Материал помещен в архив

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ПОЧТОВОГО ЯЩИКА РАБОТНИКА В СЛУЧАЕ ЕГО ВРЕМЕННОГО ОТСУТСТВИЯ

Персональный ящик электронной почты

В современных организациях многим работникам для ведения служебной электронной переписки выделяется персональный адрес (ящик) электронной почты. Во многих случаях это оправданно. Во-первых, таким образом работник получает свой персональный деловой инструмент для оперативной коммуникации с иными работниками, клиентами, поставщиками и иными сторонними организациями. Во-вторых, выделение персонального ящика электронной почты позволяет иметь определенную гарантию того, что электронное сообщение, полученное с конкретного адреса (ящика) электронной почты, было отправлено именно тем работником, которому этот адрес (ящик) принадлежит, так как только он имеет монопольный доступ к этому почтовому ящику (только он знает пароль доступа к нему). Помимо прочего, это позволяет закрепить за работниками персональную ответственность за содержание отправляемых ими сообщений.

Коллективный ящик электронной почты

В организациях могут использоваться также коллективные ящики электронной почты, предназначенные для использования несколькими работниками (например, работниками одного отдела) (п.2.8 Методических рекомендаций по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3).

Вместе с тем использование таких ящиков имеет недостатки. Основной из них - снижение доверия к отправителю, так как у получателя сообщений, отправленных посредством коллективного ящика электронной почты, могут возникнуть сомнения в подлинности сообщения (то есть того, соответствует ли содержащаяся в сообщении подпись реальному отправителю). В связи с этим авторы указанных выше Методических рекомендаций советуют при использовании коллективного ящика электронной почты осуществлять каким-либо образом однозначную идентификацию авторов отправляемых сообщений (например, посредством личной электронной цифровой подписи). Если подобное невозможно, то представляется целесообразным возложить ответственность за отправку и получение сообщений посредством коллективного ящика электронной почты на конкретного работника, ограничив свободный доступ к такому ящику всех остальных.

Длительное отсутствие работника

Наиболее приемлемым вариантом традиционно рассматривается тот, при котором доступ к электронному почтовому ящику предоставляется только определенному работнику. Вместе с тем в случае отсутствия работника это может создать потенциальную проблему, когда сообщения, поступающие в соответствующий почтовый ящик в отсутствие работника, будут «дожидаться» возвращения этого работника. Подобное особенно характерно для сезона отпусков, когда некоторые работники на достаточно длительное время выпадают из рабочего процесса, а вместе с ними «зависает» и поступающая на их электронный адрес переписка. В частности, характерным примером является отпуск или же просто длительное отсутствие секретаря, владеющего монопольным доступом к основному ящику электронной почты организации, через который отправляется и принимается основной массив официальной электронной корреспонденции. Подобное можно сравнить с ситуацией, при которой на время отпуска секретарь забрал с собой единственный ключ от почтового ящика для обычной бумажной корреспонденции. Подобная ситуация совершенно недопустима, так как может поставить под угрозу оперативную деятельность организации, например, сорвать заключение коммерческой сделки, сроки исполнения присланного из вышестоящей организации документа и т. п.

В связи с этим необходимо предусмотреть возможность доступа к электронным сообщениям, поступающим на ящик электронной почты отсутствующего работника. Сделать это можно несколькими способами.

Способы использования электронного почтового ящика работника в случае его временного отсутствия

1. Автоматический ответ отправителю

Подобный способ подразумевает, что перед тем, как работник на некоторое время выпадет из рабочего процесса (например, в конце последнего дня перед уходом в отпуск), в настройках почтового ящика необходимо установить автоответчик, отправляющий на каждое входящее сообщение автоматический ответ, содержащий сведения о том, что владелец ящика временно отсутствует, и при необходимости иную справочную информацию. Например, в тексте сообщения автоответчика целесообразно указать, что следует сделать автору поступившего сообщения: перезвонить по контактному телефону или отправить сообщение повторно на другой электронный адрес.

Сообщение автоответчика (пример)

Здравствуйте!

До 25.04.2016 я нахожусь в отпуске и не смогу ответить на Ваше сообщение.

До указанной даты по интересующим вопросам Вы можете направлять сообщения моему заместителю Владимиру Викторовичу Путяеву на адрес putjaev@vals.by или позвонить ему по телефону (+375 17) 211 96 79.

Данное сообщение создано автоматически, отвечать на него не следует.

С уважением,

Необходимо помнить, что функции автоответчика обычно реализуются непосредственно на почтовом сервере, а не в почтовом клиенте, который работник использует для получения и отправки почты (MS Outlook, The Bat! и т. д.) и который, соответственно, во время отпуска работника не будет использоваться и отправлять автоматические сообщения.

2. Автоматическая пересылка сообщений работнику, замещающему временно отсутствующего работника

Подобный способ подразумевает автоматическую пересылку сообщений, поступающих в электронный ящик отсутствующего работника, на адрес иного работника, который его замещает или же просто уполномочен отвечать на соответствующие входящие электронные сообщения.

При таком способе также может быть целесообразно включить функцию автоматического ответа отправителю, который будет автоматически уведомлен о временном отсутствии интересующего его работника.

Сообщение автоответчика (пример)

Здравствуйте!

До 25.04.2016 я нахожусь в отпуске и не смогу ответить на Ваше сообщение.

Полученное от Вас сообщение автоматически перенаправлено заместителю генерального директора ОАО «Вальс» Путяеву Владимиру Викторовичу на адрес putjaev@vals.by, и в установленные сроки Вам будет дан на него ответ.

До 25.04.2016 по интересующим Вас вопросам Вы можете звонить Путяеву В.В. по телефону (+375 17) 211 96 79 или написать ему на адрес putjaev@vals.by.

Данное сообщение создано автоматически, отвечать на него не следует.

С уважением,

При активации функции автоответчика и (или) установлении автоматической пересылки сообщений целесообразно протестировать корректность работы этих функций, отправив какое-нибудь сообщение на соответствующий адрес электронной почты с другого адреса.

3. Предоставление полного доступа к почтовому ящику другому работнику

На время отсутствия работника можно предоставить другому работнику полный доступ к соответствующему электронному почтовому ящику, в том числе с возможностью получать и отправлять сообщения. Однако необходимо учитывать, что при таком способе может нарушаться главное преимущество использования персонального ящика электронной почты - индивидуализация использования и однозначная идентификация автора отправляемых сообщений.

Подобный способ больше всего подходит для ситуации временного отсутствия секретаря или иного лица, ответственного за делопроизводство и монопольно владеющего правом доступа к основному официальному ящику электронной почты организации. В случае же, если адрес ящика носит «именной» характер, несовпадение фамилии автора в подписи к сообщению с именем в адресе почтового ящика может вызвать у получателя вопросы. Например, может вызвать подозрение сообщение, подписанное В.В.Путяевым, но отправленное с адреса vasiliev@vals.by. Вместе с тем подобная ситуация может быть вполне допустима, если отправляемые сообщения или прикрепляемые к ним файлы удостоверяются при помощи личной электронной цифровой подписи, позволяющей осуществлять надежную идентификацию автора без привязки к адресу электронной почты.

Предоставление прав доступа к содержимому почтового ящика другого работника, в том числе с возможностью отправки сообщений, должно быть документально зафиксировано. Например, может быть издан соответствующий приказ (распоряжение, указание) о временной передаче прав доступа и использования конкретного ящика электронной почты от одного работника другому. Документирование временной передачи прав пользования персональным электронным почтовым ящиком (пароля к нему) осуществляется в порядке, предусмотренном в организации.

4. Предоставление возможности другому работнику отправлять и получать сообщения посредством электронного адреса отсутствующего работника

Современные почтовые программы нередко допускают возможность предоставления какому-либо работнику возможности отправлять и получать сообщения с использованием адреса электронной почты другого работника, но без доступа к полученным и отправленным ранее сообщениям, хранящимся в соответствующем электронном ящике. Подобный способ реализуется, например, посредством соответствующей настройки почтовой программы-клиента, которую использует замещающий работник, или создания на почтовом сервере новой учетной записи с ограниченными правами доступа к уже хранящимся на нем сообщениям.

Необходимо учитывать, что для подобного способа характерны те же недостатки и организационные издержки, что и для способа 3.

Внеплановый доступ к электронному почтовому ящику отсутствующего работника

В случае если на время отпуска работника доступ к его почтовому ящику иным работникам не предоставляется и при этом не устанавливается автоматическая пересылка поступающих в него сообщений, необходимо предусмотреть, чтобы в случае экстренной необходимости все-таки можно было получить доступ к содержимому этого ящика, а также возможность отправлять посредством него сообщения. Например, доступ к почтовому ящику работника, ограниченного индивидуальным паролем, может обеспечиваться путем:

1) хранения сведений о персональных паролях доступа в уполномоченном структурном подразделении (службе безопасности, службе информационных технологий и т. д.) или у уполномоченного работника (системного администратора или др.);

2) наличия возможности аннулирования (сброса) персональных паролей уполномоченным структурным подразделением или работником (службой безопасности, службой информационных технологий, системным администратором и т. д.).

Внеплановое «вскрытие» (сброс пароля) индивидуального почтового ящика отсутствующего работника целесообразно осуществлять в присутствии комиссии не менее чем из 3 человек (по аналогии со вскрытием обычного индивидуального служебного ящика с замком, индивидуального служебного сейфа и т. д.), документируя факт вскрытия в соответствующем акте с указанием фамилий членов комиссии, причин «вскрытия» (сброса пароля) и т. д. В случае незапланированного предоставления пароля от индивидуального электронного почтового ящика отсутствующего работника другому работнику этот факт также целесообразно документировать в соответствующем распоряжении, указании или ином документе, издаваемом (составляемом) уполномоченным должностным лицом организации.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Электронный документооборот организации».

18.04.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года