Материал помещен в архив

ИСПРАВЛЯЕМ ОШИБОЧНЫЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ

Правовое регулирование

Ведение трудовых книжек, в т.ч. и исправление записей в них, регулируется:

• Трудовым кодексом РБ;

• постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - постановление № 1635).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. постановление № 1635 утратило силу на основании постановления Совета Министров РБ от 16.05.2014 № 471. С этой же даты Законом РБ от 08.01.2014 № 131-З изложена в новой редакции ст.50 «Трудовая книжка» вышеназванного кодекса;

• Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Необходимость корректировки сведений, содержащихся в трудовой книжке

В процессе ведения трудовой книжки на практике нередко возникает необходимость в корректировке записей, внесенных в нее. В зависимости от характера ошибки или состояния трудовой книжки работник, ответственный за ведение трудовых книжек, может скорректировать сведения способами, приведенными в схеме.

Под изменением в данном случае понимается корректировка сведений о фамилии, имени собственном, отчестве, наименовании нанимателя, профессии (должности) и т.п. в случаях, когда они первоначально были внесены правильно, но в процессе трудовой деятельности изменились (например, работница вышла замуж и взяла фамилию мужа, в Единый квалификационный справочник должностей служащих были внесены изменения и наименование должности стало другим, наниматель был реорганизован, в результате чего его наименование изменилось, и т.п.).

Под дополнением понимается корректировка сведений посредством внесения новых сведений, которые не изменяют прежние, а дополняют их. Как правило, это касается сведений об образовании, профессии и квалификации.

Исправление имеет место в случаях, когда первоначальные сведения были внесены неправильно или неточно, за исключением сведений о работнике (на титульном листе трудовой книжки). Например, неправильно указано наименование нанимателя, наименование должности работника и структурного подразделения, в которое он принят, и т.п.

Выдача новой трудовой книжки производится в случае первичного неправильного заполнения титульного листа трудовой книжки. Например, неверно записана фамилия работника, дата рождения и т.п.

Выдача дубликата трудовой книжки производится в случае, когда трудовая книжка пришла в негодность: вырваны или разрисованы страницы трудовой книжки (например, детьми работника), она обгорела, намокла, утеряна и т.п.

Ошибки и обстоятельства, требующие корректировки сведений в трудовой книжке, могут быть обнаружены при приеме трудовой книжки от работника (при приеме его на работу) или в процессе ведения трудовой книжки самим нанимателем, проверяющими органами либо работником (при ознакомлении его с записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись).

При этом лицо, правомочное на внесение корректировки, определяется по правилам, приведенным в таблице 1.

Исправление ошибок (неправильных или неточных записей) в трудовой книжке

Ошибки допущены в разделе «Сведения о работнике» (на титульном листе трудовой книжки)

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в постановлении № 1635, ни в Инструкции № 30.

Однако Инструкцией № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в разделы, посвященные сведениям о работе, награждениях и поощрениях. Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Это подтверждается и п.59 Инструкции № 30, которым предусмотрено, что на испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт согласно приложению 1 к Инструкции № 30. Необходимо также отметить, что и в п.38 Инструкции № 30 говорится об изменении записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, квалификации на основании соответствующих документов, а не об исправлении их.

Следовательно, допустив ошибку на титульном листе трудовой книжки или вкладыша к ней, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправить запись, а уничтожить испорченный бланк.

Пример акта о списании испорченного бланка трудовой книжки

АКТ
01.02.2013 № 4
г.Минск

О списании испорченного
бланка трудовой книжки

Нами, главным бухгалтером Шабусовой В.А. и специалистом по кадрам Максимовой Л.А., составлен настоящий акт в том, что за период с 1 по 31 января 2013 г. в обществе с ограниченной ответственностью (далее - ООО) «Тополь» испорчен по причине неправильного первичного заполнения 1 (один) бланк трудовой книжки серии ПК № 123456, который 1 февраля 2013 г. уничтожен путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченного бланка трудовой книжки с подотчета ООО «Тополь».

Пример Трудовая книжка Иванова И.И. была оформлена много лет назад, однако ошибки на ее титульном листе своевременно замечены не были. Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, рекомендуем поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени собственном, отчестве и дате рождения работника, - одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя собственное, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака и т.п.) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью нанимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», а тем более использовать корректор.

Ошибки допущены в разделе «Сведения о работе»

Общие правила исправления ошибок и неточных записей в данном разделе приведены в таблице 2.

В п.36 Инструкции № 30 закреплен следующий порядок исправления неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника в разделе «Сведения о работе»:

• в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи;

• в графе 2 - дата внесения записи;

• в графе 3 - «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений;

• в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Стоит отметить, что названным пунктом Инструкции № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в графу 3 раздела «Сведения о работе», однако не урегулирован порядок исправления ошибочных записей, внесенных соответственно в графу 1 (нумерация записей), графу 2 (дата) или графу 4 (основание внесения записей).

Исправление неправильной нумерации или ее внесение в случае отсутствия (графа 1)

В случае если изначально нумерация записей не велась, то ее следует внести, так как она предписана п.19 Инструкции № 30. Кроме того, при отсутствии нумерации будет сложно внести исправление неправильных записей, ведь п.36 Инструкции № 30 установлен единый порядок их исправления: «Запись за № __ недействительна».

Если в нумерации допущена ошибка, например, после порядкового номера 3 вместо номера 4 стоит номер 10, необходимо поставить цифру 4, написать «Запись за № 10 недействительна» и повторить всю запись.

Исправление неправильной даты (графа 2)

Порядок исправления (как вариант): в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью, в графе 2 - дата внесения корректирующей записи, а в графе 3 - «Запись за № __ недействительна». После этого вносится правильная запись в соответствии с п.36 Инструкции № 30 с указанием верной даты, а в графе 4 проставляются правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Исправление ошибочных записей, внесенных в графу 3

1. Исправление записей, вносимых до записей о приеме на работу.

Суть ошибки. Записи, которые согласно п.12 Инструкции № 30 должны быть внесены до записи о приеме на работу, своевременно не внесены в трудовую книжку.

Способ исправления. Отметим, что законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрен порядок действий нанимателя в случае невнесения записи об образовании работника своевременно.

Если работник вовремя не представил нанимателю документы, необходимые для внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника, то у нанимателя не было оснований для их внесения. В таком случае исходя из норм действующего законодательства нанимателю следует внести данную запись при представлении работником соответствующего документа.

В случае если прежний наниматель в установленном порядке не внес соответствующую запись об образовании в трудовую книжку работника, новый наниматель не должен оставлять эту ошибку без изменений. Ему следует внести соответствующую запись, руководствуясь требованиями Инструкции № 30, касающимися порядка оформления записей в трудовых книжках работников. То есть такая запись вносится в трудовую книжку до записи о приеме на работу в раздел «Сведения о работе» и ей присваивается следующий порядковый номер. Затем согласно общим правилам заполнения трудовых книжек вносится запись о приеме на работу к новому нанимателю.

2. Исправление записей о приеме на работу.

Ниже приведены примеры оформления исправления ошибочных записей о приеме на работу. Напомним, что правила исправления таких записей закреплены в п.36 Инструкции № 30.

В случае если новый наниматель при приеме сотрудника на работу заметил, что название организации (предыдущего нанимателя) на печати не полностью совпадает с названием, записанным в трудовой книжке, то он направляет работника к прежнему нанимателю для исправления неправильной записи, так как в случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность (п.35 Инструкции № 30).

Исправление неправильной даты, номера или наименования документа, являющегося основанием для внесения записи (графа 4)

Порядок исправления: в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью, в графе 2 - дата внесения корректирующей записи, в графе 3 - «Запись за № недействительна», и после этого вписываются правильные сведения в соответствии с п.36 Инструкции № 30 (т.е. запись дублируется без изменений), а в графе 4 проставляются правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

21.03.2013

Владимир Самосейко, юрист