Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

Историко-архивная справка - документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п.258 Правил работы архивов государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Историко-архивная справка является справочным документом и составляется только в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей, то есть только в тех организациях, которые передают свои документы на постоянное хранение в государственный архив.

Требования к составлению историко-архивной справки содержатся в главе 31 Правил.

Порядок подготовки, согласования и утверждения

Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с составлением первого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в ходе научно-технической обработки дел фонда. Первый годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством (п.110 Правил).

Например, организация создана в 2015 году, в 2016 году в ее структурных подразделениях составляются описи дел структурных подразделений, по которым документы постоянного срока хранения передаются в архив организации. В 2017 году в ее архиве должны быть составлены годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения и историко-архивная справка к нему.

Историко-архивная справка, как и годовой раздел сводной описи, составляется ежегодно.

Обратите внимание! В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет.

Историко-архивная справка рассматривается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, историко-архивная справка (продолжение историко-архивной справки) передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или центральной экспертной комиссии организации вышестоящей организации одновременно с годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, то есть в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива, составляется в 4 экземплярах, в организации, имеющей вышестоящую организацию, - в 3 экземплярах, в иных организациях - в 2.

Структура историко-архивной справки

Историко-архивная справка имеет заголовок, историческую часть, архивную часть, подпись.

В заголовке историко-архивной справки указываются:

• полное наименование организации в родительном падеже;

• хронологические рамки справки;

• номер фонда (если имеется).

Пример ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА к фонду Национального банка Республики Беларусь за 2016 год Фонд № 1549

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.

Пример ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение) к фонду Национального банка Республики Беларусь за 2016 год Фонд № 1549

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример Заведующий архивом Подпись И.И.Иванова 30.06.2018

Историческая часть историко-архивной справки

В первой части историко-архивной справки раскрывается история организации. В ней в хронологической последовательности указываются сведения, перечисленные в п.261 Правил.

Если организация имеет сложную структуру, в историко-архивной справке дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по состоянию на определенную дату.

При составлении исторической части историко-архивной справки используются правовые акты о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации, устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, иные правовые акты, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература.

В историко-архивной справке обязательны ссылки на источники опубликования правовых актов, архивные документы (с указанием номеров фонда, описи, дела, листов), использованные при составлении историко-архивной справки. Ссылки помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

Пример Ф.___, Оп.___, Д.___, Л.___.

Справочно Пример исторической части историко-архивной справки см. здесь.

Архивная часть историко-архивной справки

Во второй части историко-архивной справки раскрывается история фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются сведения, установленные в п.264 Правил.

Сведения по истории организации, ее фонда, характеристика состояния фонда, отраженные в историко-архивной справке, составленной к первому годовому разделу, в продолжениях историко-архивной справки излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций и т. д.).

Справочно Рекомендуем ознакомиться с примером архивной части историко-архивной справки.

Историко-архивная справка к законченной описи дел постоянного хранения

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры (от 1 000 до 9 999), считаются законченной описью дел постоянного хранения (п.132 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.132 Правил с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

К законченной описи дел постоянного хранения составляется единая историко-архивная справка, в которую включаются все сведения, содержащиеся в историко-архивной справке и ее продолжениях, составленных к годовым разделам сводной описи.

Хронологические рамки, отражаемые в заголовке такой историко-архивной справки, должны соответствовать крайним датам дел, включенным в законченную опись дел постоянного хранения.

Пример ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА к фонду Национального банка Республики Беларусь за 1990-1991 гг. Фонд № 1549

При оформлении законченной описи дел постоянного хранения продолжения историко-архивной справки, составленные ко второму и последующим годовым разделам сводной описи, изымаются и помещаются за историко-архивной справкой, составленной к первому годовому разделу сводной описи. При необходимости общая историко-архивная справка к законченной описи дел постоянного срока хранения пересоставляется.

Историко-архивная справка к законченной описи дел постоянного хранения составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров законченной описи дел постоянного хранения.

Историко-архивная справка имеет срок хранения «постоянно» (п.123 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.143 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115.

Таким образом, историко-архивная справка к архивному фонду содержит обобщенные и схематические сведения по истории организации и истории ее архивного фонда.

12.07.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела