Исправляем ошибки, допущенные при заполнении первичного учетного документа 12.12.2013 автор Прохожая В.

Пособие от 12.12.2013
Автор: Прохожая В.

Исправляем ошибки, допущенные при заполнении первичного учетного документа

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив

ИСПРАВЛЯЕМ ОШИБКИ, ДОПУЩЕННЫЕ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Формы первичных учетных документов, утвержденные государственными органами

Подпунктом 1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Во исполнение Указа № 114 постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее - постановление № 360) утвержден перечень первичных учетных документов (далее - Перечень), которые обязательны для применения всеми субъектами предпринимательской деятельности, и определены органы государственного управления, которые должны утвердить их формы.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

В настоящее время постановлением № 360 утверждены 9 наименований первичных учетных документов. В приведенной ниже таблице по каждому первичному учетному документу указан нормативный правовой акт, которым утверждена его форма.

№ п/п	Наименование первичного учетного документа	Нормативный правовой акт, которым утверждена форма документа
1	Товарно-транспортная накладная (типовая форма ТТН-1). От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2, а также утверждена Инструкция о порядке их заполнения	Постановление Минфина РБ от 18.12.2008 № 192 (далее - постановление № 192)
2	Товарная накладная (типовая форма ТН-2)
3	Приходный кассовый ордер (типовые формы КО-1 и КО-1в)	Постановление Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 (далее - постановление № 38)
4	Расходный кассовый ордер (типовые формы КО-2 и КО-2в). От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2016 г. следует применять формы КО-1, КО-1в, КО-2 и КО-2в в редакции постановления Минфина РБ от 13.06.2016 № 44
5	Акт о приеме-передаче основных средств	Постановление Минфина РБ от 22.04.2011 № 23
6	Акт о приеме-передаче нематериальных активов	Постановление Минфина РБ от 22.04.2011 № 23
7	Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ (формы С-2, С-2а и С-2б) От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2015 г. форма С-2б изложена в новой редакции на основании постановления Минстройархитектуры РБ от 10.12.2014 № 50	Постановление Минстройархитектуры РБ от 29.04.2011 № 13
8	Акт о передаче не завершенного строительством объекта (форма С-22)
9	Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры (форма С-17а)

Национальный банк РБ (далее - Нацбанк) дополнительно к названным формам утверждает формы первичных учетных документов для Нацбанка, банков и небанковских кредитно-финансовых организаций.

Требования к формам первичных учетных документов, самостоятельно разработанным организациями

Все остальные первичные учетные документы, не вошедшие в Перечень, могут разрабатываться и утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ.

В то же время организация, индивидуальный предприниматель независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления, вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов для применения в своей деятельности. При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов должны содержать следующие обязательные сведения, установленные подп.1.4 п.1 Указа № 114:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В первичные учетные документы могут включаться и иные сведения, не являющиеся обязательными.

Электронный банк данных бланков документов

Постановлением Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912 создан электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции на базе электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (далее - ЭБД). Ведение ЭБД названным постановлением возложено на Нацбанк.

В ЭБД, в частности, включены:

№ п/п	Наименование бланка документа с определенной степенью защиты	Нормативный правовой акт, которым утверждена форма документа
1	Квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов. От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 июля 2016 г. следует применять форму квитанции в редакции постановления Минторга РБ от 24.06.2016 № 24	Постановление Минторга РБ от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912»
2	Приходный кассовый ордер	Постановление № 38
3	Товарно-транспортная накладная (типовая форма ТТН-1)	Постановление № 192
4	Товарная накладная (типовая форма ТН-2)	Постановление № 192
5	Счет-справка	Постановление Минфина РБ от 20.08.2013 № 57

Кроме того, в ЭБД включены документы с определенной степенью защиты (акцизные и специальные марки, контрольные и контрольные (идентификационные) знаки), а также печатная продукция (книга замечаний и предложений).

Особенности внесения исправлений в первичные учетные документы

При обнаружении ошибок, допущенных в первичных учетных документах, у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:

• как правильно исправить допущенные ошибки;

• какими документами при этом следует руководствоваться?

Основными нормативными документами, регулирующими возможность и порядок внесения исправительных записей в первичные учетные документы, являются:

• до 1 января 2014 г. - Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 3321-XII); с 1 января 2014 г. - Закон РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З);

• Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196);

• Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 сентября 2014 г. Инструкция № 107 изложена в новой редакции постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.03.2014 № 199;

• Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденная постановлением № 192 (далее - Инструкция № 192).

В приведенной ниже таблице систематизирована информация о возможности и порядке внесения исправительных записей в первичные учетные документы, включенные в Перечень и ЭБД, а также в иные первичные учетные документы.

Наименование первичного документа	Возможность и порядок внесения исправлений
Приходный кассовый ордер (типовые формы КО-1 и КО-1в)	Нормативными правовыми актами, которыми утверждены указанные формы первичных учетных документов, не оговорены возможность и порядок внесения исправительных записей. В такой ситуации необходимо руководствоваться ст.9 Закона № 3321-XII, которой установлено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается (примечание 1)
Расходный кассовый ордер (типовые формы КО-2 и КО-2в)
Квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов
Кассовая книга	Подчистки и незаверенные исправления не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего (часть четвертая п.47 Инструкции № 107)
Товарно-транспортная накладная (типовая форма ТТН-1)	Исправление ошибочных записей во всех экземплярах накладных производится организацией, непосредственно допустившей ошибку, в соответствии с требованиями Инструкции № 196 (п.10 Инструкции № 192). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п.4 Инструкции № 196)
Товарная накладная (типовая форма ТН-2)
Акт о приеме-передаче основных средств	Нормативными правовыми актами, которыми утверждены указанные формы первичных учетных документов, не оговорены возможность и порядок внесения в них исправительных записей. В связи с этим следует руководствоваться нормами Инструкции № 196. А именно исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (часть вторая п.4 Инструкции № 196)
Акт о приеме-передаче нематериальных активов
Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ (формы С-2, С-2а и С-2б)
Акт о передаче не завершенного строительством объекта (форма С-22)
Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры
Путевой лист (формы 1 (р), 1 (н), 2 (р), 2 (н), 3 (с), 3 (п), 4, 5, 6, 7)	Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138, прямо не установлены возможность и порядок внесения исправлений в названные формы транспортных документов. Поскольку эти документы не являются бланками строгой отчетности, то при необходимости внесения в них исправлений следует руководствоваться частью восьмой ст.9 Закона № 3321-XII и п.4 Инструкции № 196 (примечание 2)
Заказ-поручение (форма ТР-132). От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 июля 2016 г. следует применять форму заказа-поручения в редакции постановления Минфина РБ от 30.06.2016 № 59
Все иные первичные учетные документы, не являющиеся бланками строгой отчетности, в т.ч. разработанные организацией самостоятельно	В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных (часть восьмая ст.9 Закона № 3321-XII). При этом можно руководствоваться и частью второй п.4 Инструкции № 196, в которой закреплено, что исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего

В заключение стоит отметить, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, то организация обязана делать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры (часть десятая ст.9 Закона № 3321-XII). С учетом этого не следует забывать, что если в составленном документе обнаружена ошибка, то ее необходимо исправить как на машинном носителе, так и на бумажном.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление на бумажном носителе влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации (часть шестая ст.10 Закона № 3321-XII).

Примечание 1. В первичные учетные документы, не относящиеся к первичным учетным документам, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичным учетным документам, составленным в форме электронного документа, внесение исправлений допускается.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением первичных учетных документов, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется Министерством финансов РБ.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, формы которых утверждаются Нацбанком, определяется Нацбанком (п.8 ст.10 Закона № 57-З).

Примечание 2. При внесении исправительных записей в первичные учетные документы, по которым в законодательстве нет прямой нормы, регулирующей порядок внесения исправлений, можно воспользоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Это возможно на основании ст.1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР», которой установлено, что в случае отсутствия законодательства Республики Беларусь, регулирующего соответствующие общественные отношения, на территории Республики Беларусь применяются акты законодательства СССР, регламентирующие данные отношения и не противоречащие законодательству Республики Беларусь.

12.12.2013

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»