Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ В ПЕРЕЧНЕ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ.
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56

С 22 марта 2018 г. вступили в силу изменения и дополнения, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 (далее - постановление № 56) в перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Необходимость внесения изменений и дополнений в Перечень обусловлена изменениями в законодательстве Республики Беларусь.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязательны к соблюдению всеми государственными органами и иными организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями.

Обратите внимание! Организациям с учетом постановления № 56 необходимо внести соответствующие изменения в номенклатуру дел организации и согласовать их с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Ограничение и уменьшение сроков хранения документов

Основное нововведение постановления № 56 - ограничение сроков хранения документов, которые исчислялись после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Теперь в графе 5 «Пояснение» для документов, которые проверяют налоговые органы, появилось дополнение: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Данное дополнение позволяет уничтожать документы по истечении 10 лет, если налоговые органы не провели проверку деятельности за данный период. Установление именно 10-летнего срока хранения таких документов связано с двумя обстоятельствами:

1) проверка соблюдения налогового законодательства проводится за период, не превышающий 5 календарных лет, если иное не установлено законодательными актами (часть первая п.16 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»; далее - Указ № 510);

2) срок давности для освобождения от уголовной ответственности при совершении тяжкого преступления составляет 10 лет (ст.83 Уголовного кодекса Республики Беларусь), в том числе и по ст.243 «Уклонение от уплаты сумм налогов, сборов» названного Кодекса.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 июня 2021 г. ст.243 УК изложена в новой редакции Законом от 26.05.2021 № 112-З.

Таким образом, обязанность по обеспечению сохранности документов бухгалтерского и налогового учета согласуется с вышеназванными нормами.

Рассмотрим примеры исчисления сроков хранения документов.

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что исчислять срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) следует с 1 января года, следующего за годом, в котором проводилась налоговая проверка.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам в соответствии с п.34 Перечня должна храниться 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Пример Дело с перепиской по административно-хозяйственным вопросам завершено делопроизводством в 2014 году, налоговая проверка проведена в 2018 году, исчислять трехлетний срок хранения нужно будет с 1 января 2019 г., значит, это дело можно будет выделить к уничтожению только после 1 января 2022 г. Если налоговая проверка не будет проведена, срок хранения составит 10 лет и начнет исчисляться с 1 января 2015 г., следовательно, дело можно будет выделить к уничтожению только после 1 января 2025 г.

К некоторым срокам хранения документов установлено несколько условий исчисления.

Срок хранения для договоров оказания аудиторских услуг, актов сдачи-приемки выполненных работ, в том числе по этапам аудита, установлен 5 лет после окончания срока действия договора, выделяются к уничтожению они по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора (п.56 Перечня).

Как видим, здесь три условия:

1) после окончания срока действия договора;

2) 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

3) если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора.

Пример Договор оказания аудиторских услуг заключен в 2014 году на 3 года, соответственно срок действия истек в 2017 году. Срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 г., и 5 лет истечет в 2023 году. Если налоговая проверка проводилась в 2021 году, то 2018 год вошел в проверяемый период, срок хранения по второму условию начинаем исчислять с 1 января 2022 г., 3 года истекает после 1 января 2025 г. Договор оказания аудиторских услуг можно будет уничтожить после 1 января 2025 г., так как соблюдено первое условие - 5 лет после окончания срока действия договора и второе - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Третье условие не рассматриваем, поскольку проверка проводилась. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не будет проведена, договор оказания аудиторских услуг можно уничтожить после 1 января 2028 г. (10 лет с 1 января 2018 г.). Если налоговая проверка будет проведена в 2024 году, соответственно период в 5 календарных лет, предшествующих году, в котором принято решение о назначении проверки, не охватит 2018 год. Получится, что налоговая проверка проведена, но документы в проверяемый период не вошли. В таком случае для договора оказания аудиторских услуг действует третье условие - 10 лет после окончания срока действия договора. Если налоговая проверка проведена, например, в 2017 году, когда срок действия договора не истек, сроки хранения не начинают исчисляться до окончания срока действия договора, то есть первое условие (после окончания срока действия договора) основное. Если налоговая проверка будет проведена в 2018 году, 3 года после ее проведения истекут 1 января 2022 г., но договор нельзя будет уничтожить до 1 января 2023 г., так как не истек срок хранения 5 лет.

Независимо от сроков проведения налоговой проверки документы могут быть уничтожены только за тот период времени, за который в организации подготовлены и в установленном порядке согласованы и утверждены годовые разделы сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь.

Уменьшен срок хранения приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по административно-хозяйственным вопросам (подп.21.2 п.21 Перечня), документов о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) (п.207 Перечня) с 5 до 3 лет.

В главе «Кассовые операции и денежное обращение» уменьшены сроки хранения импортных и экспортных аккредитивов и инкассо (п.312 Перечня), мемориальных и кассовых документов по операциям (извещения, требования, заявки, справки, обоснования и др.) по карт-счетам физических лиц, с драгоценными металлами и (или) с драгоценными камнями, по ссудам индивидуальных заемщиков (подп.315.3-315.5 п.315 Перечня) с 10 до 5 лет.

Уменьшены также сроки хранения некоторых документов, которые были временного (свыше 10 лет) хранения.

Так, договоры (разрешения) на совершение операций с банковскими пластиковыми карточками теперь нужно хранить не 20 лет, а 5 лет после окончания срока действия договора, мемориальные и кассовые документы по операциям (извещения, требования, заявки, справки, обоснования и др.) с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц в белорусских рублях и иностранной валюте (подп.315.2 п.315 Перечня) - не 25 лет, а 10 лет, и выделяются к уничтожению они по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Лицевые счета по вкладам граждан (п.360 Перечня) хранятся не 25 лет, а 10 лет после закрытия лицевого счета.

Соответственно вышеуказанные документы не подлежат передаче в архив организации и включению в сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Обратите внимание! Документы, которые уже хранятся в архиве организации после проведения экспертизы ценности документов, могут быть отобраны для выделения к уничтожению, если их сроки хранения истекли в результате внесения изменений в Перечень.

Правовые основания изменения сроков хранения иных документов

1. В части совершенствования контрольной (надзорной) деятельности Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2017 № 376 «О мерах по совершенствованию контрольной (надзорной) деятельности» (далее - Указ № 376) внесены изменения в Указ № 510, которым установлены следующие формы государственного контроля (надзора):

- выборочные проверки;

- внеплановые проверки;

- мероприятия технического (технологического, поверочного) характера;

- меры профилактического и предупредительного характера (проведение мониторинга, направление рекомендаций по устранению и недопущению недостатков, выявленных в результате мониторинга, проведение разъяснительной работы о порядке соблюдения требований законодательства, применения его положений на практике, информирование субъектов о типичных нарушениях, выявляемых в ходе проверок контролирующими (надзорными) органами, проведение семинаров, круглых столов и др.).

Поэтому значительные изменения претерпела глава 3 «Контрольная (надзорная) деятельность» Перечня.

Так, в п.41 Перечня название документов «Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности» заменено на «Планы выборочных проверок».

Изменена редакция п.46 «Документы о результатах проведения проверок, мероприятий технического (технологического, поверочного) характера, мониторингов (решения, требования (предписания), предложения, акты (справки), аналитические (информационные записки), рекомендации, заявления (жалобы), объяснительные записки, информации, сообщения, переписка и др.)» с учетом новой формы осуществления государственного контроля (надзора) - мероприятия технического (технологического, поверочного) характера - в целях ее приведения в соответствие с главой 8 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом № 510, устанавливающей требования к оформлению результатов проверок. При этом пункт разбит на два подпункта для разграничения сроков хранения таких документов в контролирующих (надзорных) органах и проверяемых организациях.

В проверяемых организациях такие документы имеют дополнительное условие их выделения к уничтожению: документы о результатах проведения проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Кроме того, с 1 января 2018 г. утратил силу Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 № 325 «О ведомственном контроле в Республике Беларусь» (п.9 Указа № 376), регулирующий порядок осуществления ведомственного контроля в Республике Беларусь. В связи с этим в графе 5 «Пояснение» применительно ко всему Перечню исключены слова «проводимой в рамках ведомственного контроля».

Исключен п.89 Перечня, а в п.88 название документов изменено на «Документы по анализу соблюдения порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (отчеты, информации, докладные записки, переписка и др.)».

2. Претерпели корректировку некоторые заголовки документов бухгалтерского учета в соответствии с Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Например, «Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность» (п.165 Перечня), «Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним» (п.166 Перечня), «Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.)» (п.167 Перечня), «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» (п.169 Перечня) и др.

Исключен п.211 Перечня «Документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.)», так как эти документы указаны в п.177 «Первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.)».

Справочно Перечень первичных учетных документов утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360.

3. Перечень дополнен п.446⁶ «Документы о приостановлении и возобновлении финансовых операций (постановления, извещения, уведомления и др.)», для них установлен срок хранения 5 лет со дня осуществления финансовой операции, что связано с внесением изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь от 30.06.2014 № 165-З «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения» Законом Республики Беларусь от 13.06.2016 № 376-З.

4. В связи с тем что Положение о порядке и условиях прохождения гражданами альтернативной службы, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.06.2016 № 497, определило механизм реализации права на альтернативную службу и документальное оформление ее прохождения, Перечень дополнен следующими пунктами.

5. Глава 25 «Государственная социальная поддержка населения» Перечня дополнена п.594¹ «Дела граждан, обратившихся за назначением семейного капитала» со сроком хранения 30 лет.

Ведение таких дел предусмотрено п.23 Положения о порядке и условиях назначения, финансирования (перечисления), распоряжения средствами семейного капитала, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.02.2015 № 128.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. Положение № 128 изложено в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.12.2019 № 827. Нормы п.23 старой редакции содержатся в п.42 новой редакции данного Положения.

В эти дела формируются заявления о назначении семейного капитала и о распоряжении его средствами (в том числе досрочном) со всеми документами (копиями документов) и (или) сведениями, копии решений местных исполнительных и распорядительных органов о назначении (отказе в назначении) семейного капитала и о распоряжении (отказе в распоряжении) средствами семейного капитала (в том числе досрочном), уведомления подразделений ОАО «АСБ Беларусбанк» об открытии депозитного счета, о списанных с депозитного счета (отдельного депозитного счета) средствах семейного капитала и направлениях их использования, о возврате на депозитный счет (отдельный депозитный счет) неиспользованных средств семейного капитала, документы и (или) сведения, запрашиваемые местными исполнительными и распорядительными органами.

Справочно Право на распоряжение средствами семейного капитала предоставляется по истечении 18 лет с даты рождения ребенка, в связи с рождением, усыновлением (удочерением) которого семья приобрела право на его назначение (часть первая п.6 Положения о единовременном предоставлении семьям безналичных денежных средств при рождении, усыновлении (удочерении) третьего или последующих детей, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 09.12.2014 № 572).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. согласно части первой п.6 Положения № 572 (в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 18.09.2019 № 345) право на распоряжение средствами семейного капитала после истечения 18 лет с даты рождения ребенка, в связи с рождением (усыновлением, удочерением) которого семья приобрела право на назначение семейного капитала, в соответствии с частью второй п.2 Положения предоставляется любому члену семьи с согласия других членов семьи. Если согласие членов семьи не достигнуто, семейный капитал распределяется между всеми членами семьи в равных долях. Распоряжение долями семейного капитала несовершеннолетних членов семьи осуществляют их законные представители.

При этом обратиться с заявлением о распоряжении средствами семейного капитала граждане могут в течение 3 лет после возникновения такого права. Использовать средства семейного капитала можно в течение 5 лет после принятия решения о распоряжении средствами семейного капитала, соответственно период времени с момента подачи заявления о назначении семейного капитала до окончания срока использования его средств может составлять 26 лет.

6. В новой редакции изложена графа 5 п.638 «Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе» Перечня - «После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения».

Таким образом, исчисление сроков хранения личных дел работников и их деклараций о доходах и имуществе начинается после увольнения работников. На практике эти сроки так и исчислялись в связи с тем, что в опись структурного подразделения личные дела включаются по году увольнения.

7. В п.663¹ Перечня закреплен срок хранения документов о сдаче, учете, хранении, оценке и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей (заявления, чеки, акты приема-передачи, заключения, отчеты и др.) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Справочно Если стоимость врученных сувениров превышает 5 базовых величин, они должны быть переданы госслужащим в доход государства по решению комиссии, создаваемой руководителем госоргана (организации) (подп.1.8 п.1 ст.22 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»). Порядок передачи урегулирован Положением о порядке сдачи, учета, хранения, оценки и реализации имущества, в том числе подарков, полученного государственным должностным или приравненным к нему лицом с нарушением порядка, установленного законодательными актами, в связи с исполнением им своих служебных (трудовых) обязанностей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.01.2016 № 45.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. Закон № 204-З утратил силу Законом от 01.06.2022 № 175-З «О государственной службе». Закон № 175-З вступает в силу в порядке, установленном ст.79 данного Закона. Ограничения, связанные с гражданской службой, приведены в ст.26 Закона № 175-З. Комментарии см. здесь и здесь.

03.04.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела