Материал помещен в архив

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЕЙ

Ситуация В организации имеется транспорт для грузоперевозок, в процессе эксплуатации которого возник ряд вопросов: • можно ли этот транспорт использовать и для иных служебных целей организации? • какими документами следует оформлять его работу? • будут ли расходы по содержанию и эксплуатации транспорта для грузоперевозок в качестве служебного учитываться при налогообложении прибыли? • как отражать расходы по содержанию автотранспорта в бухгалтерском учете?

Виды автотранспортных средств

В хозяйственной деятельности организации используют различный автотранспорт, который в зависимости от технических характеристик делится на грузовой, легковой (служебный), специальный и др.

Термины и определения автомобилей даны в ГОСТ 31286-2005 «Транспорт дорожный. Основные термины и определения. Классификация», введенном в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 28.02.2006 № 9. В частности, согласно названному ГОСТу:

• легковой автомобиль - это пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя;

• грузовой автомобиль - автомобиль, конструкция и оборудование которого предназначены для перевозки грузов.

Справочно Ознакомиться с текстом ГОСТ 31286-2005 возможно на сайте http://www.tnpa.by/KartochkaDoc.php?UrlRN=167250.

Категория транспортного средства указывается в технических паспортах, выдаваемых органами Государственной автомобильной инспекции при регистрации этих транспортных средств.

Организация вправе использовать транспортные средства по своему усмотрению

Организация вправе использовать транспортные средства по своему усмотрению и возникающей необходимости.

При этом, естественно, должны учитываться экономические факторы, связанные с использованием транспорта. Вряд ли целесообразно и удобно использовать многотоннажный грузовой автомобиль для служебных поездок, не связанных с перевозкой груза или груза незначительного веса и объема.

Однако если в организации имеется, к примеру, грузовой автофургон, который изготовлен на базе микроавтобуса или легкового автомобиля, то при необходимости его можно использовать не только для перевозки грузов, в т.ч. и мелких, но и для служебных поездок, не связанных с перевозкой грузов.

Таким образом, в каждом конкретном случае целесообразность использования транспортного средства для той или иной поездки определяется организацией самостоятельно.

На использование транспорта необходимо оформлять путевые листы

Факт совершения хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Его составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Пунктом 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) также установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона  № 57-З.

Перечень первичных учетных документов, которые согласно Указу № 114 обязательны для применения всеми субъектами хозяйствования, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее - Перечень № 360). Такого первичного документа, как путевой лист, Перечень № 360 не содержит.

Подпунктом 1.3 п.1 Указа № 114 установлено, что формы первичных учетных документов, не поименованные в Перечне № 360, могут утверждаться руководителем организации либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ. При этом организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (за исключением включенных в Перечень № 360).

Операции, связанные с эксплуатацией автомобильного транспорта, в т.ч. с определением расхода и учета топлива в баках транспортных средств, подлежат документальному оформлению. Стоимость израсходованного топлива в бухгалтерском и налоговом учете может быть отражена в составе соответствующих расходов только на основании первичного учетного документа. Таким первичным учетным документом при эксплуатации транспорта является путевой лист.

Необходимость наличия путевых листов при осуществлении автомобильных перевозок установлена частью первой ст.40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее - Закон № 278-З).

Справочно Автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этого юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель (ст.1 Закона РБ № 278-З).

При осуществлении автомобильных перевозок для собственных нужд организация должна оформлять путевые листы.

Необходимость наличия путевых листов и предъявления их в автодорожных пунктах пропуска при выезде из Республики Беларусь и въезде в Республику Беларусь установлена п.24 Положения о порядке осуществления контроля за выполнением международных автомобильных перевозок по территории Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.05.2008 № 776.

От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 февраля 2014 г. вместо Положения № 776 следует руководствоваться Положением о порядке осуществления автомобильного контроля таможенными органами и Транспортной инспекцией Министерства транспорта и коммуникаций, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 27.01.2014 № 71.

Форма путевого листа утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее - постановление № 138). На сегодняшний день путевые листы не являются бланками строгой отчетности. Организации вправе заполнять в путевом листе, утвержденном постановлением № 138, только те графы, которые им необходимы, а также вводить дополнительные сведения.

На основе Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением № 138, и руководствуясь Указом № 114, организации могут разработать свою необходимую для них форму путевого листа и закрепить ее в учетной политике. Но при этом путевой лист должен содержать все сведения, учитывающие особенности работы организации и необходимые для полного учета работы автотранспорта, а также соответствовать требованиям к первичным учетным документам, поименованным в подп.1.4 п.1 Указа № 114.

Путем внесения записи в путевой лист оформляется автомобильная перевозка груза нетоварного характера.

Также путевые листы служат подтверждением использования транспортных средств в предпринимательской деятельности организации.

Справочно О необходимости применения путевых листов подробно читайте также в статье В.Прохожей «Путевой лист: обязательно ли его применять?».

При перевозке грузов должна быть оформлена товарно-транспортная накладная

Следует отметить, что при перемещении товарно-материальных ценностей организации автомобильным транспортом товарно-транспортная накладная необходима.

Товарно-транспортная накладная включена в Перечень № 360 и является в соответствии с Указом № 114 обязательной для применения всеми субъектами хозяйствования.

Форма товарно-транспортной накладной и Инструкция по ее заполнению утверждены постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.

Накладная ТТН-1 является основанием для списания товарно-материальных ценностей (далее - товары) у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.

Бланки накладных ТТН-1 являются бланками строгой отчетности.

Таким образом, независимо от того, осуществляется перевозка груза для сторонней организации или для собственных нужд, на перевозимый груз должна быть оформлена накладная формы ТТН-1.

Учет расходов по содержанию и эксплуатации транспорта при налогообложении прибыли

В настоящее время законодательством не установлено ограничений при отнесении в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, расходов на содержание и эксплуатацию служебного легкового транспорта.

При учете в составе затрат расходов на содержание и эксплуатацию служебного автотранспорта нужно руководствоваться общими нормами, установленными Налоговым кодексом РБ (далее - НК).

Согласно п.1 ст.130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Перечень затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в ст.131 НК. Так, согласно п.1 ст.131 при налогообложении не учитываются, в частности, затраты на выполнение организацией или оплату работ (услуг), не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Таким образом, условием для отнесения расходов на содержание служебного транспорта в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является использование его в предпринимательской деятельности организации.

При учете затрат на содержание и эксплуатацию транспортных средств, в т.ч. используемых в качестве служебных, следует принимать во внимание норму подп.2.6 п.2 ст.130 НК, согласно которой учитываются при налогообложении амортизационные отчисления по основным средствам и нематериальным активам, используемым в предпринимательской деятельности и находящимся в эксплуатации. Основные средства, находящиеся в запасе, простое (в т.ч. в связи с проведением ремонта) продолжительностью до 3-х месяцев, приравниваются к основным средствам, находящимся в эксплуатации.

Учет расходов на автомобильное топливо

Согласно подп.1.7 п.1 ст.131 НК не учитываются при налогообложении прибыли расходы на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке.

Справочно Единый методический подход к нормированию расходов топливно-энергетических ресурсов на производство установлен Положением о нормировании расхода топлива, тепловой и электрической энергии в народном хозяйстве Республики Беларусь, утвержденным постановлением Комитета по энергоэффективности при Совете Министров РБ от 19.11.2002 № 9. Обязанность по утверждению и согласованию норм расхода топлива, электрической и тепловой энергии соответствующими государственными органами (организациями) установлена постановлением Совета Министров РБ от 16.10.1998 № 1582 «О порядке разработки, утверждения и пересмотра норм расхода топлива и энергии».   От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 марта 2016 г. постановление № 1582 утратило силу в связи с принятием постановления Совета Министров РБ от 18.03.2016 № 216 «Об утверждении положений по вопросам энергосбережения, внесении изменений и дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 981 и от 17 февраля 2012 г. № 156 и признании утратившими силу постановлений Совета Министров Республики Беларусь и структурных элементов постановлений Совета Министров Республики Беларусь».

Согласно разъяснением МНС РБ, приведенным в письме от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль» порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, эксплуатируемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь, установлен Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141.

В соответствии с данной Инструкцией № 141 при эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок, норма расхода топлива устанавливается руководителями организаций или индивидуальными предпринимателями.

Кроме того, руководитель организации имеет право понижать нормы расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций РБ.

Таким образом, нормы, а следовательно, и размер включаемых в состав затрат расходов на топливо при эксплуатации автотранспорта может быть определен внутренним документом организации самостоятельно. При этом в состав затрат, учитываемых при налогообложении, включается расход топлива в пределах установленных норм его расхода.

Бухгалтерский учет расходов на содержание и эксплуатацию автотранспортных средств

При отражении в бухгалтерском учете расходов на содержание и эксплуатацию автотранспортных средств следует руководствоваться:

• Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102);

• типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50;

• Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта, относятся к расходам по текущей деятельности.

Справочно Согласно Инструкции № 102 расходы по текущей деятельности представляют собой часть затрат организации, относящуюся к доходам по текущей деятельности, полученным организацией в отчетном периоде (п.7). Расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие: • себестоимость реализованной продукции (товаров, работ, услуг); • управленческие расходы; • расходы на реализацию; • прочие расходы по текущей деятельности (п.8).

В бухгалтерском и налоговом учете расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта, участвующего в предпринимательской деятельности организации, следует отражать записями:

14.05.2012 г.

Валентина Прохожая, экономист

От редакции «Бизнес-Инфо» В Особенную часть Налогового кодекса РБ от 29.12.2009 № 71-З на основании законов РБ от 26.10.2012 № 431-З (с 1 января 2013 г.) и от 31.12.2013 № 96-З (с 1 января 2014 г.) внесены изменения и дополнения. С 1 января 2013 г. в постановление Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» на основании постановления Минфина РБ от 20.12.2012 № 77 внесены изменения и дополнения.