Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЧАСТИ СООТВЕТСТВИЯ ЗАКОНУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 17.07.2018 № 130-З «О НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТАХ».
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39

С 22 марта 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), внесенные комментируемым постановлением № 39.

Изменения в Инструкцию внесены в рамках мероприятий по приведению актов законодательства в соответствие с требованиями:

• Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

• Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее - Закон № 130-З).

Изменения в части, касающейся приведения в соответствие с Законом № 130-З, в основном связаны с новыми требованиями нормотворческой техники.

Справочно Нормотворческая техника - это система правил подготовки проектов нормативных правовых актов (п.11 ст.2 Закона № 130-З).

1. Поскольку Инструкция является нормативным правовым актом, обязательным к применению всеми государственными органами, иными организациями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, исключен п.1, поскольку Инструкция призвана устанавливать требования к документационным процессам, а не совершенствовать их.

В пункт 1 перенесены нормы п.2, определяющие сферу применения Инструкции.

Инструкция по-прежнему устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами и распространяется на все государственные органы и иные организации (далее - организации).

2. Конкретизированы положения п.3 Инструкции: в отдельную часть выделена норма, устанавливающая, что особенности подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов определены Законом № 130-З.

Это не означает, что Инструкция вовсе не должна использоваться при подготовке и оформлении нормативных правовых актов.

Одним из требований нормотворческой техники является подготовка нормативного правового акта в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, если они не противоречат Закону № 130-З (абзац 7 п.1 ст.28 Закона № 130-З).

Инструкция является одним из наиболее важных актов законодательства в этой сфере.

Обратите внимание! В случае расхождения требований к подготовке и оформлению документов, являющихся нормативными правовыми актами, содержащихся в Инструкции и Законе № 130-З, руководствоваться необходимо требованиями Закона № 130-З, а в части, им не урегулированной, - Инструкцией.

3. В новой редакции изложен п.11 Инструкции, который определяет виды распорядительных документов, издаваемых (принимаемых) совместно.

В данном пункте сохранена норма, согласно которой совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые виды документов, издаются в соответствующем виде. Например, если управление организациями осуществляется на основе принципа единоначалия, и руководители этих организаций издают приказы, то совместный распорядительный документ этих организаций будет также оформлен в виде приказа.

Если управление организациями осуществляется на основе принципа коллегиальности, и распорядительные документы по основным вопросам деятельности в этих организациях принимаются в виде решений, то совместный распорядительный документ этих организаций будет оформлен в виде решения.

Сохранена норма, согласно которой совместные распорядительные документы, организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ. Например, если руководитель организации издает приказы, а общественная организация (профсоюз, иная) принимает решения, то их совместный распорядительный документ будет оформлен в виде решения.

При этом исключена конкретизация видов документов, издаваемых совместно государственными органами, в том числе местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами.

Указанные документы (постановления, решения), издаваемые (принимаемые) государственными органами, в том числе Советами, исполнительными и распорядительными органами, во многих случаях относятся к нормативным правовым актам.

Требования к принятию совместных нормативных правовых актов государственных органов урегулированы Законом № 130-З.

Генеральная прокуратура принимает совместные нормативные правовые акты с министерствами, иными республиканскими органами государственного управления и другими нормотворческими органами в форме постановлений (п.3 ст.17 Закона № 130-З), нормотворческие органы, подчиненные (подотчетные) Президенту Республики Беларусь, принимают совместные нормативные правовые акты с другими нормотворческими органами в форме постановлений (п.4 ст.17 Закона № 130-З), местные Советы депутатов по вопросам, затрагивающим интересы сопредельных территорий, либо местные исполнительные и распорядительные органы по вопросам, входящим в их компетенцию, могут принимать совместные решения (п.4 ст.19 Закона № 130-З).

Обратите внимание! Не допускается принятие совместных нормативных правовых актов министерствами, иными республиканскими органами государственного управления с местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами (п.1 ст.22 Закона № 130-З).

Если издаваемый нормотворческими органами совместный распорядительный документ не относится к нормативным правовым актам (является локальным правовым актом, ненормативным правовым актом), то при его подготовке и оформлении следует руководствоваться нормами п.11 Инструкции.

4. Внесены изменения и дополнения в требования к разработке и оформлению табеля унифицированных форм документов (п.17 Инструкции).

В частности, подстрочное примечание к форме табеля, установленной в приложении 1 к Инструкции, исключено, а его содержание (графы, которые могут дополнительно включаться в табель) в расширенном виде перенесено в часть четвертую п.17 Инструкции.

Кроме того, при разработке табеля реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с требованиями пп.35, 41, 45-47, 49 и 54 Инструкции (часть пятая п.17 Инструкции).

Это обусловлено требованиями новой нормотворческой техники, поскольку приложение к нормативному правовому акту должно иметь название, которое связывает его с текстом акта и отражает основное содержание приложения.

При этом название приложения, содержащего форму документа (заявления, акта, книги, журнала и др.), печатается прописными буквами и располагается по центру строки (п.4 Требований нормотворческой техники (приложение к Закону № 130-З; далее - Требования нормотворческой техники).

Однако это не исключает того, что при составлении и оформлении табеля в конкретной организации, он должен иметь весь комплекс необходимых реквизитов, указанных в вышеназванных пунктах, которые должны быть оформлены и расположены в формуляре табеля по правилам, установленным Инструкцией.

5. По всему тексту Инструкции исключены добавлявшиеся к словосочетаниям «нормативные правовые акты», «акты законодательства», «законодательные акты» слова «Республики Беларусь», слова «локальные нормативные правовые акты» заменены словами «локальные правовые акты», а слова «органы государственной власти и управления» - словами «государственные органы» согласно требованиям Закона № 130-З.

6. Реквизиты «Дата документа» и «Гриф утверждения» в нормативных правовых актах, а также согласования проектов нормативных правовых актов оформляются в соответствии с Законом № 130-З (п.46, часть восемнадцатая п.52, п.59 Инструкции).

Из части четвертой п.52 Инструкции, в которой установлены правила оформления грифа утверждения, из приведенных в скобках примеров видового наименования организации (институт, предприятие, комитет и т. п.), которое должно включаться в наименование должности лица, утвердившего документ, слово «предприятие» исключено.

Это обусловлено тем, что в Законе № 130-З в качестве обобщенного наименования государственных органов и иных организаций используются слова «организация», «организации».

Справочно Подробно см. Можно ли в организационно-распорядительных документах, грифе утверждения унитарного предприятия использовать слово «предприятие»?

7. Претерпели изменения примеры оформления грифов согласования в п.60 Инструкции.

Согласование проекта нормативного правового акта осуществляется в письме на бумажном носителе или в виде электронного документа путем выражения государственным органом (организацией) согласия или несогласия с предписаниями проекта нормативного правового акта либо путем визирования проекта нормативного правового акта, а в случаях, предусмотренных актами законодательства, - только путем визирования проекта нормативного правового акта (п.3 ст.46 Закона № 130-З).

В данной норме смешано два вида согласования проекта документа: внутреннее (оформляется реквизитом «Виза») и внешнее (оформляется реквизитом «Гриф согласования»), что является неприемлемым при согласовании проектов документов на локальном уровне.

Более того, по итогам окончательного согласования проектов нормативных правовых актов оформляется отметка о согласовании, в которой указываются: слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами); наименования государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект акта (п.5 Требований нормотворческой техники).

Пример СОГЛАСОВАНО Министерство финансов Республики Беларусь   Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

Применение таких правил оформления грифа согласования на локальном уровне не позволит установить, каким должностным лицом или каким документом был согласован проект, дату такого согласования, не учитывает особенности согласования проектов документов коллегиальными органами. Поэтому при приведении норм Инструкции в соответствие с Законом № 130-З в п.60 Инструкции сохранены установленные ранее способы внешнего согласования (посредством оформления собственноручной подписи уполномоченного лица в грифе согласования, письмом, протоколом), а также действовавшие ранее требования к оформлению грифа согласования.

В то же время в примерах оформления грифов согласования в п.60 Инструкции наименования государственных органов заменены наименованиями организаций, не имеющих право издавать (принимать) нормативные правовые акты. Новые примеры отражают, что соответствующий порядок оформления грифа согласования применяется исключительно на локальном уровне.

Аналогичные изменения были внесены и в часть третью п.81 Инструкции, которым установлены размеры межстрочных интервалов при оформлении составных частей многострочных реквизитов с примером оформления грифа согласования.

С учетом недопустимости оформления в приложениях к нормативным правовым актам образцов документов, из Инструкции исключено приложение 4, которым ранее устанавливался образец оформления листа согласования.

Несмотря на исключение из Инструкции приложения 4 в ней сохранена норма, что при отсутствии на документе места для размещения нескольких грифов согласования должен оформляться лист согласования с проставлением соответствующей отметки на проекте документа.

Таким образом, внешнее согласование проектов документов, в том числе локальных правовых актов, в государственных органах должно осуществляться в порядке и по правилам, установленным Инструкцией, а согласование проектов нормативных правовых актов - Законом № 130-З. Иные организации в этой части должны руководствоваться исключительно положениями Инструкции.

8. Существенное изменение внесено в требования к заверению копий документов: организация может заверять копии документов:

- созданных в самой организации;

- полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);

- включаемых в состав личных дел;

- предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства (часть двенадцатая п.64 Инструкции).

Так, расширен состав документов, копии которых могут заверяться организацией, за счет копий документов, включаемых в состав личных дел.

Таким образом, организации могут заверять копии документов (например, аттестатов, дипломов, иных документов об образовании), созданных иными организациями, для их включения в состав личных дел. Порядок заверения таких копий определяется нормами п.64 Инструкции (изменений не претерпели) и зависит от способа изготовления копий, включаемых в личное дело.

При этом право заверения копий таких документов для иных целей (например, для представления сторонним организациям, гражданам) Инструкцией по-прежнему не допускается.

Обратите внимание! Состав документов, копии которых могут заверяться организацией, закрепленный в части двенадцатой п.64 Инструкции, не является исчерпывающим.

Справочно Подробнее см. в материале «Изменения в Инструкции по делопроизводству в части соответствия закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39».

9. Исключены определения таких видов распорядительных документов, как постановление и решение из пп.96 и 97 Инструкции.

Справочно Ранее: постановление - это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления; решения - это правовые акты, принимаемые коллегиального исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Это обусловлено невозможностью дать однозначные, непротиворечивые и исчерпывающие определения указанным видам документов.

Справочно В ст.13 Закона № 130-З есть определения лишь решений, принятых республиканским и местным референдумами, в то время как ст.2 ранее действовавшего Закона от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» давала определения постановлениям и решениям, принимаемым не только референдумом, но и разными государственными органами.

Исключение пп.96 и 97 из Инструкции не означает, что в организациях более не могут приниматься соответствующие виды документов, поскольку требования к оформлению распорядительной части постановлений и решений присутствуют в п.92 и части шестой п.99 Инструкции.

В виде решения могут приниматься распорядительные документы учредителями при создании, реорганизации, ликвидации юридических лиц, исполнительными и наблюдательными органами хозяйственных обществ, общественных организаций и др.

Решения могут приниматься, в том числе и в нормотворческих органах, принимающих нормативные правовые акты.

Так, нормотворческие органы, подчиненные (подотчетные) Президенту Республики Беларусь, министерства, иные республиканские органы государственного управления принимают нормативные правовые акты в форме постановлений после одобрения их на коллегиях. Решения коллегий (имеют совещательные функции) оформляются протоколами, в которых отражается соответствующая постановляющая часть (ст.17 и 18 Закона № 130-З).

Постановляющая часть протокола может быть оформлена и в виде самостоятельного документа (решения), прилагаемого к протоколу. Принятые коллегиями решения (отраженные в постановляющей части протоколов или в прилагаемых к ним решениях) реализуются постановлениями нормотворческих органов (если по итогам заседания коллегии принимаются нормативные правовые акты) или приказами руководителей указанных нормотворческих органов (если на заседании коллегии принимаются решения, имеющие локальный или ненормативный характер) (примечание).

Постановления и решения, являющиеся нормативными правовыми актами, должны оформляться в соответствии с требованиями Закона № 130-З.

Требования к оформлению постановлений и решений, не относящихся к нормативных правовым актам, в Инструкции остались неизменными.

В то же время Инструкция теперь не регулирует выбор вида распорядительного документа (постановление или решение), оставляя его организациям и их коллегиальным органам в тех случаях, которые не урегулированы специальными актами законодательства.

Общими для постановлений и решений остаются такие признаки, как распорядительный характер документа и коллегиальность принятия.

10. В новой редакции изложены требования к заполнению графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)» номенклатуры дел (подп.165.2 п.165 Инструкции).

Так, из примеров составления заголовков дел исключены слова «Республики Беларусь», добавлявшиеся к словосочетанию «нормативные правовые акты». В примерах заголовков словосочетание «директор предприятия» заменено словосочетанием «директор института» согласно требованиям нормотворческой техники.

Пример оформления заголовка «Приказы министра по основной деятельности. Копии» заменен на «Приказы директора института по основной деятельности. Копии».

Это не означает, что министры более не могут издавать приказы, в том числе приказы по основной деятельности, а дела с приказами министров не могут иметь соответствующие заголовки.

11. Исключены Приложения к Инструкции:

- примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации.

Это обусловлено тем, что приложения к нормативным правовым актам не могут быть примерными (в том числе прилагаемые к нормативным правовым актам перечни, формы) согласно новой нормотворческой технике.

Как и ранее, организации должны самостоятельно с учетом требований законодательства и специфики своей деятельности определять состав документов, подлежащих утверждению, а также разрабатывать перечни документов, не подлежащих регистрации.

По этой же причине изменены названия приложений 6 «Регистрационно-контрольная карточка», 8 «Журнал регистрации входящих документов», 9 «Журнал регистрации исходящих документов».

Примерный характер соответствующих форм теперь указан в текстах соответствующих пунктов Инструкции. Например, подп.139.9 п.139 Инструкции дополнен нормой, допускающей при необходимости дополнять журналы регистрации входящих и исходящих документов (приложения 8 и 9) графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др.

Приложение 9 Инструкции теперь устанавливает только форму журнала регистрации исходящих документов.

Форму журнала регистрации внутренних документов организации теперь разрабатывают самостоятельно. При этом норма, что при незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов, сохранена (подп.142.2 п.142 Инструкции).

12. Исключена норма, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должен был оформляться по форме согласно приложению 21 к Инструкции, из п.30 Инструкции.

В то же время включен дополнительный п.137¹ Инструкции: письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3.

Таким образом, форма письма, отправляемого по электронной почте, заменила собой исключенный из Инструкции Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, ранее содержавшийся в приложении 3.

Примечание. См.: Указ Президента Республики Беларусь от 04.12.2007 № 611 «О некоторых вопросах Министерства внутренних дел и организаций, входящих в систему органов внутренних дел»; Указ Президента Республики Беларусь от 26.07.2007 № 350 «Об утверждении Положения о департаментах министерств (государственных комитетов)».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2022 г. в названии Указа № 611 слова «О некоторых вопросах» заменены словом «Вопросы» на основании Указа от 09.09.2022 № 319.

14.06.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела