


Материал помещен в архив


ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ.
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167
Необходимость изменений и их характеристика
С 7 сентября 2017 г. вступили в силу дополнения и изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее - Инструкция), которые утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 (далее - постановление № 167).
Корректировки касаются преимущественно вопросов, связанных с оформлением документов и их информационных элементов - реквизитов. Незначительно изменены вопросы организации работы с документами, прежде всего касающиеся их регистрации, организации документооборота, в том числе вопросов работы с документами в электронном виде.
В части, касающейся оформления документов, положения Инструкции распространяются только на организационно-распорядительную документацию (часть первая п.3 Инструкции).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в Инструкцию на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 внесены изменения. Комментарий см. здесь. |
![]() |
Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (п.3.2.4 СТБ 2059-2013 ««Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18). |
Организационно-распорядительная документация является одной из ключевых подсистем в составе управленческой документации, в которую также входят такие подсистемы документации, как расчетно-денежная, первичная и отчетная бухгалтерская, отчетно-статистическая, по торговле, по материально-техническому обеспечению и др.
В составе организационно-распорядительной документации традиционно выделяют 3 группы документов:
1) распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
2) организационные (инструкция, положение, правила, структура, регламент, устав, штатное расписание);
3) справочно-информационные (акт, заявление, докладная записка, объяснительная записка, письмо, предупреждение, протокол, справка, сводка, уведомление и др.).
![]() |
Справочно Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и (или) физическими лицами. Письмо не является названием вида документа, письмом могут быть оформлены такие виды документов, как докладная записка (внешняя), запрос, извещение, поручение, предупреждение, сведения, сводка, справка, уведомление и другие информационно-справочные документы. В ряде случаев протокол может приобретать характер распорядительного документа - например, если протокол утверждается руководителем организации и зафиксированные в нем принятые решения становятся обязательными для исполнения. |
В части, касающейся организации работы с документами, положения Инструкции распространяются не только на организационно-распорядительную документацию, но и на другие подсистемы управленческой документации.
Необходимо отметить, что внесенные в Инструкцию изменения и дополнения принципиально не меняют установленный порядок оформления документов и организации работы с ними в государственных органах, иных организациях.
Изменения в правилах оформления документов обусловлены вступлением в силу с 1 июня 2017 г. нового СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.
![]() |
Справочно Подробно на эту тему см. материалы: • «Оформление организационно-распорядительной документации: новый государственный стандарт Республики Беларусь»; • «Новый СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Комментарий к постановлению Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83». |
Внесенные изменения и дополнения касаются преимущественно вопросов, связанных с оформлением документов и их информационных элементов - реквизитов. Незначительные изменения и дополнения коснулись вопросов организации работы с документами, прежде всего их регистрации, организации документооборота, в том числе вопросов работы с документами в электронном виде.
Уточнены некоторые понятия
1. В новой редакции изложено название главы 8 Инструкции. Ранее глава называлась «Организация работы с документами», теперь ее название звучит как: «Организация документооборота. Регистрация документов. Информационно-поисковые системы по документам организации».
![]() |
Справочно Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (п.3.2.22 СТБ 2059-2013). |
Так, термин «организация работы с документами» включает в себя не только вопросы организации документооборота, регистрации документов и построения информационно-поисковых систем по документам организации, которые отражены в содержании главы 8 Инструкции, но и вопросы, связанные с организацией хранения и использования документов в деятельности организации. Вопросы хранения и использования документов в текущей деятельности организации отражены в Инструкции по делопроизводству в главах 9-17 (это и вопросы формирования дел, оформления дел, оперативного хранения документов и др.).
Таким образом, лишь частичное соответствие названия главы 8 ее содержанию становится очевидным. С принятием постановления № 167 данное несоответствие устранено.
При этом делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). Вопросы, связанные с документированием, в Инструкции отражены в главах 2-7.
2. В подп.139.1 п.139 Инструкции уточнено определение понятия «регистрация документа»: это запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
В определение добавлено положение, согласно которому регистрация документа сопровождается присвоением документу регистрационного индекса. Сам порядок присвоения регистрационных индексов входящим, исходящим и внутренним документам определен в пп.140-142 Инструкции.
Бланк документа
В п.21 Инструкции скорректировано определение понятия «бланк документа»: это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Данное определение заимствовано из СТБ 2059-2013 и является более точным. Наряду с документами, входящими в систему организационно-распорядительной документации, требования к оформлению которых устанавливают Инструкция и СТБ 6.38-2016, бланки используются и при оформлении документов, входящих в иные системы документации. При разработке бланков документов, относящихся к этим системам, наряду с постоянными реквизитами (то есть реквизитами бланка) в них постоянная информация может содержаться и в тексте, который постоянным реквизитом не является (например, наименования показателей в формах статистической отчетности).
Некоторые уточняющие нормы внесены в вопросы оформления бланков документов. Инструкция по-прежнему предусматривает использование при оформлении документов двух видов бланков (общий бланк и бланк для письма), а также возможность разработки бланка для конкретного вида документов на основании общего бланка (бланк для приказов, протоколов и др.). Состав реквизитов бланков и требования к их оформлению и расположению также остались неизменными.
В то же время в п.37 Инструкции уточнено, что реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» на бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь располагается на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
Сохранена норма, согласно которой этот реквизит размещается на бланках по усмотрению организации (то есть не является обязательным).
Во второй части п.38 Инструкции, устанавливающего требования к оформлению реквизита «Код организации», который размещается на бланках документов согласно п.25 Инструкции, дано название нового классификатора органов государственной власти и управления: общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60.
Очень важно, что организации при необходимости могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, и кодировать эти формы с последующим включением их в локальные классификаторы. При этом присвоенные организацией коды могут проставляться на соответствующих документах в качестве реквизита «Код документа». Данная норма позволяет организациям самостоятельно кодировать любые создаваемых в процессе ее деятельности документы в целях их систематизации и оперативного поиска по заданным критериям, что важно при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) (часть четвертая п.39 Инструкции).
![]() |
Обратите внимание! Необходимость проставления кода организации и кода документа на бланках документов и на самих документах теперь определяется организацией самостоятельно. |
Изменения в реквизитах
Дата документа
В Инструкции скорректированы названия некоторых реквизитов аналогично тому, как это сделано в СТБ 6.38-2016.
Название реквизита «дата» при его упоминании в тексте заменено на название «дата документа» (в части шестой п.9, абзаце 3 части первой п.18 Инструкции). Необходимость такого уточнения обусловлена тем, что датировкой сопровождается оформление целого ряда реквизитов на документах (гриф согласования, виза, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др.).
Таким образом, Инструкция теперь строго разграничивает дату документа (для большинства документов это дата подписания) и даты, сопровождающие оформление различных отметок на документах.
Виза
По тексту Инструкции изменено название реквизита, отражающего результаты внутреннего согласования документа, - вместо слова «визы» теперь используется слово «виза».
Внесение данного изменения обусловлено необходимостью унификации названий реквизитов документа, каждый из которых теперь употребляется в единственном числе. Как вытекает из положений п.61 Инструкции, документ может быть завизирован одним, двумя и более лицами, в определенных случаях этот реквизит на документе может вовсе не оформляться.
Аналогичным образом при оформлении реквизита «Адресат» на документе может располагаться одновременно несколько адресатов (но не более четырех), реквизит «Подпись» может включать в себя несколько подписей уполномоченных лиц и т. д. Во всех указанных случаях название реквизита употребляется в единственном числе (пп.51, 57 Инструкции).
При этом требования к оформлению и расположению реквизитов «Дата документа» и «Виза» изменений не претерпели.
Наименование вышестоящей организации
В Инструкции уточнены нормы, касающиеся оформления на документах реквизита «Наименование вышестоящей организации».
Так, наименование вышестоящей организации должно указываться на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.) (часть третья п.40 Инструкции).
Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (системе) создан документ, с его помощью можно установить, в какой орган (организацию) необходимо обращаться при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов.
![]() |
Справочно Внутренний документ - это документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (п.3.2.27 СТБ 2059-2013). |
На этом основании наличие реквизита «Наименование вышестоящей организации» на внутренних информационно-справочных документах является избыточным, его оформление приводит к необоснованным затратам времени работников и потерям рабочей площади документа. В то же время при оформлении локальных правовых актов (распорядительных и организационных документов) оформление данного реквизита по-прежнему необходимо.
Место составления или издания документа
Также в Инструкции уточнено использование реквизита «Место составления или издания документа». Согласно новой редакции части второй п.49 Инструкции этот реквизит не указывается на письмах (письма оформляются на специальном бланке для письма, который содержит полный почтовый адрес организации-отправителя) и заявлениях работников, что также сокращает временные затраты на подготовку документа и экономит рабочую площадь документа.
Гриф утверждения
В ранее действовавшей редакции Инструкции было определено, что документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Данная формулировка вызывала вопросы, поскольку издание таких распорядительных документов, как приказ, распоряжение, также является утверждением документа должностным лицом (приказ, распоряжение - правовые акты, издаваемые единолично руководителем или иным уполномоченным должностным лицом организации).
После внесенных изменений формулировка части третьей п.52 Инструкции стала следующей: «Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола)». Таким образом, указанное выше противоречие устранено - при утверждении документа уполномоченным должностным лицом его собственноручная подпись может оформляться либо непосредственно в грифе утверждения (в этом случае в грифе утверждения пишется слово «УТВЕРЖДАЮ»), либо в приказе (распоряжении) об утверждении (в этом случае в грифе утверждения пишется слово «УТВЕРЖДЕНО»), но в обоих случаях документ утверждается должностным лицом.
Изменения внесены также в часть четвертую п.52 Инструкции. В ранее действовавшей редакции Инструкции было определено, что при утверждении документа должностным лицом (то есть с использованием слова «УТВЕРЖДАЮ» и собственноручной подписи должностного лица в грифе утверждения) в наименование должности лица, утвердившего документ, включалось видовое наименование организации. Указание видового наименования организации предполагает, что полное наименование организации, в которой подготовлен утверждаемый документ, указано в нем в качестве самостоятельного реквизита в заголовочной части (в том числе если утверждаемый документ оформлен на общем бланке организации).
![]() |
Справочно Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов, в том числе бланков на двух языках, для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (п.52 Инструкции). |
В то же время в практике встречаются ситуации, выходящие за рамки данной нормы, например, если документ утверждается должностным лицом вышестоящей организации. На этом основании часть четвертая п.52 Инструкции изложена в новой редакции: «При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения».
Отметка о переносе данных на машинный носитель
Глава 4 Инструкции дополнена новым п.661 Инструкции, которым устанавливаются требования к оформлению реквизита «Отметка о переносе данных на машинный носитель».
Данный реквизит непосредственно связан с автоматизацией процессов документирования и организации работы с документами и предполагает отражение на бумажном документе сведений о том, что этот документ (информация этого документа) перенесена на машинный носитель (переведена в электронный вид). Данный реквизит может использоваться, например, при сканировании бумажных документов (входящих, исходящих, внутренних) с целью формирования полной информационно-документационной базы в организациях, применяющих АС ДОУ.
Следует отметить, что Инструкция (в отличие от СТБ 6.38-2016) не содержит жестких норм относительно порядка оформления этой отметки на документах. Инструкцией предусмотрено, что отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода. Состав сведений, включаемых в отметку, и целесообразность оформления самой отметки определяется организацией самостоятельно.
Шрифт при оформлении документов
Исключено из части второй п.78 Инструкции требование оформлять документы с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word в республиканских органах государственного управления, иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь.
Данное требование впервые было введено для соответствующих организаций в 2003 году и вынуждало приобретать программное обеспечение, используемое государственными органами при документировании управленческой деятельности, у одного производителя - корпорации Microsoft (Microsoft Corporation), что делало ее монополистом на белорусском рынке соответствующих услуг. Сложившееся положение противоречило требованиям антимонопольного законодательства и вызывало обоснованные вопросы как у работников сферы документационного обеспечения управления, так и у специалистов в сфере информационных технологий. В этой связи решение Министерства юстиции Республики Беларусь об исключении данной нормы из Инструкции следует признать обоснованным.
При этом требования к типам шрифтов, применяемых при оформлении документов, и их размерам остались неизменными: шрифт Times New Roman Cyr размером не менее 13 пунктов (пт), в государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, - размером 15 пт.
Межстрочные интервалы
Наиболее существенные изменения и дополнения внесены в Инструкцию в части, касающейся использования межстрочных интервалов при оформлении реквизитов документов с использование компьютерной техники.
Внесенные изменения и дополнения не отменяют установленные ранее в п.81 Инструкции требования к межстрочным интервалам, применяемым при оформлении многострочных (то есть состоящих из нескольких строк) реквизитов. Согласно данным требованиям многострочные реквизиты печатаются с использованием интервала «точно 14 пт»
![]() |
Пример В реквизите «Адресат» при адресовании документа руководителю организации составными частями будут: • наименование должности лица, которому адресуется документ (включая наименование организации); • фамилия и инициалы руководителя, которому адресуется документ. Соответственно, первая составная часть адресата, которая оформляется на двух, трех или более строках, должна быть напечатана с интервалом точно 14 пт, а вторая часть должна быть отделена от первой одинарным интервалом. |
Установленный порядок оформления межстрочных интервалов при применении на практике вызывал немало вопросов. При подготовке документов без использования шаблонов со специальной разметкой, создание которой требует определенных навыков программирования, выдержать установленные межстрочные интервалы практически невозможно. Выход был найден в установлении дополнительного (к интервалу точно 14 пт) межстрочного интервала в размере 6 пт (последовательно выбирается на панели инструментов во вкладках/окнах «Формат» - «Абзац» - «Отступы и интервалы» - «Интервал»).
Сложившаяся практика была учтена и закреплена в качестве технической нормы при разработке СТБ 6.38-2016. Постановлением № 167 возможность использования соответствующего порядка установления межстрочных интервалов в многострочных реквизитах была включена и в п.81 Инструкции. Соответствующим образом скорректирован и приведенный в Инструкции пример установления межстрочных интервалов.
Из состава многострочных реквизитов, при оформлении составных частей которых применяются дополнительные межстрочные интервалы, исключен реквизит «Отметка о наличии приложения», все строки которого печатаются с интервалом точно 14 пт.
![]() |
Обратите внимание! В отличие от СТБ 6.38-2016, часть вторая п.81 Инструкции допускает использовать оба варианта установления межстрочных интервалов (как применявшийся ранее, так и вновь введенный). |
В силу обозначенных выше причин в п.81 Инструкции дополнены требования, устанавливающие интервалы, разделяющие реквизиты друг от друга: сохранен ранее установленный полуторный межстрочный интервал, но в то же время допускается использовать пробельную строку, что достигается двойным нажатием клавиши «Ввод»
![]() |
Справочно Пробельная строка - отбивка, величина которой соответствует пропуску строки при заданном интервале. |
Для печатания текстов документов установленный ранее одинарный межстрочный интервал в п.77 Инструкции сохранен.
Оформление текстов документов
Некоторые изменения и дополнения внесены в Инструкцию и в части, касающейся оформления текстов документов.
В п.88 Инструкции внесено уточнение, что в текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
«Оставляются открытыми» означает, что при переносе текста, следующего за словами «Примечание», «Основание», «Приложение», на новую строку он печатается не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста.
![]() |
Пример
|
В части первой п.90 Инструкции сохранено требование, согласно которому в текстах документов не допускаются выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В то же время теперь Инструкцией допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста документов курсивом или полужирным начертанием в справочно-информационных документах.
Кроме того, в п.90 Инструкции запрещены переносы слов при оформлении текста документов и многострочных реквизитов. В практике подготовки документов сложился порядок, при котором переносы не применялись, однако до принятия постановления № 167 нормативно это никак не было закреплено.
Отметка об ознакомлении с документом
Незначительные изменения внесены и в требования к оформлению приказов и иных распорядительных документов.
В частности, второе предложение части тринадцатой п.99 Инструкции изложено в новой редакции, согласно которой отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
Таким образом, организации теперь вправе самостоятельно решать, где оформлять отметку об ознакомлении с приказом (иным распорядительным документом) исходя из соображений удобства. При этом необходимо учитывать наличие на документе реквизита «Виза», место расположения которого в Инструкции также жестко не зафиксировано.
![]() |
Справочно В распорядительных документах визы допускается оформлять как на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи, так и на оборотной стороне последнего листа (п.61 Инструкции). |
Отметка об ознакомлении с документом не включена в состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, в связи с чем требования к ее содержанию и оформлению ни в СТБ 638-2016, ни в Инструкции не установлены.
Работа с документами в электронном виде
В главу 18 Инструкции, которая определяет особенности работы с документами в электронном виде, добавлены два новых пункта:
«2241. При получении документов в электронном виде, в том числе подписанных ЭЦП, проверяется их подлинность и целостность, наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов и т. д.»;
«2261. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.
В случае обнаружения ошибок (отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов и т. д.) организации-отправителю направляется уведомление».
Новые пункты не меняют установленную в Инструкции технологию приема и обработки поступающих в организацию документов в электронном виде, в том числе подписанных электронной цифровой подписью (то есть электронных документов).
29.09.2017
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела