица - адреса; номера экземпляров; наименование должности, фамилия и инициалы лица, передавшего документ; наименование должности, фамилия и инициалы лица, получившего документ; расписка в получении (подпись, расшифровка подписи, дата). Лист получения подписывается руководителем службы ДОУ.
56. При направлении документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, более чем в 4 адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, в котором указываются общее количество отправляемых документов и номера экземпляров, направляемых каждому адресату. Список на рассылку подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи всем адресатам направляются электронная копия документа с проставленным ограничительным грифом «Для служебного пользования» и список на рассылку независимо от количества адресатов. В этом случае в списке на рассылку (приложении 6 к настоящей Инструкции) указываются номер и дата документа, адресаты и соответствующие им номера экземпляров.
57. При получении и регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи, на документе, распечатанном на бумажном носителе, проставляется номер экземпляра в соответствии с номером, указанным в списке на рассылку.
В случае если поступивший по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи документ не распечатывается на бумажном носителе, тогда его передача внутри организации осуществляется вместе со списком на рассылку.
58. Допускается отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с уже проставленными в электронном тексте документа номерами экземпляров. При этом список на рассылку не направляется.
59. В случае отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не более чем в 4 адреса реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:
|
|
Пример
|
Перед помещением документа в конверт необходимо подчеркнуть номер экземпляра того корреспондента, которому направляется данный документ.
60. При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, фельдъегерской, специальной связью и заказными почтовыми отправлениями составляются реестры рассылки по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции.
В реестрах рассылки указываются регистрационные индексы и номера экземпляров (кроме первого) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных адресатам, фамилия отправителя и дата отправки. Реестры рассылки формируются в отдельное дело.
61. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях их исполнителям и между исполнителями осуществляется путем фиксации в РКК.
62. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим работникам, кроме допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения, запрещена.
63. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, тиражируются с письменного разрешения (резолюции) руководителя организации либо уполномоченных им должностных лиц.
64. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется на основании заявки на тиражирование по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.
65. Информация о тиражировании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, переносится в РКК.
66. Контроль за тиражированием документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на уполномоченных должностных лиц.
67. Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно, что отражается в заявке на тиражирование и в РКК тиражируемых документов.
68. При тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на его копиях рядом с номером экземпляра документа в скобках указывается порядковый номер экземпляра копии.
|
|
Пример
|
69. Если возникла необходимость дополнительно размножить экземпляры документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, то нумерация таких дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. Пример: если последний размноженный экземпляр № 6 имел последний номер при тиражировании 4, то дополнительно размноженные номера будут № 6 (5), № 6 (6), № 6 (7) и т. д.
70. Сведения о тиражировании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с указанием даты размножения, номеров экземпляров и адресатов указывается на оборотной стороне документа и в его РКК. Дополнительно может быть указан учетный номер по учетной форме тиражирования документов.
|
|
Пример Документ размножен 03.05.2021 |
71. Черновые документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях уничтожаются исполнителями документов способом, исключающим возможность прочтения текста.
72. Ответственность за уничтожение черновых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, несет исполнитель документа.
73. Отметка об уничтожении черновых документов указывается в РКК документа.
ГЛАВА 5
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
74. Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
75. Дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, формируются в службе ДОУ.
76. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут формироваться в отдельные дела или в дела с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу.
77. Индекс дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп».
|
|
Пример «02-13-дсп», где: 02 - индекс структурного подразделения, в котором ведется дело с документами, содержащими информацию ограниченного распространения; 13 - порядковый номер дела в данном структурном подразделении. |
78. В случае если после разработки номенклатуры дел организации в течение делопроизводственного года в дело помещаются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то такое дело должно быть отнесено к категории дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, соответственно, индекс дела дополняется литерами «дсп».
79. Распорядительные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в самостоятельное дело.
80. Дела с распорядительными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, формируются в отдельное дело от других документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
81. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). На каждом исполненном документе после его исполнения делается отметка об исполнении и направлении его в дело, которая является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления документа в дело.
|
|
Пример В дело 02-13-дсп Подготовлен ответ 03.05.2021 № 02-13/47-дсп Подпись 03.05.2021 |
82. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования». Индекс дела на обложке дополняется литерами «дсп», например 02-13-дсп.
|
|
Пример Для служебного пользования Наименование вышестоящей организации Наименование организации Дело № 02-13-дсп Переписка о состоянии, развитии и использовании информационных технологий и информационных ресурсов
|
83. В номенклатуру дел организации также включаются все регистрационно-контрольные формы и учетные формы по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе дело с реестрами рассылки.
84. Сроки хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, и (или) ______________________________________________________________.
(наименование ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения перечнем)
85. Сроки хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией организации и отражаются в протоколе заседания данной комиссии по согласованию с ___________________________________________________________________
(наименование государственного архива
(далее - государственный архив).
86. Ответственность за сохранность дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, несет руководитель организации.
87. Экспертиза ценности документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, может производиться в делопроизводстве и в архиве организации.
88. При проведении экспертизы ценности документов, при их подготовке к передаче в архив организации проводится полистный просмотр дел.
89. Возможны следующие варианты переформирования дел:
89.1. при подготовке дел к передаче в архив организации документы, с которых снят ограничительный гриф «Для служебного пользования», изымаются и помещаются в аналогичное дело с документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Это возможно в том случае, когда при составлении номенклатуры дел организации в нее включаются одновременно два аналогичных дела по одному вопросу, с одним сроком хранения, как с ограничительным грифом «Для служебного пользования», так и без него;
89.2. если в номенклатуре дел организации было предусмотрено ведение одного дела как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, так и с документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, при полистном просмотре это дело может расформировываться на два аналогичных дела (с ограничительным грифом «Для служебного пользования» и без него);
89.3. при подготовке к передаче в архив организации распорядительных документов независимо от того, что с отдельных распорядительных документов гриф ограничения «Для служебного пользования» был снят, это дело не переформировывается.
90. По решению руководителя организации или иных уполномоченных им должностных лиц в архив организации могут передаваться дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения не только постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, но и временного (до 10 лет) хранения. В этом случае дела передаются по номенклатуре дел организации.
91. Дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после их завершения в делопроизводстве подлежат передаче в архив организации по описи дел структурного подразделения и включению в архиве организации в сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
92. Индекс дела и индекс тома этого дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп».
|
|
Пример 03-10-дсп |
93. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока временного хранения в организации просматриваются полистно при подготовке их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и передаются на хранение в государственный архив, как правило, после снятия с документов, включенных в этих дела, ограничительного грифа «Для служебного пользования».
94. При передаче дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, на постоянное хранение в государственный архив в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение оговаривается порядок использования и выдачи отдельных категорий дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
ГЛАВА 6
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
95. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.
96. Хранение документов в электронном виде, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования (в том числе сети Интернет), если иное не определено законодательством.
97. Хранение электронных носителей со служебной информацией ограниченного распространения осуществляется в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.
98. В случае отсутствия у работника оборудованного места для хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работа с ними осуществляется только в течение рабочего времени. До окончания рабочего времени полученный работником документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, сдается на хранение в службу ДОУ.
99. Запрещается выносить документы и дела, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, из служебных помещений организации.
В необходимых случаях вынос документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, из здания организации должен быть согласован с руководителем организации.
100. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.
101. Проверка наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проводится не реже одного раза в 2 года комиссией, создаваемой руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом.
102. Результаты проверки наличия документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, оформляются актом по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
103. В случае необнаружения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководителю организации подается докладная записка о принятии мер по их розыску. В этом случае руководитель организации издает приказ о создании комиссии по розыску необнаруженных дел.
104. В случае если в результате розыска документы не найдены, составляется акт об утрате документов (дел) по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции и вносятся соответствующие изменения в РКК.
Утраченные документы могут быть восстановлены за счет имеющихся в наличии копий, экземпляров (номеров экземпляров) этих документов.
ГЛАВА 7
СНЯТИЕ ОГРАНИЧИТЕЛЬНОГО ГРИФА «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»
105. Основанием для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования» с документов является:
установление необоснованности их отнесения к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения;
минование надобности в ограничении доступа к документам;
исключение сведений, содержащихся в документах, из перечня сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения.
106. Решение о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» с документов, принятых (изданных) в государственном органе, юридическом лице, принимается руководителем соответствующего государственного органа, юридического лица либо уполномоченным им лицом.
107. Решение о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» с документов, принятых (изданных) в организации, принимается руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами на основании предложений руководителей самостоятельных структурных подразделений. Принятое решение оформляется приказом (резолюцией) руководителя организации или уполномоченных им должностных лиц с указанием основания его снятия.
108. При снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» на документе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, а также на сопроводительном письме к документу (при его составлении) ограничительный гриф зачеркивается (затушевывается), ниже указываются основание снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования», дата и номер приказа (резолюции).
|
|
Пример
|
109. При снятии с дела ограничительного грифа «Для служебного пользования» на обложке дела ограничительный гриф «Для служебного пользования» и литеры «дсп» в индексе дела зачеркиваются, ниже указываются основание его снятия, дата и номер распорядительного документа (резолюции).
|
|
Пример
Наименование вышестоящей организации Наименование организации Дело № 02-13-дсп Переписка о состоянии, развитии и использовании информационных технологий и информационных ресурсов
|
110. Отметки о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» вносятся в номенклатуру дел организации, сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и РКК. В номенклатуре дел организации и сводной описи дел (годовом разделе сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения основание для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования» указывается в графе «Примечание».
ГЛАВА 8
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
111. По истечении сроков хранения документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного хранения и по личному составу, утвержденные и согласованные в установленном порядке.
112. На документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, может составляться отдельный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции. Такие документы могут включаться и в общий акт организации о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
113. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства с учетом специфики включаемых в него дел. Во вводной части акта не только указывается информация о том, что документы не имеют исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратили практическое значение, но и основания для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования».
114. В случае приема в архив организации дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, временного (до 10 лет) хранения их экспертиза ценности и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве организации. При этом в графе 5 «Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи» акта к индексу дела добавляются литеры «дсп».
| Наименование должности составителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 1 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма списка работников, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения
|
Наименование вышестоящей
СПИСОК
______________ № _______
Место составления
работников, допущенных |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
| № п/п | Наименование должности, фамилия и инициалы работника | Наименование сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения | Подпись работника о неразглашении (нераспространении) сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Приложение 2 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма акта об отсутствии в конверте документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
|
Наименование вышестоящей
АКТ
______________ № _______
Место составления
Об отсутствии в конверте |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
В ________________________________________________ поступило письмо
(наименование организации)
от ___________ № _________, содержащее служебную информацию ограниченного распространения. При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось _____________________________.
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. - в дело № ___________-дсп;
2-й экз. - в ______________________.
(наименование организации)
| Наименование должности работника, составившего акт |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 3 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Состав и правила заполнения реквизитов РКК
| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа указывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Дата и индекс поступления документа | Заполняется при регистрации входящего документа, указываются дата и индекс, присвоенные документу организацией; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
| Форма поступления документа | Указывается форма поступления: письменная или электронная |
| Дата и индекс документа | Указываются дата и регистрационный индекс документа, присвоенные организацией-автором: при регистрации исходящего, внутреннего документа указываются дата и регистрационный индекс, присваиваемые организацией, подготовившей документ; при регистрации входящего документа указываются дата и регистрационный индекс, присвоенный организацией, отправившей документ |
| Заголовок (краткое содержание) | Указывается заголовок, содержащийся на документе, или краткое содержание документа |
| Дата и индекс сопроводительного письма | Указываются дата и регистрационный индекс входящего сопроводительного письма, с которым прислан основной документ |
| Количество и номера экземпляров документа | Указываются номер и количество экземпляров |
| Количество листов документа | Указывается количество листов основного документа |
| Количество листов приложений к документу | Указывается количество листов приложений к основному документу |
| Резолюция или кому направлен документ | Указываются наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя, содержание поручения, автор резолюции и ее дата |
| Срок исполнения | Указывается срок исполнения документа (число, месяц, год), исчисляемый со следующего дня после регистрации документа. При регистрации исходящего инициативного документа указывается дата ожидаемого ответа |
| Дата получения и возврата документа | Указываются наименование должности, инициалы и фамилия работника, получившего документ и возвратившего его после ознакомления (исполнения) в службу ДОУ, и дата |
| Отметка о тиражировании документа | Указываются дата тиражирования, номер экземпляра и порядковые номера копий этого экземпляра, полученные при тиражировании, осуществляемом с письменного разрешения (резолюции) руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. Могут указываться дата и номер заявки на тиражирование документа |
| Форма отправки документа | Указывается форма отправки исходящего документа: по каналам электросвязи, фельдъегерская или специальная связь, нарочное или заказное почтовое отправление. При нарочном отправлении указываются дата получения, наименование должности, фамилия и инициалы лица, получившего документ |
| Отметка об уничтожении черновых документов | Указывается «Черновые документы уничтожены», дата уничтожения и наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя |
| Отметка о снятии с контроля | Указываются наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, принявшего решение о снятии документа с контроля, дата снятия с контроля |
| Отметка об исполнении документа | Кратко указывается решение вопроса по существу, дата и индекс документа, в котором содержится результат исполнения; проставляется индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ после исполнения |
| Отметка о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» | Указываются дата и номер распорядительного документа (резолюции) руководителя организации или уполномоченного им должностного лица, уведомление организации, установившей ограничительный гриф «Для служебного пользования», о его снятии, основание для снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования» |
| Отметка о проведении проверки наличия документа | Указываются дата и результаты проверки наличия документа |
| Приложение 4 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма листа получения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, при нарочной отправке
Лист получения документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения
_______________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
| № п/п | Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица - адресата | Номера экземпляров | Дата отправления документа | Наименование должности, фамилия и инициалы лица, передавшего документ | Наименование должности, фамилия и инициалы лица, получившего документ | Расписка в получении документа (дата, подпись и расшифровка подписи) | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 5 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма списка на рассылку документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях
Список на рассылку
______________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
| № п/п | Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица - адресата | Почтовый адрес | Номера экземпляров | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью количество отправляемых документов)
| Наименование должности руководителя структурного подразделения, подготовившего документ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 6 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма списка на рассылку документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, посредством защищенных в соответствии с требованиями законодательства каналов
Список на рассылку
______________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
| № п/п | Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица - адресата | Номера экземпляров | Примечание |
|
1 |
2 |
4 |
5 |
Итого ___________________________________________ документов.
(цифрами и прописью количество отправляемых документов)
| Наименование должности руководителя структурного подразделения, подготовившего документ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 7 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма реестра рассылки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, при отправке фельдъегерской, специальной связью и заказными почтовыми отправлениями
Реестр рассылки
| № п/п | Регистрационные индексы | Номера экземпляров | Примечание |
|
1 |
2 |
4 |
5 |
| Наименование должности работника, подготовившего реестр |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
| Приложение 8 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма заявки на тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
|
Наименование организации
ЗАЯВКА
______________ № _______
на тиражирование |
___________________________ (наименование должности руководителя ___________________________ организации или уполномоченного ___________________________ им должностного лица, |
| № п/п | Дата (регистрационный индекс) документа | Содержание документа / наименование должности и инициалы, фамилия, лица, выдавшего разрешение на тиражирование | Количество листов основного документа и приложений | Дата поступления заказа на тиражирование | Номер экземпляра | Количество (номера) тиражируемых экземпляров | Наименование должности и подпись работника, передавшего документ на тиражирование | Отметка о получении тиражированных экземпляров | Наименование должности работника службы ДОУ, осуществляющего тиражирование |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
| Наименование должности работника, подготовившего заявку на тиражирование |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 9 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма акта приема-передачи документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, при смене работника
|
Наименование вышестоящей
АКТ
______________ № _______
Место составления
приема-передачи |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
Основание: ___________________________________________________________
(название, дата и индекс правового акта)
Составлен комиссией:
Председатель ________________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: 1. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Присутствовали: 1. _____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
В связи с ________________________________________________________
(причина приема-передачи документов)
| _______________________ передал, | а ______________________________ принял |
| (инициалы, фамилия) | (инициалы, фамилия) |
документы (дела) за _____________ годы
| № п/п | Дата, регистрационный индекс документа (индекс дела по номенклатуре дел) | Наименование (содержание) документов (дел) | Количество документов (дел, томов) | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого принято: _____________________________________ документов и дел.
(цифрами и прописью)
Отсутствуют следующие документы (дела) за _____________ годы.
| № п/п | Дата, регистрационный индекс документа (индекс дела по номенклатуре дел) | Наименование (содержание) документов (дел) | Количество документов (дел, томов) | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Причина отсутствия документов (дела) ________________________________.
| Передал: | Подпись | Расшифровка подписи |
| Принял: | Подпись | Расшифровка подписи |
| Председатель комиссии | Подпись | Расшифровка подписи |
| Члены комиссии | Подпись | Расшифровка подписи |
| Подпись | Расшифровка подписи |
| Приложение 10 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма акта проверки наличия документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
|
Наименование вышестоящей
АКТ
______________ № _______
Место составления
проверки наличия |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
Основание: ___________________________________________________________
(название, дата и индекс нормативного правового акта (распорядительного документа))
Составлен комиссией:
Председатель ________________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: 1. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Присутствовали: 1. _____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
2. ____________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
Комиссией в период _______________________________ проведена проверка
(проверяемый период)
наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
1. Проверкой установлено:
1.1. Всего числится по регистрационно-контрольным и учетным формам ________________________________.
(количество документов)
1.2. Не обнаружено в наличии ________________________________________.
(номера и индексы документов)
1.3. Обнаружено не внесенных в учетные формы ________________________.
(порядковые номера экземпляров и др.)
2. Характеристика состояния документов ______________________________.
3. Выводы и предложения комиссии по результатам проверки, учету и сохранности документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения _____________________________________________________.
| Председатель комиссии | Подпись | Расшифровка подписи |
| Члены комиссии | Подпись | Расшифровка подписи |
| Подпись | Расшифровка подписи |
| Приложение 11 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма акта об утрате документов (дел), содержащих служебную информацию ограниченного распространения
|
Наименование вышестоящей
АКТ
______________ № _______
Место составления
Об утрате документов (дел), |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
В результате проверки наличия документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в период ____________ установлено
(проверяемый период)
отсутствие перечисленных ниже дел (документов): ___________________________.
(номера и индексы документов)
Предпринятые меры по розыску дел (документов) положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета следующие дела (документы), содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ___________________________________________________.
(номера и индексы документов)
| Наименование должности руководителя службы ДОУ |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 12 к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения |
Примерная форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не подлежащих хранению
|
Наименование вышестоящей
АКТ
______________ № _______
Место составления
О выделении |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности ___________________________ руководителя организации)
Дата |
На основании _____________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
___________________________________________________________ отработаны
использованных при проведении экспертизы ценности)
к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда № _____________________________________________________, а также в связи
(номер и название фонда)
_______________________________________________________.
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера номенклатур (описей) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого ____________________________________ дел за ___________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ год(ы) утверждены, а по личному составу - согласованы с экспертно-методической комиссией _____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
(протокол от __________________ № ______).
| Наименование должности работника, проводившего экспертизу ценности документов |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО (наименование ___________________________ организации) _____________ № ___________ |
СОГЛАСОВАНО* (наименование государственного архива) ___________ № ______________ |
Документы в количестве ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______________ килограмм сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № _______
| Наименование должности работника, сдавшего документы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
| Наименование должности работника, ответственного за архив, внесшего изменения в учетные документы |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Дата
_____________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2023 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 11.01.2023 № 1. Комментарий см. здесь. |
07.06.2021
Александр Бекиш, начальник сектора правового и кадрового обеспечения научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Институт прикладных программных систем», научный сотрудник отдела комплектования государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»
 |
См. другие формы в каталоге. |