Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Определение того, что является ошибкой в делопроизводстве, отсутствует в нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства.

Под ошибкой понимают неточные или неправильные сведения, содержащиеся в самом документе или в учетных документах. Ошибка может быть обусловлена неправильным применением законодательства Республики Беларусь, неиспользованием или неправильным использованием при ведении делопроизводства имеющейся информации в документах и др.

Выявленные ошибки подлежат исправлению. Существуют отдельные нормативные правовые акты, где предусмотрен определенный порядок исправления ошибок. Например, в ст.40 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 301-З «О третейских судах» указано, что третейский суд вправе по ходатайству сторон (одной из сторон) или по своей инициативе исправить допущенные в решении третейского суда описки, опечатки, арифметические ошибки, о чем выносится определение, которое является составной частью решения третейского суда. То есть допущенные ошибки исправляются путем издания дополнительного документа. Внесение исправлений оговаривается, например, на левом поле листка нетрудоспособности (на одном бланке допускается не более двух исправлений), каждое из которых заверяется подписью и печатью лечащего врача и печатью организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» (часть четвертая п.66 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.07.2002 № 52/97).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 31 января 2019 г. взамен Инструкции № 52/97 действует Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденная постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.01.2018 № 1/1. Комментарии см. здесь.

Необходимо учитывать, что нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела изначально ориентированы на ведение делопроизводства в строгом соответствии с установленными правилами.

Ошибки в нумерации листов дела

Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов. Сведения о их наличии вносятся в лист-заверитель дела (часть седьмая п.185 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

При большом количестве ошибок проводится перенумерация листов дела: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа (часть седьмая п.185 Инструкции по делопроизводству).

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

Формирование дел с приказами разного срока хранения в одном деле

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству).

Однако экспертная комиссия организации имеет право увеличить срок хранения документов исходя из специфики деятельности организации и документов, образующихся в процессе ее деятельности (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - по согласованию с соответствующим государственным архивом).

Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделении к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. Однако в случае дел с приказами это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п.172 Инструкции по делопроизводству.

Порядок разрешения указанного противоречия нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрен. Поэтому при решении указанного вопроса возможны два варианта.

1. Оставить приказы различных сроков хранения в одном деле на основании п.172 Инструкции по делопроизводству.

В этом случае будет сохранен нумерационный принцип формирования дела с приказами, в справочно-учетных документах архива (описи, историко-архивной справке) не понадобится оформлять дополнительные сведения, указывающие на особенности формирования и научно-технической обработки документов дела.

Недостаток этого варианта решения в том, что при значительном количестве приказов, имеющих меньший срок хранения, в деле с приказами, имеющими срок хранения свыше 10 лет, их придется обрабатывать, учитывать и хранить в соответствии с требованиями, установленными для документов постоянного хранения. Соответственно, необходимо будет составлять внутреннюю опись документов дела на все приказы, увеличится объем дела, которое будет занимать дополнительную площадь в архиве и др.

2. Изъять из дела с приказами более длительного срока хранения включенные в него приказы временного (до 10 лет) срока хранения на основании п.61 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

В этом случае будут соблюдены основополагающие принципы экспертизы ценности документов и отбора документов для постоянного хранения. Кроме того, такой вариант позволит избежать тех недостатков в оформлении, хранении и дальнейшем использовании дела с приказами, которые были указаны при рассмотрении первого варианта решения вопроса.

Для отражения особенностей формирования и научно-технической обработки такого дела необходимо будет оформить соответствующие записи в графе «Особенности физического состояния и формирования дела» в листе-заверителе, а также в историко-архивной справке

Недостаток данного варианта - нарушение нумерационного принципа формирования дел с приказами, что может вызывать вопросы в процессе дальнейшего использования дела.

Обратите внимание! Дела с приказами по личному составу с 75-летним и 3-летним сроками хранения следует формировать отдельно.

В структурном подразделении обнаружены документы дела, переданного в архив организации

При решении данного вопроса нужно руководствоваться Правилами работы архивов. Обнаруженные документы необходимо включить в дела, к которым они относятся. При этом расшивать дело не нужно, так как это нарушит его целостность. Документы надлежит вложить в соответствующее место в деле, максимально закрепив их у корешка дела (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити). Включенные листы нумеруются с помощью литерного номера (подп.77.7 п.77 Правил работы архивов).

Затем изменения в нумерации листов необходимо отразить в листе-заверителе дела.

Наименование структурного подразделения, в котором дело было заведено, изменилось в период формирования дела

Если наименование структурного подразделения, в котором дело было заведено, изменилось в период формирования дела либо дело было заведено в одном структурном подразделении, а окончено в другом, то на обложке дела дописывается наименование структурного подразделения, в котором дело было окончено, а прежнее заключается в скобки.

Пример Министерство образования Республики Беларусь Управление зарубежных связей (Главное управление координации международного сотрудничества)

Внесение неточных или неправильных записей в трудовую книжку

В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п.52 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность.

Ошибка в регистрационно-контрольной форме регистрации (РКК либо журнале регистрации)

Исправления в журнале регистрации документов осуществляются путем внесения новой записи в него.

Пример ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ приказов по основной деятельности

В описи дел по личному составу пропущено дело

Пропущенное дело включается в опись дел под литерным номером, в итоговой записи к описи дел делается соответствующая отметка.

Пример

В данный раздел описи внесено 103 (сто три) дела с № 640 по № 741, в том числе:

литерные номера: 681а

пропущенные номера:

Издан приказ по личному составу с ошибкой в фамилии работника

В данном случае такой приказ необходимо составить заново.

Как видно из приведенных примеров, все исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное (зачеркнутое) можно было прочесть в первоначальном тексте.

Справочно Дополнительно по этой теме см. «Как исправить ситуацию, если в течение предыдущего года в учреждении образования приказам о предоставлении социальных отпусков ошибочно присваивали литеру "л"?»

27.07.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела