Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ В ЧАСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТИ.
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154

С 3 августа 2018 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 (далее - постановление № 154) в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), в части использования печати.

Изменения в Инструкцию внесены в целях приведения ее положений в соответствие с подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее - Декрет): субъекты хозяйствования вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.

Данная норма предоставляет субъектам хозяйствования (юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и др.) право отказаться от использования печати, но не обязывает их к этому.

Что же изменилось в Инструкции в части использования печати государственными органами и иными организациями, на которых распространяется ее действие?

Изменения в п.18 Инструкции

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.18 Инструкции внесены изменения постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Прежде всего, наряду с обозначением автора документа, датой, регистрационным индексом и подписью, печать выступает одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу.

Так, печать является одним из дополнительных реквизитов, который придает юридическую силу отдельным видам документов (часть вторая п.18 Инструкции).

Следовательно, и до принятия Декрета Инструкция предусматривала, что печать должна проставляться не на всех документах, а лишь на тех из них, которые требовали дополнительного удостоверения подлинности. При этом в Республике Беларусь отсутствовал и до настоящего времени отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях и какие документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства Республики Беларусь, а после принятия Декрета возникла необходимость их пересмотреть.

Проведенный анализ показал, что полностью отказаться от использования печати во всех организациях невозможно. Во-первых, это обусловлено тем, что деятельность государственных органов и государственных организаций направлена на реализацию государственно-властных полномочий в соответствующей сфере общественных отношений. В рамках этого процесса печать - важный атрибут аутентификации ведомства, авторизации его полномочий и легализации отдельных выдаваемых им документов. Во-вторых, Декрет предоставляет субъектам хозяйствования право самостоятельно определять целесообразность применения в своей деятельности печати.

Исходя из этого, часть вторая п.18 Инструкции оставлена без изменений. Печать по-прежнему является одним из дополнительных реквизитов, который придает юридическую силу отдельным видам документов.

В то же время п.18 Инструкции дополнен частью третьей следующего содержания: «Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь».

Единственным законодательным актом, который предоставляет организациям право не использовать печати, является Декрет. Непосредственно норма об использовании или неиспользовании печати в конкретной организации закрепляется в таком локальном нормативном правовом акте, как устав. Следовательно, если организация решила не использовать в своей деятельности печать, это должно быть отражено в ее уставе.

Из п.18 Инструкции исключена часть, содержавшая норму о том, что для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.

Данная норма, включенная в Инструкцию постановлением Министерства юстиции от 30.12.2015 № 225, изначально представлялась избыточной. С одной стороны, в п.220 Инструкции установлено, что документы в электронном виде, к числу которых относятся и электронные документы, не должны иметь оттиски печатей и штампов. С другой стороны, согласно п.221 Инструкции в документах в электронном виде ЭЦП используется в качестве эквивалента собственноручной подписи в документах на бумажном носителе, но никак не печати.

На этом основании, а также с учетом того, что печать изначально была определена как дополнительный удостоверяющий реквизит, придающий юридическую силу лишь отдельным видам документов, исключение этой части из п.18 Инструкции представляется более чем оправданным.

Новая редакция п.62 Инструкции

В новой редакции изложен п.62 «Реквизит "Печать"» Инструкции.

1. В части первой п.62 Инструкции сохранены нормы, согласно которым устанавливается три вида печатей, которые могут использоваться в организации:

- печать организации;

- печать структурного подразделения организации;

- печать, указывающая на ее функциональное назначение (для документов и т. п.).

Печати организаций подразделяются на гербовые (то есть печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Пункт 62 Инструкции дополнен уточнением в части второй: «Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами Республики Беларусь».

Так, изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на печатях, угловых штампах и бланках документов Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, судов общей юрисдикции Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания Республики Беларусь, а также на печатях и бланках документов дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, на печатях нотариусов (абзац 4 части первой ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 апреля 2024 г. следует руководствоваться абз.4 ч.1 ст.10 Закона № 301-З в ред. Закона от 07.02.2023 № 248-З.

2. Из п.62 Инструкции исключена норма, согласно которой порядок использования и ответственность за хранение печатей должен был закрепляться в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Справочно Единый порядок изготовления, хранения и уничтожения организациями печатей законодательством не определен. В то же время Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189, установлены требования к изготовлению и уничтожению печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Это обусловлено тем, что в настоящее время в законодательстве соответствующие нормы отсутствуют (как в отношении гербовых, так и простых печатей). Тем не менее, если организация использует в своей деятельности печать, то представляется целесообразным закрепить порядок ее хранения и использования на локальном уровне. Например, в положении или приказе о порядке хранения и использования печатей и штампов, которое может быть дополнено перечнем документов, на которых проставляется печать (печати).

3. В целях приведения положений Инструкции в соответствие с требованиями Декрета из п.62 Инструкции полностью исключена норма о необходимости проставления печати на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Ограничения в части обязательного применения печатей в целях дополнительного удостоверения подлинности указанных документов в акты законодательства начали вноситься еще до принятия постановления № 154.

Например, постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 28.04.2018 № 26 из форм товарно-транспортной накладной и товарной накладной исключены слова «Штамп (печать) грузоотправителя» и «Штамп (печать) грузополучателя»; необходимость заверения указанных документов оттиском штампа (печати) исключена также из Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2018 № 42 (далее - постановление № 42) исключена обязанность проставлять печать на выдаваемых организациями личных справках, типовые формы которых установлены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140: о месте работы, службы и занимаемой должности; о периоде работы, службы; о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия; о необеспеченности ребенка в текущем году путевкой за счет средств государственного социального страхования в лагерь с круглосуточным пребыванием; о невыделении путевки на детей на санаторно-курортное лечение и оздоровление в текущем году; о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет; о размере пособия на детей и периоде его выплаты; о периоде, за который выплачено пособие по беременности и родам; о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) и др.

Обратите внимание! Постановление № 42 по-прежнему предусматривает проставление печати на справках, выдаваемых гражданам органами по труду и социальной защите населения: о размере пенсии; о неполучении пенсии.

Исключен п.130 Инструкции

С учетом вышеизложенной позиции Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь постановлением № 154 исключен п.130 Инструкции: «При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки».

Изменения в п.64 Инструкции

На основании норм Декрета постановлением № 154 внесены изменения также в п.64 Инструкции, которым устанавливаются требования к оформлению такого реквизита, как «Отметка о заверении копии», а также общие требования к оформлению и заверению копий документов.

В частности, исключена часть восьмая п.64 Инструкции, которая содержала норму о том, что при пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

Справочно Особый порядок заверения копий документов, выдаваемых обратившимся лицам, был установлен в Инструкции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9 и разработан в целях реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц».

Таким образом, выдаваемые юридическими лицами всех форм собственности копии документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов этих обратившихся лиц, заверяются посредством оформления реквизита «Отметка о заверении копии» без обязательного приложения печати организации.

В то же время в части одиннадцатой (бывшей части двенадцатой) п.64 Инструкции сохранена норма, согласно которой размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Использование печати для заверения такого рода копий документов позволяет существенно упростить и сократить временные затраты на данную процедуру.

Обратите внимание! Вышеуказанная норма не распространяется на порядок заверения копий документов, выдаваемых обратившимся лицам в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256.

В то же время норма части одиннадцатой п.64 Инструкции конкретизирована положением о том, что наряду с этим способом заверения рассылаемых экземпляров документа организация может использовать отметку о заверении копии, оформляемую в порядке, установленном частями пятой и шестой п.64 Инструкции.

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов 22.10.2018

Следовательно, организации, использующие в своей деятельности печати, как и ранее, самостоятельно определяют, какой из двух описанных выше способов применять для заверения копий документов, предназначенных для рассылки или внутреннего использования. Если организация печати в своей деятельности не использует, то заверение любых копий документов в ней должно осуществляться путем оформления на них реквизита «Отметка о заверении копии» согласно приведенному выше примеру.

26.10.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела