Материал помещен в архив

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ОРГАНИЗАЦИИ: РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В настоящее время значительное число документов в организации создается в электронном виде либо на некоторых этапах работы с ними (подготовка и согласование проекта документа, отправка корреспонденту, хранение и т.д.) используются различные информационные технологии.

Инструкция по работе с электронными документами в организации нужна независимо от того, используется ли в организации автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ) или нет, так как регламентация создания, хранения, организации доступа к электронным документам позволяет упростить и структурировать работу с документами в электронном виде.

Необходимость разработки инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству организации - основной локальный нормативный правовой акт, который комплексно регламентирует вопросы работы с документами.

1. Требования к организации документооборота, в т.ч. с использованием любых средств его автоматизации, могут регламентироваться в едином документе. В этом случае в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству должны найти отражение также вопросы применения средств автоматизации в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, в т.ч. выполнения других работ, связанных с обработкой документов.

Вместе с тем не следует инструкцию по делопроизводству превращать в инструкцию пользователей АСДОУ. В инструкции по делопроизводству должны быть закреплены правила и порядок обработки документов, обязанности должностных лиц по работе с документами в электронном виде. Для более детальной регламентации отдельных процессов работы с документами могут составляться отдельные инструкции, памятки и т.д. Такие документы могут утверждаться в качестве приложения к инструкции по делопроизводству либо в качестве самостоятельных документов (например, перечни документов, создаваемых в электронном виде, порядок регистрации документов в АСДОУ и др.).

При отсутствии в организации инструкции по делопроизводству ее необходимо разработать с нуля таким образом, чтобы содержащиеся в ней положения регламентировали документооборот организации в целом, с учетом требований к организации электронного документооборота, если в организации используются какие-либо средства автоматизации работы с документами.

Справочно Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (п.4 Инструкции по делопроизводству).

2. Если в организации уже разработана инструкция по делопроизводству, то в нее вносятся изменения, учитывающие порядок работы с документами с использованием средств автоматизации: включаются отдельные разделы, регламентирующие вопросы работы с документами в электронном виде, например: «Организация работы с документами в электронном виде», «Электронная цифровая подпись», «Учет и хранение документов в электронном виде» и т.д. Инструкция по делопроизводству также может быть обновлена за счет дополнения (изменения) каждого ее раздела. В этом случае особенности работы с документами в электронном виде в самостоятельный раздел не выделяются.

3. По усмотрению организации для регламентации электронного документооборота может разрабатываться и отдельная инструкция по электронному документообороту. При разработке такой инструкции обязательно должны учитываться требования к организации работы с документами, изложенные в инструкции по делопроизводству (если такая инструкция разработана).

В разработке инструкции принимают участие служба документационного обеспечения управления, IT-служба, подразделения, ответственные за администрирование АСДОУ и других средств автоматизации работы с документами.

Нормативное регулирование

При разработке инструкции по делопроизводству следует руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству;

• Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• иными нормативными актами в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. регламентирующими порядок работы с документами в электронном виде.

Структура инструкции по делопроизводству

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела не определяют структуру (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) инструкции по делопроизводству конкретной организации и ее «типовое» содержание, это делают ее разработчики.

Инструкция по делопроизводству, как правило, состоит:

• из вводной части (общие положения);

• основной части (тематические разделы);

• приложений.

Вводная часть (общие положения)

В разделе «Общие положения» указываются, как правило, цели издания инструкции; устанавливается область распространения инструкции, указываются документы, на основании которых она разработана, а также документы, которые применяются при организации работы с документами в организации наряду с ней.

Пример 1. Инструкция по делопроизводству в открытом акционером обществе «Свет» (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в открытом акционером обществе «Свет» (далее - общество). Инструкция определяет правила приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче документов в архив независимо от вида носителя с использованием ручных и информационных технологий. 2. Инструкция по делопроизводству в открытом акционером обществе «Свет» (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к оформлению и отправке в электронном виде организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов, писем и др.) по электронной почте и распространяется на все подразделения открытого акционерного общества «Свет» (далее - общество). 3. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила подготовки и оформления документов в системе электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД «Дело»).

В разделе «Общие положения» также указываются структурные подразделения и должностные лица, ответственные за общее руководство делопроизводством в организации, устанавливается их ответственность за несоблюдение требований инструкции и др.

В данном разделе определяются виды документов, используемых для документирования функций управления, в т.ч. состав документов, создаваемых и обрабатываемых с использованием АСДОУ, общие принципы организации электронного документооборота.

Пример Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя информации, в состав которой входят: • организационные документы (структура организации и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении общества, должностная инструкция работнику); • распорядительные документы (приказ, решение); • справочно-информационные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.).

В инструкции по делопроизводству также может устанавливаться «происхождение» документов, работа с которыми ведется в системе электронного документооборота.

Пример В системе «Дело» используются: • документы, созданные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; • образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе; • документы и сообщения, отправляемые и поступающие по электронной почте, относящиеся к переписке с государственными органами, вышестоящими организациями и другими внешними корреспондентами.

Если вопросы работы с документами в электронном виде регламентируются в самостоятельном локальном нормативном правовом акте (инструкции, положении и др.), то в инструкции по делопроизводству это может быть оговорено.

Пример Порядок оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регламентируется Инструкцией по организации электронного документооборота в ОАО «Свет».

Если в организации используется конкретная АСДОУ, то в инструкции по делопроизводству следует это указать.

Пример В целях автоматизации делопроизводства в обществе применяется система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее - система «Дело»).

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. На основании этой последовательности составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов.

Основная часть (тематические разделы)

К основным разделам инструкции по делопроизводству относятся:

• подготовка и оформление документов;

• организация работы с документами (документооборота);

• регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата;

• контроль исполнения документов;

• хранение документов и т.д.

Основные разделы могут содержать главы. Так, например, в разделе «Контроль исполнения документов» могут быть выделены такие главы, как:

• «Организация контроля исполнения»;

• «Сроки исполнения документов».

Раздел «Требования к подготовке и оформлению документов»

Положения раздела «Требования к подготовке и оформлению документов» должны учитывать порядок «безбумажной» работы с документами. В инструкции необходимо установить единые форматы файлов для подготавливаемых проектов документов, обязательность применения утвержденных шаблонов документов.

Обратите внимание! Виды и разновидности создаваемых в АСДОУ документов, правила их подготовки и оформления, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания, порядок работы исполнителей с документами должны соответствовать требованиям инструкции по делопроизводству организации.

Чтобы избежать дублирования данных требований в инструкции по электронному документообороту (если она разрабатывается как самостоятельный документ), можно сделать соответствующую отсылку к инструкции по делопроизводству.

Пример Составление, оформление и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Раздел «Организация документооборота»

В разделе «Организация документооборота» в части электронного документооборота должен быть определен порядок работы с документами при выполнении таких функций, как обработка, учет и регистрация входящих и исходящих документов, подготовка и согласование проектов документов, выдача поручений и контроль за ходом их исполнения, оперативное хранение документов и др.

В инструкции должна быть описана процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, должны быть указаны формы регистрации, принятая система индексации документов, порядок регистрации отдельных групп документов. В инструкцию следует включить описание регистрационно-контрольных форм (журналов, карточек), используемых для каждой категории документов, порядок их ведения, а также (при необходимости) периодичность их печати.

Пример Обработка входящих документов. При поступлении входящего документа делопроизводителем в системе «Дело» создается карточка документа и заполняются следующие реквизиты: • фамилия, имя, отчество адресата; • корреспондент (отправитель документа); • регистрационный номер документа корреспондента («б/н», если сведения о номере на документе отсутствуют); • дата регистрации документа корреспондентом; • заголовок, кратко отражающий содержание документа; • тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора). Если на конверте имеются надписи: «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», соответствующая отметка вносится в поле «Особые отметки» карточки документа. Регистрационный номер документу присваивается системой «Дело» автоматически. Повторным документам номер присваивается вручную. После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации. Делопроизводитель сканирует текст документа, поступившего на бумажном носителе, и прикрепляет к электронной карточке документа.

В инструкции по делопроизводству должны быть отражены все возможные каналы поступления корреспонденции (по электронной почте, через ведомственные системы и т.д.), а также должно быть определено, какие из указанных документов подлежат обязательной регистрации.

В данном разделе должен быть регламентирован и порядок сканирования документов:

• определен перечень документов, подлежащих сканированию и помещению в АСДОУ;

• указан метод сканирования - с использованием поточного сканирования или в ручном режиме непосредственно при регистрации документа.

Следует также описать правила именования файлов, если эта задача не автоматизирована системой.

Пример Документы на бумажном носителе включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» допускается после его сравнения с подлинником документа.

Алгоритм согласования документов также должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству.

Пример Сроки согласования и состав участников согласования определяются автором проекта документа при его создании. Согласование проекта документа выполняется участниками согласования в системе «Дело». Участники согласования могут визировать следующим образом: «Согласовано», «Не согласовано», «Согласовано с замечаниями».

Раздел «Контроль исполнения документов»

В разделе «Контроль исполнения документов» следует перечислить виды документов, подлежащих обязательному контролю, описать порядок их постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине и др.

Пример Контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов осуществляется в системе «Дело». Данные о документах, исполнение которых контролируется, вводят в систему уполномоченные работники общества: • по входящим и исходящим документам - работники службы контроля отдела документационного обеспечения управления; • по внутренним документам - авторы документов. Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, изменении сроков и исполнителей, исполнении и снятии с контроля документов обновляются в системе ежедневно в автоматическом режиме. При переносе срока исполнения уполномоченный работник либо автор поручения указывает новый срок исполнения и причину его переноса в карточке поручения в системе «Дело». В целях предупреждающего контроля по исполнению документов исполнителям автоматически рассылаются напоминания в системе «Дело» за 5 и 2 дня до истечения срока исполнения документа. По неисполненным документам, срок исполнения которых истек, в системе автоматически рассылаются уведомления исполнителям и авторам документов и поручений (резолюций) один раз в день.

Если при работе с документами в электронном виде в организации используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), то в соответствующем разделе инструкции должны быть закреплены правила работы с ней.

Пример Визирование и подписание проекта документа производятся в системе электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи. Документы в электронном виде заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

Раздел «Хранение документов»

Правила хранения документов, систематизации и индексации дел, ответственность за сохранность документов, вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов».

Пример 1. Документы в электронном виде формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общества и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Сроки хранения документов едины для документов на бумажных и электронных носителях. Документы в электронном виде подлежат хранению в установленном порядке в системе «Дело» в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов. 2. Уничтожение документов в электронном виде проводится обществом при соблюдении следующих условий: - к уничтожению отбираются только документы в электронном виде с истекшими сроками хранения; - допускается уничтожение только тех документов в электронном виде, которым установлен срок хранения; - отбор документов в электронном виде за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссией общества.

В инструкцию по делопроизводству могут включаться и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется с учетом специфики работы с документами, например: «Организация справочной работы», «Правила работы с папками и файлами» и т.д.

Приложения

Состав приложений зависит от содержания разделов (глав) инструкции. В качестве приложений могут приводиться:

• классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов и др.);

• формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам и др.

Оформление и утверждение инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект инструкции передается на утверждение руководителю организации. Если инструкция утверждается распорядительным документом (приказом), то в приказ необходимо включить пункт об утверждении инструкции (например, «утвердить прилагаемую Инструкцию») и указать:

• дату введения инструкции в действие;

• мероприятия, связанные с внедрением инструкции;

• сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа;

• ответственных исполнителей инструкции.

Датой инструкции по делопроизводству считается дата ее утверждения.

14.10.2014

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года