Материал помещен в архив

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ

Согласование проектов документов - важный этап работы с документами в любой организации. В процессе согласования уполномоченные должностные лица выражают свое согласие или несогласие с проектом документа, отражая при необходимости свое мнение о проекте документа и возможных его доработках.

Основная задача согласования проектов документов - обеспечение комплексного анализа юридических, финансовых и иных факторов, влияющих на принятие решения, и, как результат, минимизация возможных негативных последствий такого решения.

Правила документирования процедуры согласования достаточно подробно регламентированы Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Порядок документирования процедуры согласования ориентирован в основном на согласование документов традиционным способом - на бумаге. Однако в условиях, когда все проекты документов создаются с использованием компьютера, в организациях нередко возникает вопрос о допустимости и порядке использования электронной почты в качестве инструмента согласования проектов документов.

В соответствии с п.219 Инструкции по делопроизводству подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются с учетом общих принципов и правил, установленных данной Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Таким образом, Инструкция по делопроизводству допускает использование электронной почты в качестве инструмента согласования документа.

Несмотря на удобство согласования проектов документов посредством электронной почты, применение подобного способа может вызвать следующие проблемы:

• проблема обеспечения юридической силы электронных «сообщений-виз» (сообщений электронной почты, в которых отражен факт согласования проекта документа), в т.ч. гарантии подлинности и целостности (неизменности) таких сообщений;

• проблема хранения электронных «сообщений-виз» в неразрывном единстве с подписанным на бумаге документом в течение всего срока хранения такого документа.

С учетом перечисленных недостатков согласования документов посредством электронной почты более целесообразным представляется согласование документов в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

Современные СЭД, такие как, например, DIRECTUM Bel (примечание), позволяют использовать в документообороте сертифицированные средства электронной цифровой подписи, а также отразить всю историю создания и использования документов, включая надежную аутентификацию и однозначную идентификацию авторов документов, централизованное хранение вместе с документом всех его реквизитов, сведений о результатах согласования, высказанных при этом замечаниях должностных лиц, принятых по документу решениях и т.п.

Одним из существенных плюсов согласования проектов документов в СЭД является использование типовых маршрутов движения документов. Подобный инструмент позволяет «не забыть» ни про одно согласующее должностное лицо, не упустить ни одного этапа согласования, зафиксировав при этом результаты согласования и высказанные замечания.

Многие СЭД позволяют использовать при согласовании проектов документов один из трех видов автоматической маршрутизации документов:

1) последовательная маршрутизация;

2) параллельная маршрутизация;

3) параллельно-последовательная маршрутизация.

При последовательной маршрутизации проект документа последовательно по цепочке направляется от одного согласующего должностного лица другому.

Параллельная маршрутизация подразумевает направление проекта документа сразу всем заинтересованным сторонам. При подобном маршруте сокращается общее время движения проекта документа.

При выборе смешанной - параллельно-последовательной - маршрутизации согласующие лица разделяются на несколько групп: внутри одной группы согласование осуществляется параллельно, а между разными группами - последовательно.

Важным преимуществом согласования проектов документов в СЭД является автоматический контроль сроков согласования, отправка напоминаний согласующим лицам. Например, указанная выше СЭД DIRECTUM Bel позволяет установить параметры автоматического напоминания соответствующим лицам о необходимости выполнения соответствующих действий с документом в процессе его подготовки и дальнейшего использования.

Если документ будет подписываться на бумажном носителе, а не в электронном виде, после согласования можно распечатать завизированный проект и лист согласования из СЭД, заверить их и передать на подписание руководителю.

При использовании в организации любого из возможных вариантов согласования проектов документов он должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству организации.

Примечание. Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM Bel - http://novacom.by/ru/content/directum.

27.05.2013

Андрей Сукач, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела