Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Введение

Правоотношения, возникающие в процессе использования автомобиля, принадлежащего работнику, могут регулироваться гражданским или трудовым законодательством.

Если при гражданско-правовых правоотношениях (ст.603, 613, 643 Гражданского кодекса РБ, далее - ГК) наблюдается переход к организации права пользования имуществом гражданина, то при трудовых правоотношениях (ст.106 Трудового кодекса РБ, далее - ТК) отсутствует фактическая передача имущества, автомобиль может использовать для нужд нанимателя только сам работник - владелец транспортного средства. При этом работник может использовать автомобиль как в личных, так и в служебных целях.

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст.106 ТК).

Достижение договоренности нанимателя и работника об использовании личного автомобиля в служебных целях может быть:

1) разовым (по единичному случаю);

2) на определенный период;

3) на неопределенный срок.

Рассмотрим использование личного автомобиля в рамках трудовых правоотношений.

Алгоритм оформления использования личного автомобиля работника в служебных целях

Шаг 1. Подача работником заявления о выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Заявление также может подаваться для оформления разового использования личного автомобиля в служебных целях.

Данный шаг является не обязательным.

Пример заявления о выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

В связи с тем, что я, исполняя свои должностные обязанности (поездки к покупателям продукции по г.Минску), по личной инициативе постоянно использую принадлежащий мне автомобиль марки Опель Астра, 2006 г. выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, прошу выплачивать компенсацию за износ (амортизацию) транспортного средства.

Пример 1 Работник общества с ограниченной ответственностью «К», использующий для решения служебных задач свой личный автомобиль, обратился к нанимателю с просьбой о выплате компенсации. Наниматель отказал в связи с тем, что не уполномочивал работника использовать свой личный автомобиль для нужд нанимателя. Выплата компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства является правом работника, однако размер и порядок данной компенсации определяются по договоренности с нанимателем (ст.106 ТК). Следовательно, прежде чем использовать свой личный автомобиль в служебных целях, работник должен был достичь соглашения с нанимателем об использовании автомобиля для нужд нанимателя, размере и порядке выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства.

Шаг 2. Заключение письменного соглашения между нанимателем и работником об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя, о размере и порядке выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства.

Во-первых, возможно включение данной договоренности в один из пунктов трудового договора (контракта) работника при его заключении, например:

«15. Работник в процессе своей трудовой деятельности использует личный автомобиль для нужд Нанимателя. Наниматель предоставляет Работнику компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества - легкового автомобиля марки Опель Астра, 2006 г. выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, из расчета 35 000 руб. за один рабочий день использования личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника в служебных целях.

Выплата компенсации осуществляется ежемесячно, одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период на основании акта об использовании личного автомобиля для нужд Нанимателя».

Во-вторых, возможно оформление дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) работника.

Пример дополнительного соглашения к контракту об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волкова Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Дополнить контракт подпунктом 1.7: «Работник в процессе своей трудовой деятельности использует личный автомобиль в служебных целях. Наниматель предоставляет Работнику компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества - легкового автомобиля марки Опель Астра, 2006 г. выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, из расчета 35 000 руб. за один рабочий день использования личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника для нужд нанимателя.

Выплата компенсации осуществляется ежемесячно, одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период на основании акта об использовании личного автомобиля в служебных целях».

2. Дополнительное соглашение вступает в силу с 7 июля 2012 г.

3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью контракта от 28.12.2010 № 67. Все остальные положения контракта являются неизменными и действительными.

4. Дополнительное соглашение составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

В-третьих, возможно заключение договора об использовании автомобиля в служебных целях.

Пример договора об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волкова Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник предоставляет Нанимателю принадлежащий Работнику на праве собственности автомобиль марки Опель Астра, 2006 г. выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5.

2. Стоимость автомобиля на день заключения договора по соглашению сторон устанавливается в размере 55 000 000 (пятьдесят пять миллионов) руб. Автомобиль находится в технически исправном состоянии и пригоден для использования в соответствии с настоящим договором.

3. Автомобиль используется Работником для нужд Нанимателя в целях решения вопросов, связанных с трудовой деятельностью Работника.

4. Наниматель производит выплату Работнику компенсации за износ (амортизацию) автотранспортного средства из расчета 35 000 руб. за один рабочий день использования автомобиля в служебных целях.

5. Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, за периоды временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника для нужд нанимателя.

6. Горюче-смазочные материалы для эксплуатации личного автомобиля приобретаются за счет Работника (примечание 1).

7. Капитальный и текущий ремонт автомобиля производится за счет Работника.

8. Риск случайного повреждения автомобиля лежит на собственнике автомобиля.

9. Срок использования автомобиля в служебных целях - с 7 июля 2012 г. по 31 декабря 2014 г. (примечание 2).

10. Досрочное расторжение договора может быть произведено по соглашению сторон в случае:

10.1. перехода права собственности на автомобиль третьему лицу;

10.2. лишения Работника права управления транспортными средствами;

10.3. неисполнения либо ненадлежащего исполнения обязательств по договору одной из сторон;

10.4. изменения трудовых обязанностей Работника, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях.

11. Работник обязуется сообщить Нанимателю в 3-дневный срок о наступлении событий, указанных в подп.10.1, 10.2 п.10 настоящего договора.

12. Все споры между сторонами разрешаются в судебном порядке.

13. Договор составлен в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

14. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до 31 декабря 2014 г.

Примечание 1. Либо за счет Нанимателя с указанием лимита на один рабочий день ((месяц) по видам используемых горюче-смазочных материалов).

Примечание 2. Либо на период трудовых отношений.

Пример 2 Агент торговый закрытого акционерного общества «Мельница» Лапин В.Д. обратился к нанимателю с просьбой заключить с ним договор об использовании автомобиля в служебных целях. Автомобиль не принадлежит Лапину В.Д. на праве личной собственности, а принадлежит его отцу. Договор с работником был заключен, поскольку в настоящее время законодательство не содержит запрета на использование работником транспортных средств или иного имущества, не принадлежащего им на праве собственности, но находящегося в законном владении и пользовании (договор передачи собственником прав владения и пользования автомобилем; договор аренды; договор безвозмездного пользования). Следовательно, заключение договора об использовании в служебных целях автомобиля, не принадлежащего работнику на праве собственности, но находящегося на праве законного владения и пользования, правомочно.

Шаг 3. Издание приказа.

Пример приказа об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

Закрытое акционерное

общество «Темный лес»

(ЗАО «Темный лес»)

ПРИКАЗ

07.07.2012 № 97

г.Минск

Об использовании личного

автомобиля в служебных целях

и выплате компенсации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ЛИС Василию Ивановичу, начальнику отдела сбыта, за износ (амортизацию) автомобиля марки Опель Астра, гос. номер 2228 ВЕ-5, принадлежащего ему на праве собственности и используемого для нужд нанимателя, с 07.07.2012 выплачивать компенсацию в размере 700 000 руб. ежемесячно.

2. Бухгалтерии ежемесячно производить выплату компенсации одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период (примечания 1 и 2).

3. Козел Марину Станиславовну, начальника отдела кадров, назначить ответственной:

- за учет рабочих дней, в которых Лис В.И. использовал личный автомобиль для нужд нанимателя;

- своевременное составление актов о выплате компенсации за использование личного автомобиля работника для нужд нанимателя (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом).

Примечание 1. При условии выплаты работнику компенсации в виде определенной суммы ежемесячно рекомендуется включить следующий пункт: «Компенсация за износ (амортизацию) автотранспортного средства не выплачивается за период нахождения в трудовом (социальном) отпуске; за периоды временной нетрудоспособности; нахождения в командировке или временного перевода на другую работу, не связанную с использованием личного автомобиля Работника».

Примечание 2. При условии выплаты компенсации только в дни использования работником личного автомобиля в служебных целях можно включить следующий пункт: «Выплата компенсации за износ (амортизацию) автотранспортного средства осуществляется только за дни использования работником личного автомобиля в служебных целях».

Шаг 4. Оформление актов о выплате компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях (при необходимости).

Закрытое акционерное 

общество «Темный лес» 

(ЗАО «Темный лес») 

АКТ

07.07.2012 №  1 

г.Минск 

О выплате компенсации за использование

личного автомобиля работника

для нужд нанимателя

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волка Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, подписали настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с договором от 07.07.2012 № 05-03/123 Работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) автомобиля марки Опель Астра, гос. номер 2228 ВЕ-5, принадлежащего ему на праве собственности и используемого для нужд нанимателя.

2. В июне 2012 г. автомобиль Работником использовался для нужд нанимателя 16 рабочих дней. В соответствии с п.4 вышеуказанного договора сумма компенсации за июнь 2012 г. составляет пятьсот шестьдесят тысяч рублей (35 000 руб. х 16 раб. дней = 560 000 руб.).

3. День выплаты компенсации за износ личного автомобиля за июнь - 15.07.2012.

Путевой лист при использовании работником своего автомобиля в служебных целях

В настоящее время существуют 2 точки зрения о необходимости оформления путевых листов на автомобили работников, используемые для нужд нанимателя:

1) путевой лист оформлять необходимо;

2) путевой лист по решению руководителя можно не оформлять, так как в учете отсутствуют расходы, отражаемые в связи с эксплуатацией автомобиля.

По мнению автора, если компенсируются расходы на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании автомобиля в служебных целях, то необходимо документальное подтверждение факта использования работником транспортного средства для нужд нанимателя, т.е. требуется оформление путевого листа.

Использование личного автомобиля и предпринимательская деятельность

Предпринимательская деятельность - это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (часть вторая ст.1 ГК).

Если работник в процессе свой трудовой деятельности использует личный автомобиль и в рамках ст.106 ТК между ним и нанимателем заключено соглашение о выплате компенсации за износ (амортизацию) личного имущества работника, то данные правоотношения нельзя отнести к предпринимательской деятельности. Такая выплата относится к выплатам компенсационного характера.

Если между гражданином и организацией заключен гражданско-правовой договор на безвозмездной или на возмездной основе и при этом отсутствует направленность на систематическое получение прибыли, то такая деятельность также не может считаться предпринимательской.

Определение размера компенсации и дней, за которые выплачивается компенсация

Размер и порядок выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства, используемого работником в служебных целях, определяется по договоренности с нанимателем.

Практика показывает, что наниматель и работник приходят к соглашению о выплате ежемесячной компенсации в том случае, когда:

• определяется конкретная ежемесячная сумма компенсации без оговорок (некорректный вариант);

• определяется конкретная ежемесячная сумма компенсации с оговорками (например, без учета периодов нахождения работника в трудовых, социальных отпусках, временной нетрудоспособности и т.п.);

• устанавливается сумма компенсации за один рабочий день работника без оговорок;

• устанавливается сумма компенсации за один рабочий день работника с оговорками (например, с учетом дней использования работником автомобиля для нужд нанимателя).

Корректный подход к проблеме: компенсация должна выплачиваться за фактическое использование транспортного средства. Если есть периоды, рабочие дни, когда работник не использует автомобиль для нужд нанимателя, компенсация выплачиваться не должна.

Важно! На получение компенсации, предусмотренной ст.106 ТК, имеют право все работники, с которыми заключен трудовой договор, в т.ч. работающие по совместительству. Граждане, не состоящие в трудовых правоотношениях с организацией (заключившие гражданско-правовые договоры, учредители), право на получение компенсации согласно ст.106 ТК не имеют.

19.10.2012 г.

Ольга Гасюкевич, юрист